Ответ на вопрос коллеги: Простая электронная подпись и хранение электронных документов, часть 1

Вопрос: В компании принято решение о подписании дополнительных соглашений к договорам подряда с физическими лицами, а также актов выполненных работ к ним, простой электронной подписью (ПЭП). При этом основной договор подписан на бумажном носителе и содержит все условия, необходимые для подписания дополнительных соглашений и актов простой электронной подписью (адреса электронных почт, с которых будут обмениваться данными, и прочие условия выполнены). С юридической точки зрения все будет оформлено правильно.Но перед архивом компании встают вопросы хранения документов долговременного срока хранения, подписанных ПЭП:

• В каком виде/формате хранить?
  
  
• Что должна содержать связка: документ с простой электронной подписью (ПЭП) – его метаданные?
  
  
• Как обеспечить читаемость документа через какое-то время?

Ответ: Итак, отвечаю на Ваши вопросы, касающиеся простой электронной подписи.

В каком виде/формате хранить?

В отличие от усиленных электронных подписей, которые «намертво» привязаны к конкретному электронному документу в конкретном формате, простые электронные подписи такого функционала не имеют - поэтому выбор формата, в котором Вы будете хранить документы, во многих случаях полностью зависит от Вас. В Правилах 2015 года предлагается использовать формат PDF/A:

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526

2.31. Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A.

Эта рекомендация, с моей точки зрения, неразумная – но если она Вас устраивает, на эти Правила можно ссылаться.

Помните, что в ситуациях, когда есть вероятность оспаривания таких документов, желательно в любом случае сохранять документ в его первоначальном формате (в котором он вошёл в Ваши деловые процессы и/или был послан контрагенту) – а также в формате, требуемом Ваше нормативной базой (если таковой установлен).

Часто документ лучше сохранять в той системе, в которой он был создан или получен – поскольку, например, подлинность сообщения электронной почты проще доказать, если письмо всё время хранится в почтовой системе; а в случае перемещения такого письма, например, в СЭД, могут возникнуть дополнительные спорные моменты.

Когда Вы определитесь с форматом, желательно включить соответствующее требование в договор подряда, чтобы в дальнейшем сразу получать документы в этом формате, избегая тем самым проблем и конфликтных ситуаций, связанных с преобразованием документа в иной формат.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2021/03/2_30.html )