ГОСТы на сайте Росстандарта: В России адаптирована актуальная редакция основного международного стандарта управления документами

На сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии ( http://www.gost.ru/ ) в апрельском 2019 года разделе ( http://protect.gost.ru/default.aspx?control=6&month=4&year=2019 ) выложена новая редакция стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» объёмом 24 страницы, вступающий в силу 01.01.2020 года, см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=224713

Стандарт заменит ныне действующий ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Документ совместно подготовлен ФГУП «Стандартинформ», Всероссийским институтом научной и технической информации Российской академии наук» (ВИНИТИ РАН), Историко-архивным институтом Российского государственного гуманитарного университета, Всероссийским научно-исследовательский институтом документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) на основе перевода на русский международного стандарта ISO 15489-1:2016 «Информация и документация – Управление документами. Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles), см. https://www.iso.org/contents/data/standard/06/25/62542.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:62542:en .

Мой комментарий: Подборку постов об ISO 15489 на моем блоге см. по адресу http://rusrim.blogspot.ru/search/label/ISO%2015489

Стандарт внесён техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».

Как отмечается во вводной части, «Настоящий стандарт определяет понятия и принципы, на основе которых разрабатываются подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами. В стандарте описаны понятия и принципы, относящиеся к:

• документам, метаданным документов и документным системам;


• политике, распределению ответственности, мониторингу и обучению, обеспечивающему эффективное управление документами;


• периодическому анализу деловой среды и определению требований к документации;


• средствам управления документами;


• процессам создания, ввода в систему и управления документами.

Настоящий стандарт относится к созданию, вводу в систему и управлению документами независимо от их структуры или формы во всех видах деловой и технологической среды с течением времени».

Содержание документа следующее:

Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Принципы управления документами
5. Документы и документные системы
6. Политика и распределение ответственности
7. Анализ деловых процессов
8. Средства управления документами
9. Процессы создания, ввода в систему и управления документами
Библиография

Мой комментарий: Моё отношение к данному документу – как к оригиналу, так и к российской адаптации – неоднозначное. В нём несомненно есть много полезного, и польза, как мне кажется, в целом заметно перевешивает дефекты.

Однако дефекты тоже есть, и достаточно существенные. Одни из них идут от оригинальной версии стандарта: в терминологии, например, это совершенно, на мой взгляд, бестолковое определение понятия «доказательство»; или определение «транзакции», не соответствующее тому, как данный термин используется в тексте.

Другие дефекты – уже «самодеятельность» разработчиков ГОСТа, как, например, появление в определения понятия «документы» «документированной информации» взамен просто «информации» (что полностью рушит его логику), и ряд мелких, но все же отчасти меняющих смысл неточностей перевода английских слов и выражений (скажем, авторы так и не определились с тем, как же им переводить authoritative evidence  - то у них это «официальные» доказательства, то «подлинные», то ещё какие-то, хотя на самом деле это именно и буквально «авторитетные» доказательства!).

Справедливости ради я обязательно должна отметить, что в ходе подготовки стандарта его разработчики несколько раз встречались с заинтересованными специалистами, и поступившие замечания и предложения были приняты во внимание (что случается в наших краях далеко не каждый день!).

Источник: сайт Росстандарта
http://www.gost.ru/