пятница, 19 октября 2018 г.

О нормативном регулировании уничтожения документов


Уничтожение документов завершает жизненный цикл большинства документов, которые создаются государственными органами и организациями различных форм собственности.  В то же время законодательно-нормативное регулирование этого вопроса, с моей точки зрения, довольно слабое.

В Федеральном законе от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» уничтожение документов упоминается три раза.

Так, в определении термина «временное хранение архивных документов» (ст.3) сказано, что это «хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами».

«Уничтожение» также упоминается в ст.6. «Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации» и ст.17 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов»:
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации»

Статья 6. Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации

6. Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

Статья 17. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов

2. Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается.
Следует отметить, что в «Законе об архивном деле» речь идет только об уничтожении лишь архивных документов. Включенные в закон положения носят запретительный характер и направлены на обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

Федеральный закон от 27июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» никаких требований к уничтожению документов и информации не содержит.

В настоящее время в законах и нормативных актах РФ по различным вопросам все чаще устанавливаются сроки хранения не только для документов, но и для информации, которая содержится в государственных информационных системах. Ниже приведены несколько свежих примеров:
Требования к эксплуатации государственной информационной системы, указанной в части 13 статьи 4 Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», порядку формирования, хранения и использования содержащейся в ней информации, утв. Постановлением Правительства РФ от 28.07.2018 № 881

12. Срок хранения информации в информационной системе «Независимый регистратор» составляет не менее 3 лет.

Порядок обработки, включая сбор и хранение, параметров биометрических персональных данных в целях идентификации, порядка размещения и обновления биометрических персональных данных в единой биометрической системе, а также требований к информационным технологиям и техническим средствам, предназначенным для обработки биометрических персональных данных в целях проведения идентификации, утв. приказом Минкомсвязи России от 25.06.2018 № 321

17. Хранение биометрических персональных данных, размещенных в единой биометрической системе, в целях идентификации осуществляется в соответствии со статьей 19 Федерального закона № 152-ФЗ в течение не менее чем 50 лет с момента их размещения в указанной системе.
Своевременное уничтожение переставших быть нужными документов и информации важно как с точки зрения сокращения расходов и «разгрузки» технических систем, так и с точки зрения обеспечения информационной безопасности и защиты персональных данных. Поскольку основная масса документов и информации в государственные архивы не поступает и имеет сравнительно короткие сроки хранения, они не могут считаться «архивными», и основные принципы их уничтожения предпочтительно устанавливать именно в законе «Об информации…».

При этом желательно учесть, что уничтожение документов и информации возможно:
  • По достижении установленных законодательно-нормативными актами сроков их хранения;

  • Во исполнение прямых требований законодательства;

  • Во исполнение решения суда;

  • В случае, когда носители информации представляют непосредственную опасность для жизни человека ввиду их биологического, химического, радиационного и т.п. загрязнения;

  • В ситуациях, когда высок риск раскрытия государственной и военной тайны, попадания ключевой информации в руки террористов и т.п. чрезвычайных обстоятельств.
Пример: Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»

Статья 5. Принципы обработки персональных данных

7. … Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Второй важный вопрос связан с тем, что не для всех документов и информации установлены сроки хранения. В связи с этим желательно законодательно закрепить следующие положения:
  • В отсутствие нормативно-правовых требований и обязательств по сохранению информации и документов, негосударственные организации вправе их уничтожить;

  • Если документам государственных органов сроки хранения не установлены, они рассматриваются как документы постоянного срока хранения и уничтожению не подлежат до установления таких сроков;

  • Уполномоченные органы государственной власти в рамках своей компетенции вправе устанавливать принципы и порядок уничтожение документов и информации, в том числе технические требования к процессам и процедурам уничтожения.

  • Организации вправе самостоятельно устанавливать порядок уничтожения своих документов и информации, при условии, что он не противоречит действующим законодательно-нормативным требованиям.

Комментариев нет:

Отправка комментария