четверг, 11 октября 2018 г.

Национальные Архивы США: Начато публичное обсуждение проекта правил замещающей оцифровки


Данная заметка ведущего аналитика по вопросам политики управления документами Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) была опубликована 27 сентября 2018 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов (NARA).

10 сентября 2018 года Национальные Архивы США (NARA) опубликовали в «Федеральном реестре» (Federal Register) проект правил оцифровки документов временного срока хранения (см. https://www.regulations.gov/document?D=NARA_FRDOC_0001-0734 ). Там же можно найти инструкции по подаче замечаний и предложений, которые будут приниматься до 9 ноября 2018 года.

Одновременно, в дополнение к правилам, мы подготовили для федеральных органов исполнительной власти ответы на часто задаваемые вопросы (FAQ, см. https://www.archives.gov/files/records-mgmt/faqs/faq-for-digitization-guidance.pdf ). В этом документе дана дополнительная информация и объясняется контекст предлагаемых правил.

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Мой комментарий: Речь идёт не просто об оцифровке, а о замещающей оцифровке и о внесении соответствующих изменений в раздел 36 CFR Part 1236 «Управление электронными документами» Свода федеральных нормативных актов США (см. https://www.law.cornell.edu/cfr/text/36/part-1236 ). В него предлагается включить новый подраздел D «Оцифровка федеральных документов» (Digitizing Federal Records) следующего содержания:
36 CFR раздел 1236, подраздел D «Оцифровка федеральных документов»

Статья 1236.30 Оцифровка документов временного срока хранения.

(a) Органы исполнительной власти должны применять следующие стандарты при электронном воспроизведении (оцифровке) документов временного срока хранения, с тем, чтобы впоследствии уничтожить исходные оригинальные документы.

(b) При оцифровке документов временного срока хранения органы исполнительной власти должны:
(1) Захватить всю информацию, содержащуюся в исходных документах;

(2) Охватить все страницы или части исходных документов;

(3) Убедиться, что они могут использовать электронные версии для тех целей, в которых использовались исходные документы; а также

(4) Убедиться, что они способны находить, извлекать, получать доступ и использовать электронные версии в течение всего срока хранения документов.
(c) Органы исполнительной власти должны убедиться в соответствии электронных версий стандартам, перечисленным в подпункте (b). После подтверждения органом исполнительной власти соответствия электронных версий данным стандартам, этот орган может уничтожить исходные оригинальные документы в соответствии с утвержденными Национальными Архивами типовыми перечнями (GRS) и специфическим перечнем документов с указанием сроков хранения данного органа.
В пояснениях, в частности, отмечается:
«Мы (Национальные Архивы США – Н.Х.) пересматриваем наши правила управления электронными документами, чтобы включить в них стандарты оцифровки федеральных документов временного срока хранения, с тем, чтобы федеральные органы исполнительной власти имели возможность, где это уместно, уничтожить исходные оригинальные документы, в соответствии с поправками 2014 года в Закон о федеральных документах (Federal Records Act). ...

Данное правило предлагает стандарты для документов временного срока хранения, с тем, чтобы органы исполнительной власти могли устанавливать соответствующие процессы для оцифровки таких документов. Документы временного срока хранения составляют большинство федеральных документов; органы исполнительной власти хранят их в течение определенного срока, установленного указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении. По окончании установленного срока хранения документы временного срока хранения уничтожаются. Стандарты оцифровки для документов временного срока хранения обеспечивают органам исполнительной власти возможность продолжать использовать электронные версии в тех же целях, что и исходные документы, в течение всего срока хранения.

Данное правило даст органам исполнительной власти указания, необходимые для осуществления крупных проектов по оцифровке и уничтожению документов временного срока хранения. В настоящее время мы разрабатываем стандарты для оцифровки документов постоянного срока хранения, которые мы опубликуем как отдельный проект нормативно-правового акта. До официальной публикации этих стандартов, мы рекомендуем органам исполнительной власти обсуждать проекты оцифровки с их генеральным юрисконсультом, прежде чем уничтожать оригинальные документы.

Пока мы разрабатываем стандарты, необходимые для оцифровки федеральных документов постоянного срока хранения, органы исполнительной власти должны продолжать следовать процессу, установленному Типовыми перечнями (General Records Schedule), п. 36 CFR 1225.24 Свода федеральных нормативных актов (это статья о применимости существующих указаний по срокам хранения к электронным документам, см. https://www.law.cornell.edu/cfr/text/36/1225.24 - Н.Х.) и Бюллетенем Национальных Архивов 2010-04 «Руководство по уведомлению о документах, ранее признанных документами постоянного срока хранения» Guidance Concerning Notifications for Previously Scheduled Permanent Records ( https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2010/2010-04.html - данное руководство касается ситуаций, когда документы постоянного срока хранения начинают создаваться и использоваться в электронном виде, а также когда предполагается провести замещающую оцифровку – Н.Х.).»
Достаточно любопытно и содержание «ответов на часто задаваемые вопросы»:
Зачем Национальные Архивы хотят ввести это правило?

В 2014 году в Закон о федеральных документах (Federal Records Act, 44 U.S.C. § 3302, https://www.law.cornell.edu/uscode/text/44/3302 ) законом 113-187 (Public Law 113-187, https://www.congress.gov/113/plaws/publ187/PLAW-113publ187.pdf ) были внесены изменения, обязывающие Национальные Архивы выпустить стандарты для воспроизведения документов в электронном виде «с намерением в последующем уничтожить исходные документы». Поправка охватывает документы как временного, так и постоянного срока хранения.

Какие документы охватывает это правило?

Предлагаемая норма охватывает все документы временного срока хранения, независимо от формата. Данная норма не охватывает документы постоянного срока хранения. Национальные Архивы планируют подготовить правила оцифровки документов постоянного срока хранения в 2019 финансовом году.

Могут ли федеральные органы исполнительной власти уничтожить после оцифровки исходные оригинальные документы?

Если органы исполнительной власти оцифровали документы временного срока хранения в соответствии с временными стандартами, установленными предлагаемым правилом, они могут уничтожить исходные оригинальные документы. Кроме того, уничтожение должно осуществляться в соответствии с соответствующим авторизующим уничтожение нормативным документом (disposition authority – такими документами являются типовые и ведомственные перечни, отдельные указания по срокам хранения документов и действиям, выполняемым по их истечении и т.п. – Н.Х.).

Какой авторизующий уничтожение документ применим в отношении исходных оригинальных документов временного срока хранения?

Федеральные органы исполнительной власти могут использовать Типовой перечень 5.2 «Вспомогательные документы и документы сиюминутной ценности» (Transitory and Intermediary Records), ст.20 , см. https://www.archives.gov/files/records-mgmt/grs/grs05-2.pdf ; либо текущий, утвержденный органом исполнительной власти нормативный документ.
Мой комментарий: Как мы уже видели в нормативных документах других стран (см. http://rusrim.blogspot.com/2018/06/blog-post_32.html ), используется подход, при котором Национальные Архивы не мешают подконтрольным им органам власти осуществлять замещающее сканирование, однако не берут на себя ответственность за возможные негативные последствия. Все риски берет на себя проводящий замещающее сканирование орган государственной власти, который сам должен позаботиться о проведении соответствующего анализа, проконсультироваться с юристами и т.д.

Источник: блог Национальных Архивов США
https://records-express.blogs.archives.gov/2018/09/27/draft-digitization-regulations-out-for-comment/

Комментариев нет:

Отправить комментарий