Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации

Приказом Росархива от 9 декабря 2020 года №155 были утверждены «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях».

Для справки: Разработка Правил была включена в план мероприятий («дорожную карту») по совершенствованию законодательства и устранению административных барьеров в целях обеспечения реализации Национальной технологической инициативы по направлению «Технет» (передовые производственные технологии), утвержденный распоряжением Правительства РФ от 23 марта 2018 года №482-р.

Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных корпораций, государственных и муниципальных организаций, выступающих разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производством научно-технической продукции, в процессе деятельности которых образуется НТД.

По их решению, настоящие Правила могут применяться и негосударственными организациями, занимающимися аналогичной деятельностью, при организации хранения, комплектования, учета и использования их НТД (п.4).

Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района, выступающие заказчиками НТД, обязаны создавать архивы, в том числе специально предназначенные для комплектования, учета, хранения, обращения и использования НТД (технические архивы) и обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе НТД, в течение установленных сроков хранения (п.7).

Мой комментарий: В п.7 появляется отсутствующее в действующем законодательстве требование о создании государственными и муниципальными органами архивов НТД. Вряд ли уместно подобное делать в подзаконном нормативном акте невысокой юридической силы.

Государственные организации, государственные корпорации и муниципальные организации обязаны обеспечивать сохранность НТД в течение установленных сроков хранения. В этих целях указанные организации вправе создавать архивы, технические архивы (п.8).

Организации вправе осуществлять комплектование, учет, хранение, обращение и использование НТД с использованием информационной системы, предназначенной для хранения электронных архивных документов, соответствующей техническим требованиям (п.9):

• Требованиям к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения, утвержденные приказом Минкомсвязи России от 2 сентября 2011 г. № 221;
  
  
• Требованиям по обеспечению безопасности значимых объектов критической информационной инфраструктуры Российской Федерации, утвержденные приказом ФСТЭК России от 25 декабря 2017 г. № 239;
  
  
• Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственного органа, утвержденные приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69.

Мой комментарий: Формулировку п.9 иначе, как детской, назвать нельзя – поезду разрешили ездить по рельсам :) Любой современный специалист знает, что многие ключевые виды современной НТД существуют только в электронной форме, и управлять ими иначе, как в соответствующих информационных системах, нереально. То, что при этом в Правилах требуется исполнять оторванные от жизни, противоречивые и никем всерьёз на практике не применяемые – иначе говоря, мёртворожденнные требования, пусть останется на совести авторов Правил.

Интересно также, почему в отношении используемой информационной системы требования выставлены только в отношении организаций, а на органы государственной власти, хранящие НТД-документация, это не распространяется?

Второй момент: если информационная система не отвечает требованием этих трёх документов (насколько мне известно, соответствующим всем этим требованиям систем в природе пока что не существует) - как организация должна будет вести комплектование, учет, хранение, обращение и использование НТД - на глиняных табличках?
 
Задачи и функции архива, технического архива определяются положением, утверждаемым руководителем организации (п.10).

Содержание Правил следующее:

I. Основные положения

II. Организации комплектования, учета, хранения, и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, выступающих заказчиками НТД

III. Организация хранения комплектования, учета и использования научно-технической документации в государственных и муниципальных организациях

IV. Передача научно-технической документации в архив (технический архив) организации

V. Организация использования научно-технической документации

VI. Экспертиза ценности научно-технической документации выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

VII. Передача научно-технической документации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив

VIII. Передача научно-технической документации при смене руководителя, реорганизации, ликвидации, изменении формы собственности организации

IX. Хранение электронных научно-технических документов на физически обособленных носителях и с использованием информационной системы

Мой комментарий: Думаю, что я более подробно дополнительно прокомментирую нормы по хранению электронных НТД-документов. Полагаю, что, как уже, к сожалению, стало привычным, главной проблемой является то, что разработка нормативно-правовой базы начинается с установления низкоуровневых требований процедурно-технологического уровня, в отсутствие чётко формулированных ключевых высокоуровневых принципов и ожидаемых результатов хранения научно-технической документации и в отсутствие понимания того, что в условиях непрерывных быстрых перемен низкоуровневые требования мгновенно устаревают.

По-прежнему остро стоит вопрос о ведомственных архивах, которые государственные и муниципальные организации создавать не обязаны, не говоря уже об отдельных архивах НТД. И если с бумажной НТД классический ведомственный архив, с моей точки зрения, более-менее может справиться, то для работы с современной НТД необходим электронный архив, создать который сейчас мало кто готов. Особенно непосильна эта ноша для небольших учреждений, органов и организаций. И чем больше требований к архивам предъявляется, тем меньше желающих взваливать на себя это бремя в период, когда у всех есть проблемы с финансированием и кадрами.

Не менее важным является вопрос о том, какие НТД-документы относятся к составу Архивного фонда Российской Федерации и в обязательном порядке подлежат передаче на государственной хранение. Сейчас у нас в этом вопросе полная неразбериха.

Третий важнейший вопрос – это обеспечение защиты авторских прав и прав собственности на НТД-документы. При передаче на государственное хранение НТД коммерческих организаций фондообразователи фактически теряют контроль над этими документами и оказываются не в состоянии защитить свои права. Поэтому если с организационно-распорядительной документацией коммерческие организации расстаются достаточно часто без сожаления, то передавать государству «за так» свои права на НТД никто не собирается, поскольку коммерческая ценность этих документов часто очень велика.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=379099