Передача электронных дел, образующихся при предоставлении государственных услуг, на хранение в Государственный архив Ленинградской области, и их хранение

«Порядок хранения и использования документов, образующихся в процессе электронного документооборота между государственным бюджетным учреждением Ленинградской области «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг», органами исполнительной власти Ленинградской области и организациями, участвующими в предоставлении государственных услуг», утвержденный постановлением Правительства Ленинградской области от 25 ноября 2020 №778, устанавливает порядок передачи электронных дел между обособленной программной подсистемой «Централизованный электронный архив» в составе ИС «Архивы ЛО» (ЦЭА); и подсистемой «Государственный архив» (раздел 5); а также порядок постоянного хранения электронных документов в ИС «Архивы ЛО» (раздел 7).

Электронные дела постоянного хранения передаются по истечении ведомственного срока хранения из ЦЭА в подсистему «Государственный архив» (п.5.1). Ответственными за передачу документов на постоянное хранение в ИС «Архивы ЛО» являются соответствующие органы исполнительной власти (ОИВ) и организации, ответственные за предоставление государственных услуг.

Непосредственно передачу на постоянное хранение осуществляет работник ОИВ или организации, ответственный за ведение ведомственного модуля «ЦЭА» (п.5.2).

Передаваемые электронные дела подписываются электронной подписью руководителя передающих документы ОИВ или организации (п.5.3). Каждое дело имеет описание всех документов и наименование услуги, при предоставлении которой оно было сформировано (п.5.4).

Электронные документы хранятся в электронном виде, подписанные электронной подписью уполномоченного сотрудника ОИВ или организации (п.5.5).

Электронные документы в составе электронного дела передаются на постоянное хранение только в формате PDF/A в соответствующий раздел «Электронные документы» ОИВ или организаций в ИС «Архивы ЛО» (п.5.6).

Мой комментарий: Мне кажется, с электронными подписями здесь какая-то путаниуа, и их явно переизбыток:

Во-первых, упоминаются электронные подписи, которые были использованы при предоставлении государственных услуг (п.4.1)

Во-вторых, передаваемые на постоянное хранение электронные дела подписываются электронной подписью руководителя ОИВ или организации, передающих документы (п.5.3).

В-третьих, электронные документы хранятся в Государственном архиве электронном виде, подписанные электронной подписью уполномоченного сотрудника ОИВ или организации (п.5.5).

Очень спорным является положение об использовании только оного формата PDF/A. Если при предоставлении государственных услуг использовался иной формат документа, то при преобразовании этого подлинника в формат PDF/A будет получена неподписанная копия (напомню, что ЭП жестко связана с тем электронным объектом, который ею подписан, и её просто так «перенести» на другой объект невозможно). В результате документ может потерять юридическую значимость и доказательную силу.

В целях обеспечения электронного документооборота, в том числе при передаче электронного контейнера на хранение в ИС «Архивы ЛО», используется цифровая платформа «Госуслуги» (п.5.7).

В ходе передачи документов на постоянное хранение формируется акт приема-передачи документов (совершения транзакции), который содержит следующие сведения: дата передачи, фамилия, имя, отчество лица, осуществляющего передачу (транзакцию) электронного дела, электронная подпись руководителя ОИВ или организации (п.5.8).

Передача электронных дел в ИС «Архивы ЛО» осуществляется с обязательной проверкой на аутентичность, полноту, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных делах (п.5.9).

Порядок обеспечения режима постоянного хранения электронных документов установлен в разделе 7.

Постоянное хранение электронных документов осуществляется в ИС «Архивы ЛО» (п.7.1).
В целях обеспечения постоянного хранения электронных документов осуществляются следующие процедуры (п.7.2):

• Формирование ведомственным модулем «ЦЭА» и передача в ИС «Архивы ЛО» архивной единицы хранения, включающей электронное дело, электронную подпись и метаданные;
  
  
• Проверка действительности электронной подписи на момент подписания электронного документа в составе электронного дела при принятии на хранение с фиксацией результата проверки в метаданных;
  
  
• Проверка метаданных электронного документа;
  
  
• Обеспечение аутентичности архивной единицы хранения, включающей электронный документ, электронную подпись, метаданные;
  
  
• Обеспечение соответствия электронного документа его метаданным с возможностью проверки этого соответствия в течение всего его срока хранения путем подписания документа и его метаданных электронной подписью.

За 30 календарных дней до прекращения срока действия сертификата ЭП должны быть сформированы метаданные о результате проверки текущей электронной подписи. После проведения указанных процедур документ должен быть подписан новой ЭП (п.7.3).

При запросе документа из подсистемы «Государственный архив» запрос подписывается ЭП руководителя ОИВ, организации. Ответ на запрос подписывается ЭП руководителя государственного казенного учреждения «Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге» (п.7.4).

Мой комментарий: В российском законодательстве это одна из первых «ласточек», предусматривающих переподписание архивных документов. Учитывая то, что в федеральной нормативной базе нет фундамента, на который может опереться процедура переподписания, и с переподписанием связаны повышенные риски – сотрудник архива запросто может при переподписании подменить или «подправить» документ, в том числе изданный руководством региона или, скажем, затрагивающий имущественные права граждан и организаций – боюсь, что Ленинградская область скоро станет у нас пионером в деле хождения по граблям :)

Кроме того, краткость раздела о хранении свидетельствует о том, что архивисты сами ещё толком не понимают, как они будут обеспечивать постоянное хранение электронных документов.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=SPB;n=234205