Сохранение знаний: Как вести себя с уходящими сотрудниками

Данная заметка (фактически, несколько слайдов) Стена Гарфилда (Stan Garfield – на фото) была опубликована 4 марта 2021 года на сайте компании Lucidea.

За последние 20 лет много было написано о масштабной утечке мозгов, текучести кадров и стареющей рабочей силе. Независимо от того, как это называется, проблема заключается в том, что существенные знания во многих организациях выходят за дверь и больше уже не вернутся. В этом посте обсуждается эта проблема и как её можно решать

Подразделения теряют опыт и знания по разным причинам, в числе которых:

• Уход на пенсию: Сотрудники выходят на пенсию либо из-за возраста, либо из-за неспособности или нежелания найти новую работу;
  
  
• Повышение по службе, перемещение и смена ролей: Люди уходят со своей работы из-за того, что переходят на новую;
  
  
• Использование временного персонала, подрядчиков и консультантов: Для выполнения определенных ролей вместо полной занятости начинают использоваться неполный рабочий день или непостоянная занятость, что негативно влияет на преемственность;
  
  
• Слияния, поглощения, консолидации и реорганизации: Реструктуризация организации приводит к добровольному и вынужденному уходу сотрудников;
  
  
• Изменения в стратегии, направленности или специальности: Организации выбирают новые направления деятельности и соответственно заменяют персонал;
  
  
• Сокращение штатов: Меры по сокращению затрат приводят к увольнениям;
  
  
• Менталитет краткосрочной работы: Постоянные, лояльные сотрудники не ценятся и считаются чудаками, - в то время, как идёт погоня за быстрой прибылью;
  
  
• Разочарование: Сотрудники, видя бесконечные изменения, массовые увольнения, и неудачи руководства, становятся циничными по отношению к организации;
  
  
• Болезнь, смерть или необходимость ухода за близкими: Люди заболевают, умирают или вынуждены посвятить себя уходу за родственниками;
  
  
• Уход на новую работу: Сотрудники находят работу в других организациях.

Пять возможных путей решения данной проблемы:

• Обмен информацией: Попросите тех, кто может покинуть организацию, поделиться документами, идеями, находками, советами, приемами и методами;
  
  
• Инновации: Попросите сотрудников-ветеранов предложить более эффективные способы работы на основе их опыта;
  
  
• Повторное использование: Институционализируйте процессы для повторного использования извлечённых уроков, проверенных практик и полученных результатов;
  
  
• Сотрудничество: Создайте условия для сотрудничества между уходящими и остающимися сотрудниками;
  
  
• Обучение: Прикрепите учеников к опытным наставникам.

Здесь можно применить следующие десять методов управления знаниями:

• Использование проверенной практики: Документируйте, копируйте и повторяйте;
  
  
• Извлечённые уроки: Документируйте, анализируйте и повторно используйте;
  
  
• Создание профессиональных сообществ: Попросите всех представителей одной специальности, от новичков до специалистов со стажем и пенсионеров, присоединиться и принять участие в их работе;
  
  
• Анализ социальных сетей: Выявите ключевые «соединительные узды» и авторитетные ресурсы;
  
  
• Корпоративные социальные сети: Обеспечьте возможность онлайн-общения, материалы которого можно снабжать тегами, сохранять и вести по ним поиск;
  
  
• Видео: Записывайте учебные материалы, находки и истории, а затем заставляйте других сотрудников их смотреть;
  
  
• Сбор документов: Добавляйте документы, снабжайте тегами и обеспечьте возможность поиска по ним;
  
  
• Рассказывание историй: Попросите людей рассказывать истории во время общественных мероприятий, в процессе обучения и в записанных видео;
  
  
• Стимулы: Предложите стимулы, поощряющие делиться знаниями, повторно использовать их и оставаться на связи после увольнения - особенно в качестве активных членов профессиональных сообществ;
  
  
• Карты знаний (knowledge maps): Проведите инвентаризацию основных знаний, включая сведения о том, какие знания необходимы, кто ими располагает, как они используются и передаются.

Ниже приведены десять идей относительно того, как сохранять знания организации:

• Убедитесь, что у Вас действует программа управления знаниями. Не ждите до последнего момента, когда люди вот-вот уйдут на пенсию или покинут организацию;
  
  
• Сохраняйте в архиве собранные профессиональными сообществами наработки и материалы проведенных дискуссий;
  
  
• Попросите своих идеологов разработать учебные курсы по их специальностям;
  
  
• Предложите стимулы за подготовку персональных руководств по процессам, контактам и контенту;
  
  
• Проведите собеседования с использованием видео и используемых профессиональными сообществами инструментов общения, чтобы собрать истории, инструкции и рекомендации;
  
  
• Попросите людей представить десять наиболее часто используемых ими документов;
  
  
• Составьте карту знаний с целью определить источники знаний, их потоки и ограничения;
  
  
• Как можно раньше до ухода опытных сотрудников сформируйте пары наставник / ученик;
  
  
• Проведите семинары по «передаче эстафеты», в ходе которых уходящие сотрудники могли бы поделиться своим опытом и ответить на вопросы;
  
  
• Сформируйте сообщество бывших сотрудников организации и дайте возможность пенсионерам продолжать участвовать в деятельности сообществ до тех пор, пока они в силах вносить свой вклад.

Стен Гарфилд (Stan Garfield)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/knowledge-retention-how-to-deal-with-a-departing-workforce/