Ответ на вопросы коллеги: Сроки хранения кадровой документации

Вопрос: Учитывая, что в ФЗ-125 никаким образом не выделены документы сотрудников с тяжелыми/вредными/опасными условиями труда, как определять сроки их хранения, с учетом возможных рисков. Чем может экспертная комиссия руководствоваться при решении этого вопроса (кроме логики и сложившейся практики)?

Ответ: На самом деле в статье 22.1 «Сроки хранения документов по личному составу» не все так просто со строками хранения. В части 4 оговорено, что если документам по личному составу в действующих перечнях архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения, то нужно использовать только его.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», см. http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1406/7053596f34bf4b53dce83f7865fe4eaf501b8b17/

Статья 22.1. Сроки хранения документов по личному составу

1. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.

2. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

3. По истечении сроков хранения, указанных в частях 1 и 2 настоящей статьи, документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности документов.

4. Положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения.

5. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

С моей точки зрения, это неправильный подход, который чреват серьёзными рисками, поскольку сейчас сроки хранения чаще всего устанавливаются законами и подзаконными нормативно-правовыми актами, имеющими бóльшую правовую силу, чем перечни. Опять же не секрет как то, что в перечнях встречаются ошибки, так и то, что очень часто перечни используются формально, на основе схожести названий видов документов.

Например, Федеральный закон от 1 апреля 2019 года № 48-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и отдельные законодательные акты Российской Федерации» уточнил сроки хранения сведений о застрахованных лицах -  срок хранения документов в электронной форме увеличен до 75 лет. При этом срок хранения документов «в письменной форме» остался прежним – шесть лет (ст.8).

Вопрос: Какие действия должны быть совершены в отношении документов по личному составу, образованных после 01.01.2003, принятых на хранение в архив? Как отразить в описях дел, на обложках изменение срока хранения?

Ответ: Если документы по личному составу уже поступили на хранение в архив организации то, с моей точки зрения, изменения, прежде всего, нужно внести в учетные документы и описи. Сделать это лучше всего на основе решения экспертной комиссии, а выписку из этого решения просто включить в опись. Если дел не слишком много, то можно для порядка изменить срок хранения на обложке на новый, при этом я рекомендую заказать для этого штамп, в котором указать, что срок хранения изменен законом. Писать всё это от руки нецелесообразно.

Вопрос:  Относятся ли к документам по личному составу документы по заработной плате (расчетно-платежные ведомости/л.счета) и документы по награждению? Какова специфика определения их срока хранения?

Ответ: В законодательстве исчерпывающего описания состава документов по личному составу нет.

В 2018 году Росархив и ВНИИДАД опубликовали «Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций» (см.: http://archives.ru/documents/methodics.shtml ) . В них дана следующая классификация документов по личному составу:

• Документы о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и/или опасными условиями труда;


• Документы по учету кадров;


• Документы по расчетам заработной платы и других выплат;


• Документы по охране труда.

Таким образом, все документы, связанные с заработной платой – очень важная составная часть документов по личному составу, т.к. на их основе у сотрудников старшего поколения определяется размер пенсии. Ввиду этого срок их хранения должен быть такой же, как и для всех остальных документов по личному составу.

Что касается документов о награждении, то и они в ряде случаев могут сыграть существенную роль в пенсионных вопросах, особенно при присвоении звания «Ветеран труда», которое можно получить только имея ведомственные знаки отличия (медали и ордена, почетные звания, грамоты и благодарственные письма Министерства либо Президента).

По каждому виду награждений, как мне кажется, нужно будет проводить экспертизу ценности документов и оценивать из роль и значение для пенсионных вопросов. Не стоит также забывать и о сохранении истории предприятия, в том числе сведений о его ветеранах.

В настоявшее время ведется активная проработка новых идей и законодательных инициатив в рамках проекта «Цифровой экономики». Обсуждается не только перевод кадрового документооборота в электронный вид, но и возможность изменения всей технологии работы с документами.

В условиях быстрых изменений нам придется постоянно отслеживать изменение ситуации в отношении документов по личному составу и корректировать порядок работы с этими документами. Отмечу, что с моей точки зрения, в данном случае нужно быть крайне осторожными и не предпринимать никаких «революционных» действий, особенно в отношении документов, созданных до 2000 годов, когда единой персонифицированной системы учета пенсионных прав еще не было. Ориентиром могут служить действия самого Пенсионного Фонда: если он запрашивает у Вас архивные данные на Ваших сотрудников за те или иные годы, уничтожать их не стоит, иначе Ваши же сотрудники могут пострадать. Нужно быть крайне осмотрительными с документами, подтверждающими льготы сотрудников, в том числе и на досрочный выход на пенсию.

Хочу подчеркнуть ещё вот что: какие-либо действия по уничтожению старых документов в принципе имеет смысл затевать только в том случае, если в результате организация получит существенную отдачу в плане высвобождения мест хранения, сокращения расходов и т.д. Если же речь идёт о всего лишь нескольких папках, чаще всего лучше перестраховаться и не торопиться с уничтожением.