понедельник, 29 апреля 2019 г.

Ответ на вопрос коллеги: Исполнение запросов по кадровым документам в период обработки документов


Вопрос: Может ли архив в период упорядочение документов выдавать и подписывать справки социально-правового характера (о стаже, о зарплате)? Можно ли прописать в договоре об упорядочение документов условие об использовании архивом документов - исполнение запросов социально-правового характера?

Ответ: В российском законодательстве установлено, что справки о подтверждении трудового стажа и других данных, необходимых для назначения пенсий, могут выдавать либо собственники документов, либо государственные и муниципальные архивы, если документы были переданы владельцем им на хранение. Этот порядок сложился ещё в советские времена, когда никаких других вариантов не было.

Сейчас встречаются и иные ситуации: внеофисное хранение документов в коммерческих архивах; хранение документов в архивах организаций, которые никакого отношения к ним не имеют и не являются правопреемниками их бывших владельцев и т.д. Достаточно часто такие архивы выдают гражданам необходимые им справки и документы, но при этом существует риск, что Пенсионный фонд может их не принять. Однако на практике так делают, поскольку прекрасно понимают, что он этого зависит судьба и пенсионное обеспечение людей.

С моей точки зрения, в интересах граждан, общества и архива было бы логично, чтобы архив в период обработки документов имел право выдавать справки. Чтобы защитить архив от каких-либо претензий в отношении того, что он выдает справки на основе документов, которые к нему на хранение еще не поступили, я бы включила в договор положения о том, что архив обязуется на их основании выдавать необходимые справки и документы. Возможно, стоит подумать и о том, чтобы включить в договор пункт, фиксирующий факт передачи документов на временное хранение в архив на период их обработки (если документы действительно в этот период находятся в архиве).

Стоит также продумать вопрос о том, на каких бланках будут выдаваться справки. До подписания акта приема-передачи документов между конкурсным управляющим и архивом, эти документы являются собственностью организации и в правовом отношении именно конкурсный управляющий должен выдавать и подписывать справки. Рекомендую по данному вопросу посоветоваться с юристами. Как мне кажется, если в договор будет включен пункт о временном хранении документов в архиве, то архив может использовать свои бланки для справок.

2 комментария:

  1. В свое время было совместное письмо Росархив и Пенсионного фона о том, что если в уставные документы организации, хранящей документы другой организации, правоприемником которой она не является, внесены положения о хранении, учете и использовании этих документов, то Пенионный фонд принимает от них справки. Возможно в договоре между архивом и собственником документов это можно прописать с одновременным уведомлением Пенсионного фонда. Но как быть, когда документы просто брошены в архив в непорядоченном состоянии (а, следовательно, и акта приема-предачи нет)? Выдача справок в этой ситуации осложняется ещё и тем, что есть большие риски просто не найти необходимую информацию, в то время как она есть, но ещё не описана.

    ОтветитьУдалить
  2. П.3 ст.26 ФЗ об архивном деле
    Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

    Здесь ничего не сказано про собственников. Слова "при наличии" говорят о том, что если есть документ, то ты должен дать справку. Независимо от того собственник ты или нет.

    ОтветитьУдалить