Вопрос коллеги: Какие документы персонифицированного учета, ведущиеся организацией, нужно передавать на хранение в государственный архив?

Вопрос: Какие документы по персонифицированному учету организации нужно передавать на хранение в государственный архив?

В нашей организации сведения по персонифицированному учету в электронном виде формируют бухгалтерия и кадровая служба. На сегодняшний день непонятно, что из документов персонифицированного учета в организации должно быть отложено на долговременное хранение (50 лет) и в каком виде эти документы нужно хранить (электронном или бумажном). Согласно Перечню 2019 года:



Ответ:  С момента введения закона о персонифицированном учете документация организации, затрагивающая вопросы трудовых и пенсионных прав работников, фактически разделилась на две группы с очень разными требованиями к срокам их хранения:

• Кадровая документация, которая ведется в организации в соответствии с требованиями Трудового Кодекса – сроки хранения 75/50 лет;
  
  
• Документы персонифицированного учета, которые создаются и хранятся в соответствии с законом «О персонифицированном учёте». Эти документы должны храниться в организациях 5 лет.

Обращаю Ваше внимание на то, что 75-летний срок хранения для электронных документов персонифицированного учета установлен для самого Пенсионного фонда (ПФР), а для организаций установлен единый срок хранения - 5 лет. Это связано с тем, что только данные, включённые Пенсионным фондом в индивидуальный лицевой счёт (электронный документ, содержащий предусмотренные федеральным законом сведения о зарегистрированном лице, хранящиеся в информационных ресурсах Пенсионного фонда), используются для расчета и назначения пенсии, - а те документы, что хранятся в организациях, Пенсионным фондом во внимание не принимаются.

Лицевой счёт ведется Пенсионным фондом в течение жизни застрахованного лица. После смерти застрахованного лица сведения, содержащиеся в его лицевом счете, хранятся в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел (см. «Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах», утв. приказом Минтруда России от 21.12.2016 №766н, ред. от 14.06.2018 года).

Выводы

Если действовать строго в соответствии с законодательно-нормативными требованиями, то всё, что Вы направляете в ПФР, имеет временный срок хранения 5 лет, - только непонятно, от какого события следует его отсчитывать - от даты сдачи отчетности или от момента увольнения сотрудника. Поскольку это документы временного срока хранения, то на государственное хранение они передаваться не должны.

Я бы подстраховалась и пока что, по возможности, эти документы не уничтожала, и посмотрела, насколько они окажутся востребованными Вашими сотрудниками при оформлении пенсий. Само собой, организация может хранить эти документы и дольше 5 лет, если это оправдано с точки зрения её деловых потребностей.

С моей точки зрения, нет никакого смысла распечатывать эти документы и хранить их на бумаге – эти копии «для себя» никакой юридической силы всё равно не имеют и иметь не будут, тем более для ПФР, который должен обеспечить сохранность электронных подлинников этих документов в течении 75 лет  (другой вопрос, что у меня есть сомнения в способности Пенсионного фонда справиться с такой задачей – но, думаю, методом проб и ошибок он со временем найдёт подходящее решение).

Но при этом, я бы, наверное, попробовала наладить централизованное хранение всех этих документов в электронном виде и потренировалась на них в создании электронного архива организации.