Я действительно застрял на этом вопросе [- в чем польза для организации от уничтожения электронных документов? – Н.Х.]. Я пришёл к выводу, что такое уничтожение невозможно убедительно обосновать.
Посмотрите на все те варианты, о которых Вы подумали, когда прочитали заголовок поста - и о которых я тоже подумал - я не могу сказать Вам, сколько они будут стоить для организации и в каких случаях. В большинстве случаев, никто не может этого сказать. Большинство организаций не в состоянии даже сделать обоснованные предположения.
И у меня возникает такое чувство, что мы зря тратим время, пытаясь оправдать уничтожение, если только мы не имеем дело с какими-то действительно крайне токсичными для наших организаций документами, или же с чем-то вроде данных о потребителях, где мы обязаны их уничтожить под угрозой вполне определённых крупных штрафов.
Мне кажется, что здесь такая же ситуация, как с безопасностью – единственный момент времени, когда мы можем заставить представителей высшего руководства обратить внимание на вопросы уничтожения, это сразу после инцидента - типа ситуации, когда организации приходится оплатить счёт фирмы, оказывающей услуги по электронному раскрытию, за то, что та придёт и «просеет» всю информацию.
В настоящий момент никакой экономической отдачи от проведения уничтожения, вероятно, не будет, поскольку ничто иное, кроме [крупных] штрафов за нарушение законодательства о защите персональных данных (типа европейского закона GDPR), не способно оправдать затраты.
У меня также есть проблема с обоснованием уничтожения с точки зрения приоритетов. Думаю, что настоящая проблема с «зацикливанием» на уничтожении заключается в том, что оно требует времени, которое можно было бы потратить на решение действительно волнующих людей вопросов.
Участвующие в деловых процессах сотрудники хотят, чтобы нужная им информация предоставлялась им тогда, когда она им нужна.
Руководители хотят информационной подпитки их процессов принятия решений, с тем, чтобы они могли принимать решения, основанные на фактах.
Клиенты хотят иметь возможность получать документы об их взаимодействии с Вами, не вступая при этом в общение с людьми.
И каждая минута, каждый доллар, который мы тратим на уничтожение, - это минута и доллар, которые мы не сможем потратить на то, чтобы помочь людям выполнять важные для них дела.
Уничтожение важно только для нас.
Так что я застрял.
Как нам продвигаться вперед с практикой уничтожения электронных документов?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Мой комментарий: Пост Карла написан в слегка эпатажной манере. Он прекрасно понимает, что есть случаи, когда информацию следует уничтожать в соответствии с требованиями законодательства, для того, чтобы убрать следы старых «грешков» или же для повышения эффективности поиска и производительности информационных систем. Вопрос, скорее, в том, насколько оправданно в электронной среде регулярное проведение трудоёмких процессов уничтожения информации и документов, подобно тому, как это делается с бумажными документами. Дать убедительный (для руководства) ответ на этот вопрос – это, с моей точки зрения, «высший профессиональный пилотаж» в нашей отрасли; и такой ответ очень сильно зависит от конкретных условий, в которых соответствующая организация ведёт свою деятельность.
Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).
https://informationgovernance.blog/2021/02/18/the-business-value-of-electronic-record-destruction/
Комментариев нет:
Отправить комментарий