Штат Техас, США: Что происходит с электронными документами в архивах? Часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2021/03/1.html )

3. Что вы делаете для того, чтобы облегчить доступ общественности к электронным документам?

Это сложный вопрос, поэтому я разделю его на две части.

Архивно-библиотечная служба штата Техас TSLAC берёт электронные документы, поступившие как часть партии материалов, передаваемых на архивное хранение исполнительным органом власти штата, и проверяет их архивную ценность.

После этой оценки, мы проверяем, что документы организованы логически, и создаём метаданные об этом порядке, а также метаданные о контенте документов как коллекции, а также о самом органе исполнительной власти. Всё это называется «научно-справочным аппаратом» (finding aid), который даёт общественности контекст, помогающий сориентироваться в своём поиске.

Затем я беру уже упорядоченные электронные документы, и выполняю предваряющую загрузку в архивную систему миграцию в обеспечивающие доступность форматы в том случае, если система обеспечения долговременной сохранности не может работать с такого рода исходным форматом (примером служат базы данных).

Я разделяю научно-справочный аппарат на части, соответствующие загружаемым папкам и отдельным документам, и связываю их друг с другом, для того, чтобы исследователь всегда, как минимум, знал, из какой коллекции взят конкретный файл.

Я также беру все метаданные, предоставленные органом исполнительной власти, и пытаюсь превратить их в расширенные метаданные, с которыми могли бы работать конечные пользователи.

Я также выполняю крупномасштабные манипуляции с электронными документами, хранящимися в Электронном архиве Техаса (Texas Digital Archive, TDA), с целью исправления появляющихся проблем и совершенствованию доступа -  как, например, в рамках текущего проекта по назначению даты создания для каждого объекта в TDA с целью улучшения возможностей для поиска. Данное направление работы – подходящая область применения для программирования и науки о данных (data science).

Я также выполняю разного рода исследования для выяснения того, как лучше всего обрабатывать различные типы документов / форматов, используя, например, искусственный интеллект / машинное обучение; и для решения вопроса о том, являются ли материалы социальных сетей архивными документами для Техаса.

Я также управляю порталом общественного доступа Электронного архива Техаса ( http://www.tsl.texas.gov/texasdigitalarchive ), обеспечивающим доступ к электронным документам, которые должны быть общедоступными, и который содержит веб-страницы с частями описанного выше научно-справочного аппарата.

4. Какую работу по обеспечению долговременной сохранности Вы выполняете в отношении электронных документов?

Работа по обеспечению долговременной сохранности зависит от специфических потребностей конкретного формата.

В случае стандартных форматов, с которыми умеет работать система обеспечения сохранности, я проверяю загруженные в систему файлы, чтобы убедиться, что всё корректно мигрировано в правильный файловый формат.

Для файловых форматов, с которыми система обеспечения сохранности работать не умеет либо делает это плохо, - я, при возможности, отыскиваю программное обеспечение, способное выполнить соответствующую миграцию, вручную выполняю такую миграцию в пригодный для длительного хранения стабильный формат, и ввожу в систему обе версии документа как единое целое.

Для составных объектов, таких, как DVD-видео или геоинформационные объекты (ГИС), я могу сделать копию для удобства доступа, в которой все компоненты объединяются в единое целое. Отличным примером такой работы является преобразование DVD-видео в mp4-файлы, пригодные для потоковой передачи в Интернете.

5. Где можно найти дополнительную информацию об обеспечении долговременной сохранности электронных документов?

Дополнительную информацию о деятельности в области электронной сохранности в TSLAC можно найти в Концепции обеспечения электронной сохранности TSLAC Texas State Library and Archives Commission Digital Preservation Framework, https://tsl.access.preservica.com/tslac-digital-preservation-framework/ ). Эта информация не включает академические источники.

Обеспечение электронной сохранности - это обычно изученный навык, сочетающий в себе знания и навыки из нескольких областей знаний. Хотя TSLAC не может поддерживать какого-либо конкретного поставщика, отличным академическим ресурсом является проект InterPARES. Ещё одним ресурсом для получения информации об электронной сохранности является «Поддерживаемый сообществом реестр инструментов электронной сохранности» (Community Owned digital Preservation Tool Registry, COPTR, https://coptr.digipres.org/Main_Page ). Наконец, на веб-сайте Совета руководителей архивных служб штатов и территорий США (Council of State Archivists, CoSA) есть раздел по работе с электронными документами ( https://www.statearchivists.org/electronic-records/ - для доступа из России может потребоваться анонимайзер – Н.Х.), который также может быть полезен.

Важно отметить, что цель обеспечения долговременной сохранности электронных документов может варьироваться в зависимости от обстоятельств. То, что работает для одного подразделения или организации, может оказаться непригодным для другого. По вопросам управления документами я бы рекомендовал обратиться за информацией к Вашему куратору из Департамента управления документами в органах власти штата и в местных органах власти (State and Local Records Management Division, SLRM, см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/contact ). Во многих часто встречающихся ситуациях, у них может быть ответ на Вашу проблему. Если ответа на Ваш вопрос у них нет, они могут направить вас к персоналу Электронного архива Техаса (TDA), который может дать рекомендации в зависимости от Вашей конкретной ситуации.

Джослин Сезар (Joslyn Ceasar)

Источник: сайт TSLAC
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2021/01/what-happens-to-electronic-records-in-the-archives/