Правительство штата Виктория создает и собирает сейчас больше информации, чем когда-либо прежде. Оно, однако, испытывает определённые трудности с эффективным использованием этой информации в интересах совершенствования методов работы и оказания услуг коммерческим организациям и обществу.
…Многое уже было написано о текущем состоянии управления документами в государственном секторе штата Виктория. Были проведены независимые проверки и расследования, причём не только делопроизводства, но и иной государственной деятельности, где плохое управление документами, как было установлено, стало одним из факторов, приведших к сбоям в деловых процессах.
В дополнение к этим независимым проверкам, Управление государственных документов (архивно-документационная служба – Н.Х.) штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) также провело ряд оценок и обследований для определения зрелости управления документами в органах исполнительной власти, выявления соответствующих проблем, влияющих на деятельность этих органов, а также препятствий, мешающих внедрению надлежащей практики управления документами.
Был подготовлен отчет, обобщающий результаты этих различных отчетов и оценок. В нём выделены основные проблемы в области управления документами, с которыми сталкивается государственный сектор штата Виктория, и дан краткий обзор инициатив, выполненных или осуществляемых в настоящее время PROV и другими государственными органами для решения такого рода проблем.
О настоящем отчёте
Данный отчёт направлен на решение следующих задач:
- Дать краткий обзор основных проблем в области управления документами, с которыми в настоящее время сталкивается государственный сектор штата;
- Осветить и подвести итоги мероприятий, проведенных Управлением государственных документов и другими организациями в течение 2017-2018 годов, которые позволили выявить эти проблемы.
Управление PROV провело многочисленные опросы и исследования, направленные на то, чтобы определить, с какими сложностями и проблемами управления документами сталкиваются заинтересованные стороны. В сочетании с выводами Счётной палаты штата (Victoria Auditor-General’s Office, VAGO) и различными другими публикациями, PROV удалось выявить следующие ключевые проблемы управления документами, которые в настоящее время влияют на деятельность государственных органов и учреждений:
Менеджмент рисков. Многие государственные органы и учреждения не выделили важнейшие для их деятельности документы и не имеют планов менеджмента рисков для них:
- Только 20% государственных органов ведут реестры информационных активов;
- В государственных органах нет полной документации и всех необходимых процессов, связанных с менеджментом чрезвычайных ситуаций и планами по восстановлению деятельности после чрезвычайных ситуаций;
- У многих государственных органов отсутствуют реестры рисков;
- В некоторых государственных органах не установлены сроки хранения для документов, относящихся к различным направления деятельности, и, соответственно, они не знают, сколь долго им следует хранить документы, созданные в рамках деятельности высокого риска / высокой значимости;
- В сфере управления документами, государственные органы склонны реагировать на уже случившиеся неприятности, вместо того, чтобы действовать на опережение и принимать профилактические меры.
- Руководство государственных органов не всегда в полной мере осознаёт важность управления информацией, придает этой работе соответствующий приоритет и выделяет необходимые ресурсы;
- Практика управления информацией бывает порой непоследовательной и специфической в отдельных подразделениях государственных органов;
- Государственные органы штата придают недостаточное внимание вопросу ценности информации на протяжении всего её жизненного цикла. Эта недооценка приводит к снижению подотчётности, потере общественного уважения, увеличению затрат и снижению производительности труда;
- 63% отчетов Счётной палаты (VAGO), Независимой комиссии по борьбе с коррупцией (Independent broad-based anti-corruption commission, IBAC) и Управлением омбудсмена штата (Ombudsman Victoria, OV) упоминают инциденты, связанные с проблемой обеспечения подотчетности;
- 43% отчетов VAGO, IBAC и OV упоминают о проблемах с ответственностью за управление документами;
- 39% отчетов VAGO, IBAC и OV упоминают о проблемах с порядочностью и профессиональной этикой (integrity);
- Отсутствие четкого и эффективного лидерства является общей темой, звучащей в отчетах о исследованиях VAGO, OV и IBAC.
- Во многих государственных органах отсутствует или является недостаточной специальная подготовка по вопросам управления документами;
- В целом недостаточна осведомлённость об обязанностях и ответственности в связи с вопросами управления документами.
- Записи являются неполными и не являются полноценными свидетельствами процессов, решений и т.д.
- Имеют место несоответствия с Хартией прав человека (Charter of Human Rights) и Законом об обязанностях (Responsibilities Act) 2006 года;
- Документация о встречах и заседаниях не являются всесторонней и полной;
- Королевская комиссия по институциональному реагированию на случаи сексуального насилия над детьми (Royal Commission into Institutional Responses to Child Sexual Abuse, RCIRCSA) выявила многочисленные случаи, когда учреждения не обеспечили создание полных и точных документов;
- Созданные учреждениями документы должны быть ясными, объективными и детальными;
- Используются нестандартизированные наборы данных.
- Отсутствие мониторинга соответствия в масштабе систем, что приводит к расхождениям в практике управления документами;
- ИТ-безопасность часто бывает слабой;
- Некоторые государственные органы используют «обходные пути»;
- При проведении закупок систем не принимаются во внимание вопросы управления документами;
- Вопросы управления документами и информацией не учитываются должным образом при разработке и выборе систем, разработка соответствующих функциональных возможностей считается слишком трудоемкой и дорогостоящей;
- Безопасность жертв преступлений ставится под угрозу из-за неадекватных методов обмена информацией между государственными органами о преступниках. Проблема усугубляется тем, что используются устаревшие ИТ-системы.
- Хранится 800 погонных км бумажных документов, продолжается стабильный рост объёмов бумажных документов;
- «Завалы» не переданных в архивы документов постоянного срока хранения;
- Документы не хранятся надлежащим образом, и не защищены от катастроф.
- Для большинства документов не установлены сроки хранения и действия по их истечении;
- Использование приспособленных помещений / временных хранилищ;
- Многие государственные органы хранят большие объемы неописанных исторических документов;
- Оцифрованные и физические документы часто хранятся одновременно, без всякой на то необходимости;
- Хранение унаследованных бумажных документов связано с расходами на управление и на хранение. Поиск документов связан с большими затратами;
- Объёмы информации и данных растут в геометрической прогрессии
- Документы хранятся разбросанно (как физически, так и логически);
- Электронные документы часто не идентифицируются как документы;
- Вести поиск по контенту и извлекать найденные материалы непросто;
- При использовании систем не обеспечивается надлежащее управление документами;
- Государственные органы не предлагают передачу электронных документов на архивное хранение в качестве элемента своих программ управления документами. Часто требуется внешнее побуждение для того, чтобы инициировать передачу на архивное хранение (например, ликвидация государственного органа);
- Улучшение доступа к данным может способствовать повышению эффективности и безопасность, а также производительности труда;
- Отсутствие доверия к существующим процессам доступа к данным и средствам защиты как со стороны хранителей данных, так и со стороны пользователей; а также многочисленные препоны для обмена и раскрытия данных душат эффективное использование данных и получение от них отдачи;
- Объемы информации и данных растут в геометрической прогрессии;
- Плохой обмен данными негативно влияет на способность государственных органов оказывать свои основные услуги.
- Многие высокоценные документы постоянного и длительного сроков хранения продолжают существовать только в деловых оперативных системах государственных органов штата. Перед правительством штата Виктория стоит проблема обеспечения сохранности и доступности этих документов в ситуациях, когда соответствующие системы выводятся из эксплуатации.
- Документы постоянного срока хранения не передаются на архивное хранение в PROV, и в результате они оказываются недоступными для граждан в случае необходимости;
- Отсутствует план управления контентом системы Lotus Notes, поскольку система выведена из эксплуатации.
- Многочисленные стандарты и требованиями к управлению информацией могут приводить заинтересованные стороны в замешательство;
- Стандарты и политики должны быть адекватными и конкретными;
- Многие государственные органы не имеют политики уничтожения документов либо их передачи на архивное хранение по истечении сроков хранения.
- У государственных органов не хватает ресурсов для упорядочения, экспертизы ценности и организации передачи документов на архивное хранение в PROV;
- Ограниченные индивидуальные возможности и располагаемые организациями ресурсы рассматриваются как серьезные препятствия на пути совершенствования практики управления информацией, а также коллективного использования и раскрытия информации.
- Безопасность жертв преступлений ставится под угрозу из-за неадекватных методов обмена информацией между государственными органами о преступниках. Проблема усугубляется тем, что используются устаревшие ИТ-системы.
- Плохой обмен данными негативно влияет на способность государственных органов оказывать свои основные услуги.
- Ограниченные возможности для коллективного использования информации и трудности с отысканием нужных информационных ресурсов означают то, что государственные органы не в состоянии эффективно использовать информацию для улучшения качества услуг и достижения деловых целей.
Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/recordkeeping-major-highlights-and-challenges
https://prov.vic.gov.au/about-us/our-blog/recordkeeping-major-highlights-and-challenges
Комментариев нет:
Отправить комментарий