четверг, 7 июня 2018 г.

США: Новые функциональные возможности электронной почты и их последствия для управления документами


Данная заметка ведущего аналитика по вопросам политики управления документами Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) была опубликована 23 мая 2018 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов (NARA).

В течение последних нескольких недель был опубликован ряд статей, описывающих предстоящие изменения, которые Google в настоящее время развёртывает в своём почтовом сервисе. Одна из этих функциональный возможностей, так называемый «конфиденциальный режим» (confidential mode), позволяет отправителям устанавливать, в течение какого периода времени получатель сможет читать и получать доступ к сообщениям; блокировать возможность пересылки или копирования/вставки; а также установить, когда сообщение будет удалено. В Национальные Архивы США поступили вопросы о том, какие последствия этих возможности будут иметь для управления документами.

Во-первых, независимо от того, какую платформу федеральный орган исполнительной власти выбирает для своей электронной почты, он несёт ответственность за обеспечение соблюдения всех требований и указаний по вопросам управления документами, которые содержатся в федеральном законодательстве и в нормативных актах, выпущенных Национальными Архивами. Сюда входит применение на практике и отслеживание сроков хранения, установленных соответствующими, одобренными Национальными Архивами перечнями документов с указанием сроков хранения. Все решения о разрешении использования определенных функций или функциональных возможностей платформы электронной почты будет приниматься самими государственными органами. Эти решения, однако, должны также соответствовать всем соответствующим законам и нормативным актам. Федеральные органы исполнительной власти должны тщательно оценивать новые функциональные возможности и технологии, прежде чем допустить их использование.

На протяжении ряда лет мы постоянно выпускали рекомендации для федеральных органов, подчеркивая их обязанность обеспечить надлежащее управление документами в электронной почте. В числе этих рекомендаций Бюллетень NARA 2014-06 «Руководство по управлению электронной почтой» (Guidance on Managing Email, https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2014/2014-06.html , см. также мой пост https://rusrim.blogspot.ru/2015/05/2_19.html - Н.Х.) и Бюллетень NARA 2013-03 «Рекомендации для сотрудников федеральных органов исполнительной власти по управлению федеральными документами, в том числе учетными записями электронной почты, и по защите федеральных документов от неавторизованного изъятия» (Guidance for agency employees on the management of Federal records, including email accounts, and the protection of Federal records from unauthorized removal, https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2013/2013-03.html , о нём см. также https://rusrim.blogspot.ru/2013/10/blog-post_1.html - Н.Х.).

Мы также опубликовали «Критерии управления документами в электронной почте в соответствии с Директивой по управлению государственными документами М-12-18» (Criteria for Managing Email Records in Compliance with the Managing Government Records Directive M-12-18,  https://www.archives.gov/records-mgmt/email-management/2016-email-mgmt-success-criteria.pdf , о них см. также https://rusrim.blogspot.ru/2016/04/blog-post_36.html - Н.Х.), позволяющие органам исполнительной власти оценить, в какой степени они обеспечивают управление электронной почтой в соответствии с Директивой по управлению государственными документами (OMB M-12-18, https://www.archives.gov/records-mgmt/m-12-18.pdf , о ней см. также http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html - Н.Х.).

В настоящий момент пока что неясно, когда будет – и будет ли вообще - «конфиденциальный режим» электронной почты Google доступен в почтовых системах федеральных органов исполнительной власти, однако перечисленные выше требования к управлению и обеспечению долговременной сохранности электронных сообщений будут по-прежнему применимы, и мы будем ожидать от федеральных органов их соблюдения.

Мы продолжим следить за новыми техническими разработками и, при необходимости, публиковать разъяснения и рекомендации. Если у Вас есть какие-либо дополнительные вопросы, пожалуйста, дайте нам знать, оставив комментарий под этим постом.

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)
Источник: блог Национальных Архивов США
https://records-express.blogs.archives.gov/2018/05/23/email-system-features-and-records-management/

Комментариев нет:

Отправить комментарий