Эти два элемента следующие:
- Стратегическое управление программой управления документами (Program Governance);
- Обоснование полезности программы управления документами для основной деловой деятельности
Провал в стратегическом управлении программой - это неспособность обеспечить во всей организации эффективное управление документами силами руководителей основных деловых подразделений. Фактически это неспособность доказать полезность управления документами на уровне руководства, и трансформировать эту полезность в концепцию, в соответствии с которыми руководители могли бы действовать.
Провал с обоснованием полезности программы управления документами для основной деловой деятельности - это неспособность объяснить сотрудникам основных деловых подразделений, какую отдачу для себя любимых они могут быстро получить.
У руководителей служб управления документами недостаточно влияния и полномочий в организации для того, чтобы заставить людей хорошо вести документацию, и они никогда не будут этого делать. Это означает, что первой и главной задачей программы управления документами должно быть получение поддержки со стороны руководства.
Для успеха любой программы управления документами требуется, чтобы вся организация проявила заинтересованность и включилась в её реализацию. Без поддержки кого-то, кто обладает властными полномочиями на уровне всей организации, лучшее, что у Вас может получиться, - это очаги хорошего управления документами; и если Вы не можете заручиться поддержкой высшего руководства, это именно то, к чему Вы должны стремиться. Независимо от того, какая часть организации находится в подчинении самого старшего руководителя, готового управлять своим персоналом с учётом качества управления документами, - именно там Ваши усилия будут в наибольшей степени вознаграждены.
При стратегическом управлении программой важно сосредоточить внимание на том, чтобы санкции за невыполнение её требований были неотвратимыми. Теория рецидивизма говорит нам, что неизбежность наказания за проступок в наибольшей степени коррелирует с отсутствием рецидивизма. Это означает, что какой бы механизм отчетности Вы ни спроектировали, он должен давать руководителям простую информацию, пригодную для выполнения на её основе действий, с тем, чтобы они могли действовать как с уверенностью, так и с минимальными усилиями.
Если Вы правильно осуществляете стратегическое управление программой, то отдача для основной деловой деятельности менее важна. Как бы эти слова ни застревали у меня в горле, - это правда. Встречаются программы управления документами, которые, как кажется, изо всех сил затрудняют работу сотрудников основных деловых подразделений и не дают им никакой деловой отдачи, - но при этом эффективны (по крайней мере, в краткосрочной перспективе), благодаря хорошему стратегическому управлению программой.
Тем не менее, отдача для основной деловой деятельности является (для меня) самым важным элементом долгосрочного успеха программы управления документами - как на уровне программы, так и на уровне отрасли. Программы, неспособные дать отдачу для деловой деятельности, часто не доживают до того момента, когда становятся самодостаточными. Они требуют большего непрерывного давления со стороны руководства, и рано или поздно руководство от этого устаёт и переключается на другие дела.
Простая правда заключается в том, что сотрудники деловых подразделений должны ценить те документы, которые мы просим их вести и хранить. Эта ценность должна быть осязаемой и реальной, и у них должно быть чувство, что лично они получат соответствующую отдачу, и «очень скоро».
Программы, которые достигают этого, становятся само-управляемыми (self-policing). Активное стратегическое управление превращается в обеспечение уверенности, и, в конечном итоге, просто в мониторинг.
С моей точки зрения, важнее всего осознать, что ни одна из вышеперечисленных проблем не является технической; и что хотя технические проблемы важны, однако сами по себе они не определяют успех или провал программы управления документами.
Сказанное должно стать предостережением для каждого специалиста по управлению документами, когда он выбирает те из повседневных проблем, на которых он должен сосредоточиться. Является ли очередной пункт в Вашем списке дел технической проблемой? Или же это проблема, важная для руководства высшего звена или для основных деловых подразделений, решение которой действительно повлияет на Ваши шансы на успех или неудачу?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).
https://informationgovernance.blog/2021/02/19/the-two-places-records-management-programs-are-most-likely-to-fail/
Комментариев нет:
Отправить комментарий