Норвегия: Коварная проблема управления документами

Данная заметка директора Национальных Архивов Норвегии Эспена Шёволла (Espen Sjøvoll – на фото) была опубликована 21 октября 2021 года в социальной сети LinkedIn.

В 2019 году Национальные Архивы представили амбициозное видение: «К 2025 году ни один государственный служащий не должен управлять документами вручную». Вы вполне справедливо можете посчитать такие намерения весьма амбициозными – так что же нужно для достижения этой цели?

До 2025 года осталось ещё несколько лет. В рамках усилий по реализации этого видения, Национальные Архивы Норвегии провели в 2020 году проект Arkivfloken – или, в переводе, «Коварная проблема управления документами» (по-норвежски это звучит даже сильнее – «проклятье документов» - Н.Х.). В проекте использовался сервисно-ориентированный подход, разработанный для решения сложных проблем в государственном секторе. В отчёте о проекте описан весь его процесс и извлечённые по его ходу уроки.

В первые десятилетия цифровой трансформации ведение документации стало «функцией самообслуживания сотрудников». Следствием этого является то, что каждый регистрирует свои собственные документы, что рассматривается как серьезная потеря рабочего времени и как проблема. Во всех административных структурах управление документами воспринимается как задача, которую нужно выполнять в дополнение к своей основной работе. Сотрудники воспринимают соответствующие системы как сложные для использования. Кроме того, служащие государственного сектора должны на свой страх и риск принимать множество решений о том, что следует сохранить. Результатом этого стали серьёзные пробелы в документировании и в документах государственного сектора.

В отчете «Коварная проблема управления документами» исследуется вопрос, который является фундаментальной проблемой для демократического общества: в государственном секторе Норвегии отсутствует достаточная документация по решениям и деятельности, поскольку эта информация не регистрируется в соответствующих системах. Масштабы проблемы увеличились с ростом объёма и разнообразия информации ввиду появления большего количества цифровых каналов, посредством которых граждане и сотрудники государственных служб вступают в многоканальный – от Facebook до электронной почты и личных встреч - диалог.

Выросшие объём и разнообразия информации приводят к производству буквально гор документов, о сохранении которых следует задуматься.

Наше общество сталкивается с рядом сложных взаимосвязанных проблем, которые отдельные действующие лица не в состоянии решить в одиночку. Эти проблемы как раз можно назвать большими коварными социальными проблемами, решение которых требует нововведений, сотрудничества, инноваций и внедрения методов работы, отходящих от традиционной проектной методологии и знакомых структур административного управления. В данном отчёте выделены несколько проблем и предложена методологическая концепция того, как Национальные Архивы Норвегии могли бы решить коварные проблемы управления документами в сотрудничестве с другими государственными органами и учреждениями, а также с действующими на рынке поставщиками.

Мы считаем, что многие из извлеченных в ходе выполнения проекта уроков будут актуальны для архивных служб и ответственных за цифровую трансформацию государственных органов в правительствах по всему миру. Хотя некоторые вопросы актуальны только для Норвегии, мы полагаем, что данный отчёт может быть интересен тем сотрудникам государственных органов и учреждений, которые стремятся найти новые подходы к решению межотраслевых вопросов. Цель публикации «Коварной проблемы управления документами» заключается в том, чтобы поделиться нашим опытом поддерживаемых проектированием инноваций (design-driven innovation) в государственном секторе, и изучить, каким образом идеи могут способствовать новым способам мышления и более ориентированным на пользователя государственным услугам. Мы надеемся, что отчёт окажется и полезным, и вдохновляющим.

Если Вы хотите узнать больше, то полный текст 35-отчета на английском языке доступен на сайте Национальных Архивов Норвегии по адресу: https://www.arkivverket.no/...

Эспен Шёволл (Espen Sjøvoll)

Мой комментарий: Точное название отчёта – «Какие уроки мы можем извлечь из коварной проблемы управления документами?» (What lessons can we learn from the wicked problem of records management?). Содержание этого документа следующее:

1. Введение и цель

2. История проекта Arkivfloken

3. Каким образом государственный орган может проявлять предприимчивость и решать проблему, у которой нет единого ответственного «владельца»?

4. Экосистема мер по решению основных проблем.

5. Как вызвать движение на вошедшем в ступор рынке?

6. Пища для размышлений: Проект Arkivfloken как миссия

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/wicked-problem-records-management-espen-sj%C3%B8voll/