понедельник, 25 июня 2018 г.

Архивно-библиотечная служба Канады установила для государственных органов условия уничтожения исходных документов после их оцифровки


В мае 2018 года Архивно-библиотечная служба Канады (Library and Archives of Canada, LAC) утвердила нормативный документ - разрешение, авторизующее уничтожение государственными органами исходных документов после их оцифровки (Multi-Institution Disposition Authorization (MIDA) 2018/013 for the destruction of source records following digitization, см. http://www.bac-lac.gc.ca/eng/services/government-information-resources/disposition/Documents/MIDA-2018-013.pdf ).


Ниже приведены выдержки из этого любопытного документа:
В соответствии с разделом 12 Закона Канады о библиотеке и архивах (Library and Archives of Canada Act – далее Закон), руководитель архивно-библиотечной службы - Библиотекарь и Архивист Канады дает согласие на окончательное решение судьбы документов-источников, включая их уничтожение, после их оцифровки учреждениями правительства Канады, в соответствии со следующими условиями.

A. Область действия данного разрешения

A.1. Настоящее разрешение для государственных учреждений (multi-institution disposition authorization, MIDA) охватывает все документы, находящиеся под контролем любого органа или учреждения правительства Канады, на которое распространяется действие Закона.

В рамках настоящего разрешения используется следующее толкование терминов:
  • «Контроль» (control) означает полномочия по принятию решений, касающихся документов;

  • «Документ-источник» (source record) означает документ, на основе которого была создана оцифрованная версия;

  • «Внутренне присущая ценность» (intrinsic value) означает полезность или значимость документа, следующая из его физических или материальных качеств, внутренне присущих его первоначальной форме и в целом независящая от его содержания, которая является неотъемлемой по своей природе и будет утрачена при воспроизведении в иной форме. Внутренне присущая ценность часто ассоциируется с редкостью или возрастом носителя, а также с его художественными или эстетическими качествами.
A.2. Из области действия настоящего разрешения исключаются:
  • Все документы-источники, которые, согласно действующим указаниям по срокам хранения и действиям по их истечении (disposition authority, DA), представляют архивную ценность именно в своём оригинальном формате;

  • Документы-источники, созданные до 1946 года;

  • Документы-источники, имеющие внутренне присущую ценность, в число которых могут входить (не ограничиваясь перечисленным):

    • Оригинальные прокламации, хартии и межправительственные соглашения или договоры;

    • Документы с прикреплёнными корпоративными печатями;

    • Картографические, архитектурные или технические планы и чертежи;

    • Фотоматериалы, включая (но не ограничиваясь этим) слайды и негативы;

    • Оригинальные художественные работы.

  • Документы-источники, которые необходимо сохранять в их первоначальном формате в соответствии с законодательно-нормативными требованиями или государственной политикой.
B. Обязанности государственных учреждений при использовании настоящего разрешения

B.1. В качестве условия использования настоящего разрешения, органы и учреждения правительства Канады обязаны соблюдать все требования, установленные в пункте 6.4.2.2 канадского национального стандарта CGSB-72.34-2017 «Электронные документы как документальное доказательство» (Electronic records as documentary evidence).

B.2. Органы и учреждения правительства Канады также обязаны соблюдать все применимые политики, установленные архивно-библиотечной службой Канады, и связанные с ними инструменты (например, Оперативный стандарт использования разрешений на уничтожение/передачу документов - Operational Standard for the Use of Disposition Authorizations), с учётом поправок, которые могут в них время от времени вносится и которые доступны на Портале архивно-библиотечной службы по вопросам управления документами и их уничтожения/передачи (LAC Disposition and Recordkeeping Portal) или на заменившем его ресурсе. В частности, органы и учреждения правительства Канады обязаны информировать архивно-библиотечную службу о любых изменениях формата или способа управления архивными документами, идентифицированными в действующих указаниях по срокам хранения, поскольку такие изменения могут повлиять на оценку ценности этих документов.

D. Последствия неисполнения установленных обязанностей

D.1. Последствия несоблюдения требований данного разрешения могут включать неофициальные проверки и запросы архивно-библиотечной службы или же официальные предписания о принятии корректирующих мер.

В числе последствий несоблюдения требований данного разрешения могут быть любые допускаемые Законом меры, которые Библиотекарь и Архивист Канады сочтёт уместными и приемлемыми в соответствующих обстоятельствах, включая анализ, приостановление или запрещение применения настоящего разрешения в органе или учреждении правительства Канады

D.2. Если, по мнению Библиотекаря и Архивиста Канады, архивные документы подвергаются риску серьезного ущерба или уничтожения, он может потребовать их передаче на архивное хранение в порядке и в момент времени, которые он укажет.

E. Разрешение на уничтожение/передачу

E.1. Органы и учреждения правительства Канады могут уничтожить исходные документы, которые были оцифрованы в соответствии с требованиями, изложенными выше в разделе B, за исключением тех, которые перечислены в разделе A.2, без дополнительных согласований с архивно-библиотечной службой.

Е.2. Настоящее разрешение никоим образом не может рассматриваться как авторизация дальнейшего хранения, передачи, уничтожения или иного решения судьбы каких-либо государственных документов наперекор распоряжению или решению суда или трибунала или наперекор четко сформулированному положению любого иного закона - например, Закона о канадском трибунале по вопросам международной торговли (Canadian International Trade Tribunal Act), Федеральных правил судопроизводства (Federal Court Rules), Закона о доступе к государственной информации (Access to Information Act), Закона о защите неприкосновенности частной жизни (Privacy Act).

E.3. Уничтожение/передача документов органом или учреждением правительства Канады, авторизованное в соответствии с преамбулой и разделом E.1 настоящего разрешения, представляет собой обязательство соблюдать все положения и условия настоящего разрешения.

E.4. Настоящее разрешение вступает в силу с даты его подписания Главным операционным директором архивно-библиотечной службы Канады.
Мой комментарий: Является ли это документ окончательным правовым решением проблемы замещающего сканирования? Думаю, что нет. Он не снимает с государственных органов и учреждений ответственность за проведение полноценной оценки рисков и за возможные негативные последствия уничтожения оригиналов.

Однако канадская архивная служба таким образом сделала очень важный шаг, который следовало бы сделать и нашему Росархиву (но на который тот пойдёт только «под дулом пистолета») – она, в сущности, сказала государственным органам, чтобы те не трогали документы постоянного срока хранения, а она не будет создавать им проблем в том, что касается документов временного срока хранения.

Источник: сайт Архивно-библиотечной службы Канады
http://www.bac-lac.gc.ca/eng/services/government-information-resources/disposition/Pages/2018-13-Destruction-source-records.aspx
http://www.bac-lac.gc.ca/eng/services/government-information-resources/disposition/Documents/MIDA-2018-013.pdf

Комментариев нет:

Отправить комментарий