Ответ на вопрос коллеги: Простая электронная подпись и хранение электронных документов, часть 3

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2021/03/2_30.html )

Как обеспечить читаемость документа через какое-то время?

Учитывая, что речь идет о документах, подтверждающих трудовые и пенсионные права граждан, срок хранения этих документов – 50 лет. Это означает, что каждые 5-10 лет Вашей организации придется проводить конверсию и миграцию этих документов в новые форматы и на новое программное обеспечение.

В длительной перспективе проблема решается с использованием со временем изменяющегося комплекса организационных, правовых и технических мер, среди которых:

• Четко сформулированный и регулярно актуализируемый порядок хранения электронных документов,
  
  
• Документация, подтверждающая исполнение данного порядка – особенно в процессах конверсии/миграции. Это акты о проведении конверсии/миграции, документы по аудиту систем и устранению выявленных недостатков, а также о надлежащем обучении персонала.
  
  
• Предпочтительное применение форматов, подходящих для долговременного хранения, что позволяет реже проводить конверсию в новые форматы; регулярный пересмотр списка таких форматов;
  
  
• Отслеживание процессов устаревания информационных технологий (программного обеспечения, оборудования, носителей. Форматов и т.п.), планирование и регулярное своевременное проведение конверсии и миграции, а в сложных случаях – поддержка эмуляции.
  
  
• Взаимодействие с юристами организации, с тем, чтобы вовремя узнать и реагировать на проблемы, с которыми те сталкиваются в ходе реальной судебной практики; а также со службами ИТ и информационной безопасности.
  
  
• Мониторинг методов работы, используемых аналогичными организациями и государственными органами в отношении аналогичных документов. В России всегда важно как не слишком высовываться», так и быть не хуже других :)

В этой связи уже сейчас необходимо подумать о разработке локальных нормативных актов, описывающих, как в Вашей организации будет проводиться эта работа. За основу можно, например, взять рекомендации, которые содержатся в ГОСТ Р 13008-2015 «Процессы конверсии и миграции электронных документов».

Кроме того, хочу обратить Ваше внимание еще на две проблемы:

• Во первых, у Вас возникает смешанный (электронно-бумажный) комплект документов по договору. Поэтому было бы желательно рассмотреть вопрос о создании электронной копии (скана) договора подряда, который Вы подписываете на бумаге с физическим лицом, для того, чтобы комплект документов в электронном виде был полный и с ним было бы удобно работать как в оперативной деятельности, так и при архивном хранении документации.
  
  
• Во-вторых, в случае длительного хранения документов с ПЭП нужно сделать всё возможное, чтобы избежать впоследствии перепроверки ПЭП на основании первичных метаданных и сведений, которые могут и не сохраниться. С этой целью можно использовать традиционные инструменты заверения документов – вплоть до удостоверения подлинности целого массива документов одним бумажным или электронным актом, подписанным уполномоченным руководителем. Также можно подумать об использовании современных технических средств – хешей, усиленных электронных подписей и отметок времени.