Порядок организации ведомственного хранения электронных дел, образующихся при предоставлении государственных услуг в Ленинградской области

«Порядок хранения и использования документов, образующихся в процессе электронного документооборота между государственным бюджетным учреждением Ленинградской области «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг», органами исполнительной власти Ленинградской области и организациями, участвующими в предоставлении государственных услуг», утвержденный постановлением Правительства Ленинградской области от 25 ноября 2020 №778 устанавливает следующий порядок организации хранения электронных дел (раздел 3).

Электронное дело формируется «посредством функционала АИС МФЦ при подаче заявителем запроса на предоставление государственной услуги» и включает в себя документы, являющимися результатом предоставления услуги (п.3.1).

Для справки: АИС МФЦ - автоматизированная информационная система обеспечения деятельности многофункциональных центров

Состав документов электронного дела должен соответствовать перечню документов, определяемому административным регламентом предоставления государственной услуги.
Срок его хранения присваивается в ведомственном модуле «ЦЭА» органа государственной власти или организации на основании их номенклатуры дел (п.3.2).

Для справки:

ЦЭА - обособленная программная подсистема «Централизованный электронный архив» в составе ИС "Архивы ЛО"

ведомственный модуль «ЦЭА» - модуль подсистемы ЦЭА, осуществляющий автоматизацию архивных функций ведомственного архива органа исполнительной власти

В номенклатуре дел в обязательном порядке указываются наименования всех видов предоставляемых государственных услуг и сроки их хранения, а также указывается, что электронное дело хранится в электронном виде в ведомственном модуле «ЦЭА».

Срок хранения электронного дела составляет не менее 10 лет. При необходимости увеличения срока хранения в ведомственном модуле «ЦЭА» на основании  номенклатуры дел ему присваивается иной срок хранения (п.3.3).

Срок хранения электронных документов определяется на основании нормативных правовых актов в сфере архивного дела, в том числе отраслевых, и в сфере предоставления государственных услуг и закрепляется в номенклатуре дел ОИВ или организаций и не может быть менее сроков хранения аналогичных документов на бумажных носителях (п.3.4).

В органах государственной власти и организациях, ответственных за предоставление государственных услуг, назначается лицо, ответственное за ведение ведомственного модуля «ЦЭА» (п.3.5).

Мой комментарий: Итак, срок хранения электронных документов установлен в 10 лет, что неизбежно ставит вопрос о том, что вряд ли удастся избежать проведении процедур миграции и конверсии электронных документов, в том числе в связи с заменой информационной системы. Об этом, к сожалению, в Порядке ничего не сказано.

Завершенные делопроизводством электронные дела передаются посредством цифровой платформы «Госуслуги» в ЦЭА с набором метаданных и электронными подписями, которые были использованы при предоставлении государственных услуг. Они хранятся в ЦЭА в течение установленных сроков согласно номенклатуре дел, до уничтожения или передачи на постоянное хранение в подсистему «Государственный архив» (п.4.1).

ЦЭА с заданной периодичностью посредством веб-сервисов инициирует запрос в формате XML на прием описаний электронных дел (п.4.3). Цифровая платформа «Госуслуги» в ответ передает список и содержание электронных дел, находящихся на момент получения запроса в распоряжении цифровой платформы в формате XML со ссылками на файлы электронных документов и на файлы подписей к электронным документам (п.4.4).

ЦЭА принимает ответ и в асинхронном режиме скачивает файлы электронных дел и файлы электронных подписей к электронным документам, содержащимся в электронных делах (п.4.5).

После приема ответа и скачивания всех файлов ЦЭА производит контроль целостности данных и проверяет достоверность электронных подписей (п.4.6).

По результатам проверки ЦЭА посредством веб-сервисов отправляет сообщение в формате XML цифровой платформе для передачи информации об успехе или ошибках при приеме данных (п.4.7).

Доступ к метаданным электронных дел обеспечивается средствами цифровой платформы (п.4.8).

Доступ органов исполнительной  власти к электронным делам, хранящимся в ЦЭА, обеспечивается средствами ведомственного модуля «ЦЭА» (п.4.9).

В процессе хранения электронных дел в ЦЭА не реже одного раза в пять лет производится автоматический технический контроль целостности и воспроизводимости электронных документов (п.4.10).

Мой комментарий: Проверка целостности только раз в пять лет – с моей точки зрения, прямое приглашение мошенникам; да и риск упустить момент порчи документов и опоздать с принятием восстановительных мер очень велик.

В целях обеспечения сохранности электронных документов предусматривается резервное копирование (п.4.11).

Внутри ЦЭА организуется хранение каждого электронного документа в виде двух копий, которые должны физически располагаться в двух разных хранилищах данных.

Мой комментарий: Вообще-то было бы желательно, чтобы хранилища территориально были максимально удалены друг от друга. Если они находятся на разных этажах одного здания, то в случае ЧП можно потерять сразу оба экземпляра – и в мировой практике такое уже случалось.

Каждое хранилище данных должно быть организовано в избыточный дисковый массив с целью обеспечения отказоустойчивости.

После истечения срока хранения электронное дело подлежит уничтожению, электронные дела постоянного хранения подлежат передаче в установленном законодательством порядке по акту в подсистему «Государственный архив». Уничтожение документов раньше установленных сроков хранения не допускается. Несанкционированное уничтожение документов не допускается (п.4.12).

Уничтожение электронных дел, сроки временного хранения которых истекли, осуществляется уполномоченным работником ОИВ или организации. Все действия, связанные с определением электронных дел, подлежащих уничтожению или передаче в подсистему «Государственный архив», фиксируются в журнале транзакций, который не подлежит уничтожению (п.4.13).

Информация об уничтожении электронных дел содержит следующие данные (п.4.14):

• Дату уничтожения;
  
  
• Фамилию, имя, отчество, должность ответственного за процедуру уничтожения электронных дел работника и
  
  
• Электронную подпись руководителя ОИВ или организации.

В случае если электронное дело имеет срок хранения 10 лет и более, оно подлежит учету (внесению в опись дел). Опись электронных дел, подлежащих учету и постоянному хранению, согласовывается с Архивным управлением Ленинградской области в порядке, определенном приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года №526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (п.4.15).

Мой комментарий: Помещение дела на хранение в информационную систему автоматически обеспечивает его учёт в этой системе, и попытки «перекреститься» на дремучие правила архивной работы, предусматривавшие внесение в описи только дел длительного хранения, мягко говоря, смешны.

Использование электронных документов участниками взаимодействия может осуществляться на этапе (п.4.16):

• Нахождения электронных дел в ведомственном модуле «ЦЭА»;
  
  
• Нахождения в подсистеме «Государственный архив».

Если электронные дела находятся в ведомственном модуле «ЦЭА», то электронные документы выдаются ОИВ или организациями, являющимися обладателями информации и электронных документов, по запросам заявителей, органов государственной власти Ленинградской области, иных государственных органов и МФЦ в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. Заверение копий электронных документов производится в установленном порядке с использованием электронной подписи ответственного должностного лица ОИВ и организации, в ведении которых находится ведомственный модуль «ЦЭА». При необходимости ОИВ или организации производят заверение копии документа на бумажном носителе (п.4.17).

При выдаче электронных документов посредством ЦЭА обеспечивается (п.4.18):

• Проверка соответствия документа его метаданным;
  
  
• Заверение копии электронного документа электронной подписью.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=SPB;n=234205