понедельник, 15 октября 2018 г.

Конференция SAA/CoSA/NAGARA 2018 года: Секция 204 «Установление сроков хранения для эфемерных материалов», часть 1


Данная заметка пользователя Элизабет (Elizabeth) была опубликована 18 сентября 2018 года на блоге секции по вопросам управления документами Общества американских архивистов.

Мой комментарий: Конференция «Архивы/документы 2018: Содействие прозрачности» (Archives*Records 2018: Promoting transparency), совместно организованная Советом руководителей архивных служб штатов и территорий США (Council of State Archivists, CoSA), Национальной ассоциацией специалистов по управлению государственными архивами и документами (National Association of Government Archivists and Records Administrators, NAGARA) и Обществом американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) в 2018 году прошла 12-18 августа в Вашингтоне. Подробнее о конференции см. http://rusrim.blogspot.com/2018/08/blog-post_9.html

Секция 204: «Сохранить мимолетное в течение установленных сроков: Создание и внедрение политики управления документами в отношении материалов в социальных сетях» (Scheduling the Ephemeral: Creating and Implementing Records Management Policy for Social Media, см. https://archives2018.sched.com/event/ESls/204-scheduling-the-ephemeral-creating-and-implementing-records-management-policy-for-social-media-rim ).


Докладчики (см. фото):
  • Бетани (Бет) Крон (Bethany Cron, Национальные Архивы США), доклад «Разработка политики и рекомендаций по управлению документами для федеральных органов исполнительной власти» (Creating Records Management Policy and Guidance for Federal Government Agencies);

  • Кристен Альбриттен (Kristen Albrittain, Национальные Архивы США), доклад «Практическая реализация корпоративной политики государственного органа по управлению документами в социальных сетях для более чем сотни корпоративных учетных записей» (Implementing Agency-wide Social Media Records Management Across 100+ Enterprise Accounts);

  • Лора Лерримор (Laura Larrimore, Бюро патентов и товарных знаков США - U.S. Patent and Trademark Office), доклад «Точка зрения создателя контента/сообщений на управление документами в социальных сетях» (Communications and Content Creator Perspective on Social Media Records Management).
В сети выложена сводная PowerPoint-презентация, объединяющая представление сессии в целом и слайды к каждому из докладов. Она доступна по адресу https://schd.ws/hosted_files/archives2018/77/Scheduling%20the%20Ephemeral%20-%20Session%20204.pptx

Основные идеи, которые докладчики постарались донести до аудитории:
  • Не удаляйте контент с активных сайтов;

  • Если контент необходимо удалять, разработайте и внедрите для этого документированный процесс;

  • Разработайте (и выложите в открытом доступе) Правила комментирования (Comments Policy, см. также https://www.archives.gov/social-media/policies ).
Бет, Кристен и Лаура подготовили программу, в рамках которой каждая из них представила свою уникальную точку зрения на управление материалами в социальных сетях как документами в среде федерального правительства США. Они ярко продемонстрировали, насколько жизненно важно сотрудничество и взаимодействие между различными группами, и как четко сформулированная политика положительно влияет на хорошую практику.

Я хотела бы начать обзор сессии с доклада Лоры, поскольку с представленной ею точкой зрения многие архивисты и специалисты по управлению документами, возможно, ранее не сталкивались.

1. Точка зрения создателя контента/сообщений на управление документами в социальных сетях

Лора - человек социальных сетей, который создает контент. Она рассказала о своем повседневном рабочем процессе, поддерживающим такие официальные учетные записи в социальных сетях американского патентного ведомства, как @USPTO ( https://twitter.com/uspto?lang=en ) и @CommerceGov ( https://twitter.com/CommerceGov ), а также учетные записи отдельных руководителей, таких, как министр торговли США (Secretary of Commerce). Лора тесно сотрудничает с высшим руководством в деле распространения информации о его приоритетах в качестве руководителей ведомства, а также о приоритетах самого Бюро патентов и товарных знаков. Она также взаимодействует с руководством в рамках проведения оценки того, как общественность воспринимает размещаемый контент, и определения того, что эти лица могли бы сказать в дальнейшем.

Решение проблем переходного периода

За неделю до выборов в США 2016 года Лора на шестимесячный срок была прикреплена к аппарату министра торговли, чтобы помочь тому в период перехода власти от одного президента к другому, сосредоточив своё внимание на веб-сайте и социальных сетях. Как и у многих других членов кабинета министров, у министра торговли была именная учетная запись в дополнение к «безличным» учетным записям ведомства. Одна из её главных задач заключалась в том, чтобы убрать из социальных сетей следы присутствия уходящего министра и сформировать присутствие будущего министра торговли.

Ранее такому не было прецедента - это был первый случай перехода президентской власти в США в эпоху социальных сетей. Соответственно, Лора взаимодействовала с другими сотрудниками, чтобы сделать всё, что было в их силах, используя имевшиеся у них ресурсы.

«Переходная» группа проанализировала, каким образом Министерство торговли (Department of Commerce, DoC) управляло изменениями на веб-сайте, и адаптировала эту модель к своим нуждам. У министерства уже сложилась к тому времени практика изготовления «снимка» веб-сайта непосредственно перед осуществлением на нём крупных изменений, а затем предоставления доступа к этому снимку, представленному в виде снабжённого средствами поиска онлайн-архива. Это делалось при изменении дизайна сайта, а также в случае назначения нового министра. Это позволяло министерству изменять веб-сайт, перенаправляя при этом обращающихся к старому контенту пользователей на ресурс, в котором этот контент был сохранен как можно ближе к его оригинальному состоянию (см. https://search.commerce.gov/search?affiliate=commerce.gov-archive ).

Когда создавалась официальная учетная запись министра торговли Пенни Притцкер в Твиттере, при формировании её идентификатора (@PennyPritzker) были использованы её имя и фамилия.

В названии идентификатора (handle) учетной записи Вы всегда должны отражать должность руководителя, чтобы было ясно, что учетная запись ведётся им в рамках исполнения должностных обязанностей. Поступая таким образом, руководитель, с одной стороны, может «зарезервировать» своё имя для личного использования, а с другой -  будет интуитивно понятно, что при уходе человека с должности одновременно прекращается и использование им официальной учетной записи ведомства. Лора сравнила эти идентификаторы со служебным автомобилем - он помогает Вам вести деловую деятельность в организации, но, покидая организацию, Вы уже не можете продолжать пользоваться служебным автомобилем.

Поскольку группа столкнулась с подобной проблемой с идентификатором, им пришлось поработать вместе со специалистами компании Twitter над тем, чтобы переместить контент и подписчиков в новую учетную запись @SecPritzker (см. фото). Заодно они смогли «вернуть» идентификатор @PennyPritzker бывшему министру Пенни Притцкер.

В созданной учетной записи @SecPritzker отмечено, что это заархивированная неактивная учётная запись (см. фото).

Снимки – дело хорошее, но они не захватывают удаленные твиттер-сообщения (твиты). Ещё одним аспектом повседневного управления документами является наличие установленного порядка, определяющего можно ли удалять твиты, и когда и как Вы можете это делать. Имеет смысл установить, будет ли Ваше ведомство вообще что-то удалять, и если да, то по каким причинам, и разработать соответствующий порядок заранее, ещё до того, когда он Вам действительно понадобится. Он может, например, выглядеть следующим образом:
  • Сделайте снимок экрана с ошибочным твитом;

  • Сохраните его в папке «Удалённые твиты»;

  • Задокументируйте причину удаления, а также меры, позволяющие смягчить проблему или избежать её в будущем;

  • Пошлите скриншот и объяснение по электронной почте руководству.
Извлечённые уроки
  • Сотрудники, работающие в социальных сетях, и специалисты по управлению документами должны общаться друг с другом и иметь наготове план до того, как будут сделаны большие изменения;

  • Идея работы с материалами социальных сетей как с документами может казаться людям более устрашающей, чем это есть на самом деле.
(Окончание следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2018/10/saacosanagara-2018-204-2.html )

Источник: Блог секции по вопросам управления документами Общества американских архивистов
https://saarmrt.wordpress.com/2018/09/18/saa-cosa-nagara-2018-recap-session-204/

Комментариев нет:

Отправка комментария