Постановлением Правительства Ленинградской области от 25 ноября 2020 №778 утвержден «Порядок хранения и использования документов, образующихся в процессе электронного документооборота между государственным бюджетным учреждением Ленинградской области «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг», органами исполнительной власти Ленинградской области и организациями, участвующими в предоставлении государственных услуг».
Содержание документа следующее:
1. Термины и определения
2. Общие положения
3. Организация хранения электронных дел
4. Передача электронных дел ОИВ и организаций, хранение и уничтожение электронных дел в подсистеме «Государственный архив»
5. Передача электронных дел между ЦЭА и подсистемой «Государственный архив»
6. Использование сотрудниками ГБУ ЛО «МФЦ» электронных документов в ЦЭА
7. Обеспечение режима постоянного хранения электронных документов
8. Обеспечение безопасности при организации электронного документооборота
Приложение. Перечень метаданных, передаваемых с электронными документами в составе электронного дела в электронный архив
Мой комментарий: С моей точки зрения, это «первая ласточка» среди нормативно-правовых актов, в которой предпринята попытка установить правила организации хранения электронных документов, - и этот документ появился в регионе, а не в федеральном центре. Росархив же до сих пор ничего внятного по данному вопросу так и не сказал.
Понятно, что «с нуля» подготовить идеальный нормативно-правовой акт невозможно, и данный документ, скорее всего, будет ещё дорабатываться и шлифоваться по мере накопления практического опыта. При этом сама концепция организации архивного хранения электронных документов не вызывает серьезных возражений; но вот некоторые детали и требования я бы с удовольствием обсудила бы с авторами документа, поскольку у меня к ним есть серьёзные вопросы.
Для обеспечения сохранности электронных документов используется несколько информационных систем, которые взаимодействуют между собой:
- АИС МФЦ - автоматизированная информационная система обеспечения деятельности многофункциональных центров;
- ИС «Архивы ЛО» - региональная информационная система «Архивы Ленинградской области»;
- ЦЭА - обособленная программная подсистема «Централизованный электронный архив» в составе ИС «Архивы ЛО»;
- Ведомственный модуль «ЦЭА» - модуль подсистемы ЦЭА, осуществляющий автоматизацию архивных функций ведомственного архива органа исполнительной власти.
Для хранения электронных документов, создаваемых в процессе электронного документооборота между участниками взаимодействия, создается «Централизованный электронный архив» (ЦЭА), интегрированный с цифровой платформой «Госуслуги» (п.2.2).
В ЦЭА обеспечивается аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах, образующихся в процессе электронного документооборота при предоставлении государственных услуг (п.2.3).
ЦЭА создается в составе ИС «Архивы ЛО» в виде обособленной программной подсистемы ИС «Архивы ЛО» (п.2.4).
Участники взаимодействия в рамках настоящего Порядка могут выполнять следующие роли: обладатель информации, оператор, функциональный заказчик, уполномоченный орган (п.2.5).
Обладателями информации являются ОИВ и организации, использующие ведомственный модуль «ЦЭА» (п.2.6).
Каждый обладатель информации имеет в составе ЦЭА ведомственный модуль (архив) для хранения и использования электронных документов, образующихся при предоставлении государственных услуг в рамках его полномочий. Доступ к ведомственному модулю и управление электронными документами осуществляются через рабочее место обособленной программной подсистемы ИС «Архивы ЛО».
Обладатель информации обеспечивает и несет ответственность за ведение, обеспечение сохранности и использование электронных документов и сведений, подлежащих электронному хранению в ведомственном модуле.
Обладатели информации (п.2.6.3):
- Обеспечивают ведение ведомственного модуля и использование электронных документов ИС «Архивы ЛО»;
- Обеспечивают выдачу по запросам заявителей, ОИВ, организаций и иных государственных органов электронных копий документов или их заверенных копий на бумажном носителе;
- Осуществляют проверку аутентичности, полноты, достоверности, целостности и неизменности информации, содержащейся в электронных делах;
- Осуществляют подписание электронной подписью и направление электронных дел на хранение в ведомственный модуль «ЦЭА»;
- Осуществляют подписание электронной подписью и передачу документов постоянного хранения из ведомственного модуля «ЦЭА» в подсистему «Государственный архив»;
- Формируют и актуализируют ведомственную номенклатуру дел в ведомственном модуле «ЦЭА».
Функциональным заказчиком и оператором ЦЭА является Архивное управление Ленинградской области (п.2.7).
Оператор осуществляет следующие полномочия (п.2.8):
- Ведет реестр обладателей информации;
- Обеспечивает формирование предложений по развитию ЦЭА на основании предложений от обладателей информации и уполномоченного органа;
- Обеспечивает доступ к информации, содержащейся в подсистеме «Государственный архив»;
- Осуществляет полномочия обладателя информации, защиту информации, в том числе персональных данных, содержащихся в подсистеме «Государственный архив», от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий.
Уполномоченным органом является Комитет цифрового развития Ленинградской области (п.2.9).
Уполномоченный орган обеспечивает защиту информации в ЦЭА в соответствии с «Порядком взаимодействия органов исполнительной власти при создании, модернизации и развитии государственных информационных систем Ленинградской области», утвержденным постановлением Правительства Ленинградской области от 20 июня 2019 года №287.
Развитие и техническое сопровождение ЦЭА осуществляет Государственное казенное учреждение Ленинградской области «Оператор электронного правительства» (п.2.10).
Мой комментарий: Работу по хранению электронных документов будет обеспечивать целая «команда» органов государственной власти. Радует, что Архивное управление Ленинградской области играет в этой команде одну из ключевых ролей, поскольку оно является функциональным заказчиком и оператором ЦЭА.
Более подробно об этапах хранения электронных документов и дел, предусмотренных данным Порядком, я расскажу в отдельных постах.
Отмечу, что если архивисты не проводили тестирования описанной системы хранения, то наверняка сразу же «всплывут» проблемы, и в любом случае необходимо будет вести постоянный мониторинг ситуации и оперативно уточнять установленные требования.
Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=SPB;n=234205
Комментариев нет:
Отправить комментарий