Мой комментарий: Мне всегда очень интересны исторические «картинки», показывающие, как наши предшественники решали задачи управления документами в условиях своей эпохи :) Иногда эта практика была весьма изобретательной, а некоторые идеи вполне можно использовать и сегодня.
Мы возвращаемся на корабль «Новогодний подарок» (New Year’s Gift, см. также пост https://blogs.bl.uk/untoldlives/2020/12/new-years-gift.html - речь идёт о корабле Ост-Индской компании, отплывшем из Англии в марте 1613/14 г. в Сурат и Бантам вместе с «Гектором» (Hector), «Надеждой» (Hope) и «Соломоном» (Solomon) – Н.Х), чтобы поделиться с Вами ещё некоторыми инструкциями, которые были ему даны. На этот раз мы рассмотрим правила ведения документации в Азии на заре существования Ост-Индской компании и использование кодов в переписке.
Торговцам Компании в составе флотилии из четырех кораблей, отплывших из Англии в марте 1613/14 года, перед отплытием было сказано о том, что от них ожидается тщательное и «исключительно качественное» документирование их деятельности. Им были выданы:
- Четыре пары журналов и бухгалтерских книг (“faire bookes”);
- Четыре больших «промышленных» (“industriall”) журнала ежедневного учёта;
- Книги учёта расходов;
- Книги для копий писем;
- Большие листы бумаги в линейку для копирования журналов;
- Восемь пачек бумаги, большого и малого форматов;
- Чернила;
- Перочинные ножи;
- Перья;
- Твердый воск.
Дополнительные книги были отправлены на торговый пост Компании в Бантаме (Bantam) на борту корабля «Конкорд» (Concord).
Инструкции Ост-Индской компании по ведению документации 1614 года для торговых представителей компании (из записной книжки Томаса Элкингтона - Thomas Elkington, шифр IOR/G/40/25)
Предоставив достаточное количество канцелярских принадлежностей, Компания рассчитывала, что учетные записи повсеместно будут вестись «идеально». Главный представитель компании (chief factor) в Сурате (Surat) либо иное лицо, которому было поручено выполнение этой задачи, должны были обеспечить ведение бухгалтерских книг для общего счета Компании.
Все торговые представители-факторы, как действующие на постоянных фабриках, так и занимающиеся покупкой и продажей товаров на ярмарках или рынках, должны были время от времени представлять свои отчеты главному представителю в Сурате, для занесения данных в общие бухгалтерские книги.
Также все торговые представители обязаны были отправлять в Лондон копии своих журналов и сальдо своих бухгалтерских книг всякий раз, когда корабли Компании плыли в Англию. Главный торговый представитель обязан был с каждым кораблём посылать дословную копию своего журнала, изготовленную на поставляемых ему больших листах линованной бумаги. Поскольку все отправляемые копии изготовлялись на бумаге одного формата, в будущем в Лондоне их можно было сшить в один том. Компания также рассчитывала время от времени получать сальдо бухгалтерской книги главного торгового представителя, и один раз в год - точную копию его бухгалтерской книги.
Кадровые перестановки в Сурате не должны были приводить к изменению методов ведения документации. Никому из торговых представителей не позволялось забирать с собой бухгалтерские книги компании, как это случалось в прошлом. Завершенные книги должны были опечатываться и отправляться в Лондон, и изготавливались их копии для сохранения на фабрике, если это было нужно. В отчетности следовало использовать местные деньги и веса, давая соответствующие пояснения для Лондона.
Аналогичные инструкции были даны для фабрики в Бантаме (Bantam), при этом центральный офис документирования собирал информацию, направляемую действующими за пределами базы торговцами. Компания рекомендовала всем торговым представителям немедленно записывать всё, что произошло - «наша память в лучшем случае очень непрочная». Более того, в любой момент человека могла настигнуть болезнь или смерть.
Если торговые представители посылали на базу сведения о важном деле с использованием опасного или сомнительного способа передачи, Компания просила их писать тексты или, по крайней мере, «ключевые моменты» в «символах», то есть с использованием кода или шифра. Тогда в случае перехвата письма коммерческие тайны не разглашались бы и не наносился бы ущерб Компании. Копия шифра прилагалась к инструкции.
Маргарет Мейкпис (Margaret Makepeace)
Главный хранитель фондов (Lead Curator) Ост-Индской компании
Источник: блог Британской библиотеки «Нерассказанные жизни»
https://blogs.bl.uk/untoldlives/2021/02/east-india-company-instructions-for-keeping-records.html
Комментариев нет:
Отправить комментарий