Ответ на вопрос коллеги: Простая электронная подпись и хранение электронных документов, часть 2

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2021/03/1_29.html )

Что должна содержать связка: документ с ПЭП – его метаданные?

Метаданные и другая вспомогательная информация и документы должны быть достаточными для того, чтобы в случае необходимости доказать:

• Кто и когда подписал документ (в том числе в ситуации, когда подписант пытается отказаться от своей подписи)
  
  
• Наличие у подписанта соответствующих полномочий на момент подписания
  
  
• От кого подписант получил проект документа
  
  
• Кому документ был направлен, и кто его фактически получил
  
  
• Место документа в деловых процессах и в документации по конкретному вопросу. Если документы не предшествовали обычные для документов такого типа документы/действия, и после его подписания не последовали ожидаемые документы/действия, вряд ли ему будет доверять.
  
  
• Сведения, позволяющие подтвердить неизменность документа (контрольные суммы, хещи, усиленные электронные подписи, отметки времени и т.п.)

Более конкретные советы здесь могут дать юристы организации, уже имеющие опыт соответствующе судебной практики.

В отличие от документов, подписанных усиленными электронными подписями, документ с ПЭП не является самодостаточным в плане доказывания его подлинности, аутентичности и целостности. В случае сомнений потребуется информация, отражающая контекст соответствующей деловой деятельности, обстоятельства его создания и передачи, взаимосвязь с другими документами в т.ч. созданными в ходе его отработки, дополнительные сведения, подтверждающие факт подписания и т.д.

Например, при использовании электронной почты, важно показать, что конкретное электронное письмо является составной частью переписки с контрагентом, взаимосвязано с другими письмами, не него последовала документированная реакция, имеются квитанции об отправке и получении. Также могут понадобиться системные логи, помогающие подтвердить подписание документа конкретным сотрудником, в конкретное время и на конкретном компьютере; а также сведения от оператора связи, подтверждающие отправку и доставку электронного письма.

В ряде случаев оправдано создание заверенных экземпляров/копий в т.ч. снимков экрана, как бумажных, так и электронных с УЭП (в т.ч. заверенных нотариально). Об этом в первую очередь стоит подумать в отношении документов высокого риска (когда есть конфликт, который с большой вероятностью может вылиться в судебный спор), а также при передаче подобных документов на длительное и постоянное хранение.

Часто для подтверждения факта подписания документа используются как специальные, так и имеющиеся в системе по умолчанию метаданные. С моей точки зрения, опираться на одни только метаданные не всегда удобно при использовании этих документов, особенно тогда, когда документ требуется представить в качестве доказательства в суде (например, в трудовых спорах). Желательно подумать о том, чтобы – там, где подписание оформляется не в виде присутствующего в тексе визуального элемента, а, например, через отметку в карточке документа – сведения о подписании ПЭП показывались (например, в виде чётко отделяемого от самого документа автоматически формируемого штампика) при визуализации документа т.е. при его выводе на печать, в файл или на экран компьютера.

Помимо этого, стоит продумать вопрос о том, в каком объеме нужно сохранять электронную переписку с работниками, связанную с исполнением договора, сколько лет организации нужно её хранить. В наших законодательно-нормативных актах этот вопрос вообще не урегулирован, однако, как показывает анализ правоприменительной практики, именно электронная переписка достаточно часто становится основной доказательной базой сторон.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2021/03/3.html )