вторник, 23 октября 2018 г.

Конференция SAA/CoSA/NAGARA 2018 года: Секция 305 «Разработка и внедрение рекомендаций по работе с информацией в эпоху открытого правительства»


Данная заметка Хилари Гатлин (Hillary Gatlin, на фото - специалист по управлению документами Архивов Университета Дьюк - Duke University, штат Северная Каролина, США) была опубликована 27 сентября 2018 года на блоге секции по вопросам управления документами Общества американских архивистов.

Мой комментарий: Конференция «Архивы/документы 2018: Содействие прозрачности» (Archives*Records 2018: Promoting transparency), совместно организованная Советом руководителей архивных служб штатов и территорий США (Council of State Archivists, CoSA), Национальной ассоциацией специалистов по управлению государственными архивами и документами (National Association of Government Archivists and Records Administrators, NAGARA) и Обществом американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) в 2018 году прошла 12-18 августа в Вашингтоне. Подробнее о конференции см.
http://rusrim.blogspot.com/2018/08/blog-post_9.html

Секция 305: «Заставить политику работать: Разработка и внедрение рекомендаций по работе с информацией в эпоху открытого правительства» (Making Policy Work: Creating and Implementing Information Guidance in the Age of Open Government) https://archives2018.sched.com/event/ESm7/305-making-policy-work-creating-and-implementing-information-guidance-in-the-age-of-open-government-rim

Работа сессии началась с выступления Кристофера Маги (Christopher Magee) из Национальных Архивов США (NARA), в котором обсуждалась важность политик: они могут помочь Вам улучшить согласованность действий в Вашей организации. При разработке политик обязательно вовлекайте в этот процесс как можно больше пользователей и будьте прозрачными относительно своей работы и общей цели. Обязательно учитывайте, как непосредственные, так и долгосрочные потребности деловой деятельности.

Гейл Сноу (Gail Snow) из архивно-документационной службы округа Кинг (King County) в городе Сиэтле, штат Вашингтон, говорила о содействии прозрачности в процессе создания и реализации политик. Округ Кинг - крупный и сложный муниципальный орган власти, в котором чрезвычайно сложно обеспечить внедрение какой-либо политики во всех его структурах. Среди проблем - то, что политики технически применимы только к органам исполнительной ветви власти; а также разработка политических руководств для сотрудников, которые не сидят, как это традиционно было принято, за столом в офисе. Одно из решений, которое сработало для округа, предусматривало приоритизацию общей политики управления документами, а также политик на случай ввода сотрудника в должность и его перемещения/ухода, поскольку это были общие функции для всего округа. Услуги, предоставляемые архивно-документационной службой, использовались для получения поддержки и повышения заинтересованности других органов власти и выборных должностных лиц. Кроме того, Комитет по государственным документам округа (Public Records Committee) использовался округом в качестве инструмента поддержки политик. Чтобы повышения прозрачности и подотчетности, все политики управления документами были выложены в Интернете.

Шелайя Браус (Sheliah Brous) из министерства транспорта штата Мэриленд (Maryland Department of Transportation, MDOT) в своём докладе сообщила о процессе разработки политик в министерстве. MDOT уделяет большое внимание потребностям конечных пользователей. Все остальные политики поддерживают эту общую миссию. В 2015 году министерство претерпело ряд изменений, в том числе в связи с выходом новых законов о государственной информации и об управлении документами, из-за чего стала приоритетной разработка новой прозрачной политики. Министерству приходится иметь дело с унаследованными документами, начиная с проведения инвентаризации, с тем, чтобы знать, что у него есть. Хотя разработка политик и программ управления документами пользуется хорошей поддержкой высшего руководства, однако имеются проблемы финансирования и финансового бремени, поскольку разработка программы управления документами может восприниматься как «отъём» денег у других ключевых проектов, таких, как проекты по улучшению состояния дорог. При принятии решений министерство ориентировалось на быстрое получение отдачи и на наем опытных специалистов по управлению документами с тем, чтобы те помогли в налаживании этой программы. Сейчас министерство приступило к разработке проектов политик и указаний по срокам хранения документов и действий по их истечении.

Венди Крауч (Wendy Crouch) из Министерства торговли США основное внимание в своём докладе обратило на то, как архивировать «золотые самородки» и пересматривать устаревшую политику. Прежняя политика министерства была избыточной и морально устаревшей. Пересмотр начался с простой идеи: какова цель политики и что должно быть включено в неё? Была проведена оценка целевой аудитории для политики, определены заинтересованные стороны – в первую очередь представители высшего руководства. Коллеги приступили к разработке политики, имея виду конечную цель – её полезность для организации. Проблемы, с которыми они столкнулись, включали стремительный рост объёмов документов, как в бумажном, так и в электронном формате; а также большое количество данных. Выяснилось, что большинство политик неплохо работали в отношении бумажных документов, но были совсем не так хороши для обработки данных, особенно проприетарных. Специалисты министерства хотели бы разработать более эффективные политики для решения проблем с изолированными источниками данных, поскольку возможность коллективного использования данных сильно повышает их ценность.

После выступления панелистам были заданы вопросы о неудачах при разработке политик. Гейл рассказала, как от политики использования текстовых сообщений для округа Кинг отказались в последнюю минуту и, таким образом, она стала справочно-методическим документом. Также был задан вопрос о том, есть ли у представляемых панелистами организаций штатные историки. Хотя в некоторых организациях действительно имеются такие штатные историки, с которым специалистам по управлению документами следует поддерживать хорошие отношения, был затронут вопрос и о «неформальных» историках в организациях, а также о том, как программы [управления документами] могли бы захватывать соответствующую информацию с помощью таких методов, как запись устных воспоминаний.

Хилари Гатлин (Hillary Gatlin)

Источник: Блог секции по вопросам управления документами Общества американских архивистов
https://saarmrt.wordpress.com/2018/09/27/saa-nagara-cosa-2018-recap-session-305/

Комментариев нет:

Отправка комментария