вторник, 5 июня 2018 г.

Национальные Архивы США: Что такое проект «Ферми» (FERMI)?


Данная заметка аналитика Национальных Архивов США по вопросам управления электронными документами Кортни Андерсон (Courtney Anderson – на фото) была опубликована 3 мая 2018 года на блоге Национальных Архивов «Records Express».

Вы, наверное, слышали, как на последних мероприятиях мы говорили о «Ферми» (FERMI), и Вас, возможно, заинтересовало: что это такое? Почему вдруг Национальные Архивы США вспомнили об известных физиках 20-го столетия? На самом же деле FERMI – это сокращение от Federal Electronic Records Modernization Initiative т.е. «Федеральная инициатива по модернизации управления электронными документами».

Мой комментарий: Все мы прекрасно знаем, что обычно берётся симпатичное сокращение и к нему подбирается расшифровка, а не наоборот :) Имя Ферми всплыло совсем не случайно – в Национальных Архивах явно есть поклонники этого выдающегося учёного!

Не этот Ферми! (Фото Энрико Ферми, 1950 г., из фондов Национальных Архивов, см. https://catalog.archives.gov/id/595043 )

Проект FERMI появился благодаря «Плану автоматизации управления электронными документами» (Automated Electronic Records Management Plan,  https://www.archives.gov/records-mgmt/prmd/automated-erm.html , также см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/03/blog-post_5185.html  - Н.Х.), подготовленному в  поддержку Директивы M-12-18 по управлению государственными документами (Managing Government Records Directive, https://www.archives.gov/records-mgmt/m-12-18.pdf , о ней см. пост http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html - Н.Х.).

Проект FERMI нацелен на то, чтобы предоставить пригодный для использования в масштабе федерального правительства, современный, экономически эффективный, стандартизованный и интероперабельный набор решений для управления документами, обеспечивающий общие, наиболее важные функциональные возможности, поддерживающие работу служб управления документами федеральных органов исполнительно власти.

Хотя у федеральных органов могут быть разные миссии, структуры и ресурсы, у них действительно имеются общие потребности в управлении своими электронными документами. Всем им нужно управлять своими документами в соответствии установленными Национальными Архивами законодательно-нормативными требованиями и руководствами. Мы хотим упростить выяснение того, какие сервисы и решения отвечают этим требованиям, и используем для решения данной задачи несколько подходов.

Во-первых, мы сотрудничаем с двумя группами в Управление общих служб правительства США (U.S. General Services Administration, GSA): с Управлением менеджмента объединенными общими службами (Unified Shared Services Management, USSM, https://www.ussm.gov/ ), находящемся в подчинении Управлении общих решений и повышения эффективности (Office of Shared Solutions and Performance Improvement, OSSPI); и с подчиненной Федеральной службе закупок (Federal Acquisitions Services, FAS) группой по разработке так называемого 36-го Перечня (Schedule 36, см. https://www.gsa.gov/acquisition/purchasing-programs/gsa-schedules/list-of-gsa-schedules/schedule-36imaging-document-solution/records-management-solutions ).

Мой комментарий: У американской системы государственных закупок имеется следующая особенность. Существует Управление общих служб правительства (GSA), организующее эффективную и экономную поддержку деятельности федеральных государственных органов. Оно от имени федерального правительства в целом заключает с поставщиками типовые контракты (GSA Schedule Contracts, или GSA Schedules), содержащие предварительно согласованные цену, условия поставки, гарантии и ряд других условий. Такие контракты обычно заключаются с большими скидками. Поставщик получает отдачу вследствие того, что ведомства просто выбирают нужный контракт из соответствующего Перечня и обговаривают недостающие условия контракта напрямую с поставщиком, не проводя тендеров. Ряд ведомств заключает только такие контракты. Большинство типовых контрактов являются многосторонними (Multiple Award Schedules, MAS) – в этом случает GSA заключает типовой контракт на одну и ту же услугу сразу с рядом поставщиков, у каждого из которых может быть своя цена. 36-й Перечень многосторонних типовых контрактов (Multiple Award Schedule 36) - это перечень закупаемых через GSA офисных решений, решений для сканирования и управления документами, см. https://www.gsa.gov/portal/content/101046  .

Управление менеджмента объединенными общими службами

Национальные Архивы является координатором по вопросам оказания услуг в сфере управления документами и участвуют в деятельности Совета по деловым стандартам Business Standards Council (см. https://www.ussm.gov/managing-partners/ ). Мы даём рекомендации другим сферам услуг (кадровых ресурсов, управления финансами, управления грантами, ИТ и др.) с точки зрения управления документами. Управление USSM разработало «Федеральную интегрированную деловую концепцию» (Federal Integrated Business Framework, FIBF, https://www.ussm.gov/fibf/ ) с тем, чтобы помочь федеральным органам лучше координировать и документировать удовлетворение общих для ведомств деловых потребностей и сфокусировать своё внимание на результатах, данных, процессах и эффективности.

Группа разработки 36-го Перечня

Мы сотрудничали с Управлением общих служб правительства (GSA) над новой специальной статьёй Перечня 36 (Special Item Number, SIN) для закупок решений для управления электронными документами. Существующая статья SIN 51 504 был обновлена с тем, чтобы включать в себя только услуги, связанные с управлением физическими документами. Перечень был дополнен статьёй SIN 51 600 – «Решения для управления электронными документами» (Electronic Records Management Solutions) для услуг, необходимых для создания полноценного решения для управления электронными документами. Для включения их продуктов в статью SIN 51 600 Перечня, поставщики должны сделать заявление о соответствии Универсальным требованиям к управлению электронными документами UERM (Universal Electronic Records Management Requirements, см. https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/universalermrequirements , о них см. также https://rusrim.blogspot.ru/2017/08/blog-post_94.html - Н.Х.).

Универсальные требования к управлению электронными документами UERM

«Универсальные требованиям к управлению электронными документами» идентифицируют высокоуровневые деловые потребности в управлении электронными документами. Они являются базовыми требованиями для программы управления электронными документами, сформулированными на основе существующих нормативных документов, политик и руководств Национальных Архивов. Они служат отправной точкой для федеральных органов исполнительной власти, которые должны их использовать при разработке своих требований к системам. Специалисты по управлению документами должны сотрудничать с персоналом ИТ-службы и службы закупок с тем, чтобы адаптировать окончательные системные требования к специфическим потребностям своего ведомства.

Кроме того, мы сотрудничали с группами заинтересованных в нашей деятельности сторон с целью разработки следующих двух продуктов:
  • «Федеральная интегрированная деловая концепция управления электронными документами» (Electronic Records Management Federal Integrated Business Framework, ERM-FIBF, см. https://records-express.blogs.archives.gov/2018/01/25/opportunity-to-comment-draft-erm-federal-integrated-business-framework-and-use-cases-for-electronic-messages/ ).

    ERM-FIBF представляет собой типовую концепцию, идентифицирующую ключевые функции, действия и возможности, необходимые федеральным органам исполнительной власти для управления своими электронными документами. Концепция ERM-FIBF была разработана в соответствии со стандартами, установленными с разработанной USSM «Федеральной интегрированной деловой концепцией». В этом документе необходимые возможности связаны с соответствующими ссылками на нормативные и методические документы, в том числе на законы, нормативные акты, руководства и стандарты.

  • «Примеры использования электронных сообщений» (Use Cases for Electronic Messages, https://records-express.blogs.archives.gov/2018/01/25/opportunity-to-comment-draft-erm-federal-integrated-business-framework-and-use-cases-for-electronic-messages/ ).

    Этот документ представляет собой инструмент, который федеральные органы исполнительной власти могут использовать при закупке услуг или решений для управления электронными сообщениями. Он может использоваться государственными органами для демонстрации того, как поставщики реализуют заданные требования и рабочие процессы, которые взяты непосредственно из ERM-FIBF. «Примеры использования» рассказывают «истории» о том, как управлять электронными сообщениями.
В январе 2018 года мы выложили ERM-FIBF и «Примеры использования электронных сообщений» для публичного обсуждения и получили более 200 комментариев.

Мы продолжим информировать на блоге о ходе проекта FERMI, поэтому следите за новостями!

Кортни Андерсон (Courtney Anderson)

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2018/05/03/what-is-fermi/

Комментариев нет:

Отправить комментарий