понедельник, 29 октября 2018 г.

Меняющаяся роль специалистов по управлению документами


Заметка президента и генерального директора южноафриканской компании Concept Searching, Inc. Мартина Гарланда (Martin Garland – на фото) была опубликована 5 октября 2018 года на сайте компании.

У профессии управления документами были свои взлёты и падения. Много лет тому назад по какой-то необъяснимой причине функция управления документами была отнесена к нижней части «тотемного столба» при определении приоритетности направлений деловой деятельности. Я никогда не мог этого понять, так как специалисты по управлению документами в организации играю ключевую роль.

Можно надеяться, что это отношение изменилось. Новые законодательно-нормативные требования, которые необходимо исполнять, всё более глобальный характер деловой деятельности, растущее значение защиты неприкосновенности частной жизни, полномасштабное управление информацией в различных средах, киберпреступность и социальные сети – все эти явления (и этот список далеко не исчерпывающий) повлияли на ту роль, которую сегодня должен играть специалист по управлению документами.

При проведении экспертизы более старых корпоративных приложений, решения об их выводе из эксплуатации вызывают беспокойство за сохранность содержащегося в них контента. По мере того, как организации начинают проекты по обновлению своей инфраструктуры, особенно в тех случаях, когда новое программное обеспечение, предоставляемое как услуга (SaaS) и облачные приложения становятся жизнеспособными альтернативами устаревшим системам с большими инфраструктурными потребностями, ИТ-специалисты, юристы и специалисты по управлению документами должны оценивать риск утраты информации, накопленной в устаревших системах. Решения о поддержании устраивавших систем в режиме «только чтение», о миграции данных в более новые системы или о полном уничтожении устаревших систем должны приниматься в соответствии с законодательно-нормативными требованиями и деловыми потребностями. Такого рода решения не являются одноразовыми и требует участия представителей различных функциональных групп внутри организации.


Уверенность в надлежащем уровне корпоративного управления документами, э-раскрытия, обеспечения безопасности и защиты персональных данных, а также соблюдения законодательно-нормативных требований остается низкой, поскольку организации сталкиваются с тем, что терминология и предположения, основанные на бумажной практике, не удаётся масштабировать. Следует признать статус документов за новыми формами информации и применить к ним меры управления жизненным циклом - от захвата до архива.

С одной стороны, руки специалистов по управлению документами связаны техническими проблемами, и они не имеют полномочий принимать стратегические решения. С другой стороны, теперь от них требуется разработать новые дорожные карты управления жизненным циклом, охватывающие локальные, облачные и мобильные решения. Для многих это открывает новые горизонты, и они, похоже, сталкиваются в своей организации с дилеммой «утонуть или выплыть».

По мере расширения своего присутствия в социальных сетях, Вам следует обеспечить управляемость и эффективность используемого Вами способа захвата документов в социальных сетях. Подобно традиционным документам, их нужно индексировать и заархивированы с сохранением контекста, с тем, чтобы облегчить их поиск. Для этой цели используются метаданные, которые связываются с контентом.

Независимо от отрасли или организации, ручной ввод метаданных занимает много времени и является непродуктивным. В последнее время на рынке появились программные решения, способные обрабатывать сообщения в социальных сетях и захватывать соответствующие метаданные, однако они обычно ориентированы на конкретные сайты социальных сетей и недостаточно гибки, чтобы охватить сразу несколько различных социальных сетей. Это ставит организации в затруднительное положение, поскольку просто невозможно закупать и использовать множество приложений для выявления и захвата документов из социальных сетей. Ещё одна связанная с социальными сетями проблема заключается в том, что организации по-прежнему смотрят на эти сообщения как на «диких животных», и затрудняются решить, то ли им сохранить все эти сообщения, то ли все их удалить. Ни один из этих вариантов не выглядит разумным.

Такие же проблемы возникают при использовании электронной почты и коллективной работы. Электронная почта обычно администрируется, но она не обязательно рассматривается как часть процесса управления документами, например, в плане определения контекстуального значения сообщения электронной почты, содержания присоединенных файлов и т.п.

То же самое касается коллективной работы. Лишь немногие организации отслеживают, кому и к какой информации предоставляется доступ, как внутри организации, так вне её. Оба эти упущения могут открыть «ящик Пандоры» с проблемами, последствия которых трудно и иногда невозможно в полной мере устранить. Утечка в фирме Target была связана с компанией-партнером, выполнявшей на одном из объектов фирмы Target работы по наладке систем отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха (HVAC). Последствия, как мы видели, были разрушительными.

Мой комментарий: За период с 27 ноября 2013 г. по 15 декабря 2014 г. хакерам удалось похитить персональные данные (номера телефонов, электронные и почтовые адреса, номера и PIN-коды кредитных и дебетовых карт) 110 млн клиентов компании Target, владеющей третьей по величине торговой сетью США. В результате американские финансовые институты понесли убытки в размере более 200 млн долларов США. (источник: https://tass.ru/info/2619230 ).

В различных отраслях многие локальные приложения, такие, как системы управления корпоративным контентом (ECM), подошли к концу своего жизненного цикла. То же самое происходит и с приложениями для управления записями документами. Большинство разработчиков программного обеспечения не поспевали за переменами и не переходили в облако, предпочитая насильно втискивать свои функциональные возможности в облачную модель, чтобы только оставаться в игре. В конце концов, они будут «съедены» теми поставщиками, которые смогут предложить «готовые для использования в облаке» приложения с функциональными возможностями, намного превосходящими возможности традиционных локальных приложений.

Обеспечение сохранности более старых документов должно быть предметом внимания и оцениваться с точки зрения точности. Нельзя исходить из того, что если в течение ряда лет служба управления документами «со скрипом» справлялась со своими обязанностями, то никаких изменений не требуется. Организации сталкиваются с постоянным изменениями, являющимися следствием множества внешних и внутренних факторов, и, если их игнорировать, уровень организационного риска значительно возрастает. То, что когда-то было сочтено документом, сегодня уже может перестать быть таковым, а в то же время в процесс управления документами должна быть включена новая информация.

Наконец, проблема, которая будет продолжать расти, - это риск утраты корпоративной памяти, «электронное средневековье», которое может наступить скорее раньше, чем позже. Организации уже сталкиваются с тем, что электронная информация, созданная в последние годы 20-го века, не читается или недоступна из-за устаревания аппаратных средств, деградации дисков и лент, и ввиду прекращения поддержки старых форматов. Даже крупные, стабильные поставщики, такие как Microsoft, судя по всему, не обеспечили сохранения исходного кода для поддержки файловых форматов и спецификаций для более старых продуктов, таких как PowerPoint 4.0.

Я всегда чувствовал симпатию к специалистам по управлению документами, которых, похоже, не ценят по достоинству; тем более, что сейчас они сталкиваются с проблемами, с которыми им никогда раньше не приходилось иметь дело. Для того, чтобы идти в ногу с растущим потоком контента, его типов контента и различных сред, потребуется изменить менталитет руководства, усилить организационную поддержку и наладить сотрудничество между несколькими функциональными группами. Несомненно, это очень непростая задача.

Мы приглашаем Вас познакомиться с некоторыми из наших примеров из практики, показывающих, как мы помогли клиентам решить свою конкретную проблему управления документами ( https://www.conceptsearching.com/solutions/records-management/ ):
Мы будем рады рассказать Вам о том, как мы можем решить Ваши проблемы, поэтому, пожалуйста, не стесняйтесь связаться с нами на странице https://www.conceptsearching.com/contact-us/ .

Мартин Гарланд (Martin Garland)

Источник: сайт компании Concept Searching, Inc.
https://www.conceptsearching.com/records-management-the-changing-role-of-records-managers/

Комментариев нет:

Отправка комментария