Уже не раз было сказано, что не существует универсального, пригодного на все случаи жизни решения для полномасштабного управления информацией (information governance, IG). – Реже, но не менее справедливо, отмечается, что более не рекомендуются подходы, предусматривающие решение задачи полномасштабного управления информацией посредством разово выполняемого проекта. Полномасштабное управление информацией – не та задача, которую можно один раз решить, а затем забыть про неё и при этом ожидать постоянного успеха. Нет, ARMA считает, что полномасштабное управление информацией – это непрекращающаяся деятельность, это подход, который постоянно применяется и совершенствуется с течением времени.
Если раньше большинство компаний разово внедряли IG в определенный момент времени, то теперь можно наладить процессы, которые берут за основу Ваше планирование на определенный момент времени и запускают непрерывный процесс аудита и аналитики, совершенствуя результаты IG в режиме реального времени.
В отчёте описано множество путей, используемых в настоящее время компаниями для достижения целей IG. В документе говорится о «локальных» (siloed) подходах, когда пытаются разделить связанные с полномасштабным управлением информацией усилия по разным структурным подразделениям и функциям. Такого рода подходы приводят к «несогласованным или дублирующим усилиям; или, что ещё хуже, к серьезным проблемам с исполнением законодательно-нормативных и иных требований».
Ещё одна часто встречающаяся разновидность того же подхода - это «сиюминутные» подходы - создание программы IG посредством выполнения серии «разовых» проектов. Хотя это даёт лучшие результаты, чем локальные подходы (если только Вы не комбинируете оба метода), однако создавать общеорганизационную стратегию только для того, чтобы всё заново переделать, когда позже появятся проблемы - также не является рекомендуемым подходом.
Нет, современный подход - это метод непрерывного полномасштабного управления информацией (continuous IG) - и он может помочь Вам изменить Ваш подход к информации с тактического на стратегический. IG способен дать четкое видение, способное стать основой для действий в режиме реального времени, с тем, чтобы вносить изменения, корректировать и улучшать, по мере того, как Вы более успешно достигаете своих организационных целей в плане IG.
В аналитическом отчёте это объясняется более глубоко:
«Непрерывный аудит и аналитика представляют собой методологию - подход к работе с информацией организации. Этот охватывающий весь жизненный цикл подход играет ключевую роль для правильного полномасштабного / стратегического управления Вашей информацией, поскольку он информирует Вас о состоянии Вашей информации в режиме реального времени (например, о том, что это за информация, где она находится, как осуществляется её обработка, есть ли нестыковки и т.д.), с тем, чтобы Вы могли предпринять соответствующие действия с ней на всех этапах жизненного цикла информации».
Данный подход также помогает согласовать IG со взаимосвязанным подходом, который многие используют в оперативном управлении информацией (information management), являющимся тактическим исполнением стратегии (IG), - с управлением жизненным циклом информации (information lifecycle management, ILM). При использовании подхода ILM, специалист по работе с информацией связывает конкретную тактику, используемую при перемещении элемента информации по организации, с тем, что изменяется на разных этапах. Такая реализация тактики ILM должна идти под руководством IG, и в большинстве организаций так и происходит. Если в чём и была здесь слабость, то это – проведение непрерывной оценки стратегии, - которая, в отсутствие постоянного аудита и аналитики, было невозможно. Но теперь это стало возможным.
Модель ARMA жизненного цикла информации
Большинство организаций не могут просто взять и начать использовать свой перспективный подход к достижению полномасштабного управления информацией с «чистого листа», не рассматривая одновременно взаимосвязанный с ним процесс чистки существующей информации. Как отмечается в аналитическом отчёте, «… хорошая стратегия продвижения вперед должна сочетаться с подходом чистки. Какой бы подход Вы ни выбрали, проводить чистку или идти вперёд, Вы почти наверняка сможете перенаправить изученную Вами информацию на другую сторону этого двустороннего подхода».
Одним из основных преимуществ подхода непрерывного аудита и аналитики является способность выполнять задачи по согласованию информации (information reconciliation). Согласование информации происходит, когда вы сопоставляете информацию из двух или более источников друг с другом или же с некоторыми критериями, которые Вы устанавливает для выявления несоответствий. При обнаружении несоответствия его можно исправить или передать на следующий уровень обработки. С помощью программного обеспечения согласование информации может происходить в режиме реального времени, и исправления могут быть внесены до того, как влияние несоответствий станет ощутимым – или же, в большинстве случаев происходит сегодня, выявляется ошибка и для её решения привлекается человек.
В аналитическом отчёте объясняются преимущества применения непрерывного аудита и аналитики для целей полномасштабного управления информацией - они многочисленны и убедительны. Если кто-то пытается понять, что будет происходить дальше в мире полномасштабного / стратегического управления информацией, то это, скорее всего, и будет ответом.
Чтобы узнать больше о данной теме, скачайте бесплатный аналитический отчёт (белую книгу) «Как вывести вашу программу полномасштабного управления информацией на новый уровень с помощью непрерывного аудита и аналитики» (How to Take Your IG Program to the Next Level with Continuous Auditing and Analytics, https://armai.informz.net/ARMAI/pages/ASG_Next_Level_White_Paper ), подготовленный ассоциацией ARMA International совместно с компанией ASG Technologies; или просмотрите одноименный часовой вебинар по адресу https://youtu.be/K4uWZEb17h0 .
Ник Инглис (Nick Inglis)
Источник: сайт журнала ARMA Magazine
https://magazine.arma.org/2021/02/whats-next-in-information-governance-continuous-audit-and-analytics/
Комментариев нет:
Отправить комментарий