Карл Мелроуз: Мы не можем сначала сказать деловым подразделениям, что они - хранители своих документов, а затем - что это не их документы

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 1 марта 2021 года на его блоге «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).

Это странная дихотомия (в контексте данного поста понятия «дихотомия» означает две взаимоисключающие вещи – Н.Х.), с которой я постоянно сталкивался в течение нескольких последних лет.

Когда я беседую с представителями групп управления документами, те нередко говорят мне, что не несут ответственности за качество документов в системе, потому что ответственными хранителями документов являются деловые подразделения.

Затем эти люди, в свою очередь, разговаривают со специалистами подобного делового подразделения, которое не делает то, чего требует от него группа управления документами, - и говорят им, что документы не их, что они принадлежат организации.

Так какое из этих высказываний соответствует реальности?

И каковы предсказуемые последствия такого варианта?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)   

Мой комментарий: Карл Мелроуз ставит интересный вопрос – но, на мой взгляд, не учитывает возможности того, что оба противопоставляемых утверждения могут быть верны одновременно.

Организация, которая практически всегда по закону является собственником своих деловых документов, вполне может передать их в оперативное управление конкретным подразделениями и лицам, дав им права ответственных хранителей, но не отказываясь при этом от своих прав собственника – в том числе и права определять принципы (в первую очередь стратегические) и порядок управления документами.

Если возникают подобные споры, то для их разрешения, с моей точки зрения, необходимо, чтобы, с одной стороны, служба управления документами, выступающая от лица организации-собственника, понимала особенности деятельности делового подразделения, в том числе затраты, отдачу и риски, связанные с исполнением подразделением устанавливаемых службой требований – которые вполне могут оказаться неоправданно трудозатратными.

Со своей стороны, подразделение-хранитель должно осознавать, что ему доверено формирование, ведение и хранение корпоративного актива, а не их личной кучки документов – и, соответственно, всё это надо делать в соответствии с существующими законодательно-нормативными требованиями, деловыми и иными требованиями самой организации и сложившейся корпоративной культурой. Такому осознанию может способствовать, в частности, выдача «пряников» за качество ведения ресурса, а не использование одного только «кнута» за неисполнение требований.

Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance)
https://informationgovernance.blog/2021/03/01/we-cant-tell-business-units-that-they-are-the-custodians-of-their-records-and-then-tell-them-that-theyre-not-their-records/