Довольно редко можно наблюдать единодушное согласие в отношении стратегий, целей и операций с архивными документами. Пример такой идеи, с которой согласны все? Необходимо заручиться продержкой программы деятельности архивной службы (архива). Такая поддержка должна исходить как от коллег, так и от руководства организации.
Мой комментарий: Хотя автор говорит об архивах, практически все её аргументы справедливы и в отношении служб управления документами.
Архивисты должны понимать цели, которая организация ставит перед архивом и которые могут отличаться от их профессиональных целей. Руководство и персонал должны понимать ценность архивов в качестве необходимого инструмента поддержки миссии организации. У каждого структурного подразделения организации есть свои потребности, и архивная служба также должна способствовать их удовлетворению. Архивисты должны сказать правильные слова каждому типу аудитории в организации. Как правило, если связь между деятельностью архива и успешностью организации или учреждения ясно видна, то у этой организации или учреждения архив будет существовать.
Цели архивов
Цель архивной службы – обеспечить сохранность и доступность документов организации, имеющих непреходящую ценность. Многие учреждения создали успешные архивные программы с тем, чтобы максимально использовать свой самый уникальный и редкий актив: свою историю и наследие. Архивные документы образуются в результате деятельности служб и подразделений организации, являясь свидетельством её основных ценностей и миссии и тем самым влияя на формирование её будущего. Поскольку каждое учреждение имеет богатую историю, полезность архивной службы не зависят от размера организации, её престижа и отрасли.
Подобно другим институциональным ресурсам, архивные активы помогают архивистам:
- Снижать операционные расходы благодаря эффективному поиску и извлечению информации;
- Вносить свой вклад в разумную программу менеджмента риска;
- Способствовать стабильности во времена перемен;
- Максимизировать репутацию бренда организации;
- Предоставлять контент для целей маркетинга и связей с общественностью;
- Укреплять лояльность и гордость за свою организацию, посредством демонстрации достижений;
- Сохранять память и наследие организации;
- Предоставлять услуги в области бизнес-аналитики;
- Поддерживать работу юридического отдела;
- Обеспечивать признание достижений сотрудников;
- Отслеживать благотворительную деятельность организации во времени;
- Способствовать обеспечению непрерывности деловой деятельности;
- Централизовать и повышать эффективность информации.
Другие голоса, другие комнаты
Различные внутренние группы в организации имеют разные представления о документах - как о создании документов в рамках исполнения своих обязанностей, так и о хранящихся в архивах документах постоянного срока хранения. Высшее руководство интересуют конечные итоги деятельности организации, общая стратегия и удовлетворение ожиданий членов совета директоров, спонсоров, акционеров и широкой общественности. Руководителей среднего звена волнует достижение специфических целей своего структурного подразделения. Руководители и менеджеры низшего звена хотят, чтобы всё работало более эффективно, с тем, чтобы либо увеличить объемы продукции (продуктивность), либо сэкономить деньги (экономичность). Лица умственного труда хотят, чтобы архивы решали или способствовали решению многих их стоящих перед ними проблем. Сотрудники хотят, чтобы их работу можно было выполнять проще и быстрее.
Архивная служба в рамках своей деятельности может частично или полностью удовлетворить эти пожелания. Чтобы заручиться поддержкой соответствующих групп, архивистам необходимо объяснить, как тем поможет то, что они делают. Наконец, следует отметить следующее: все согласны с необходимостью заручиться поддержкой высшего руководства, однако архивисты получают такую поддержку, доказывая, что они поддерживают деятельность других, перечисленных выше групп. Например, высказывание руководителя ключевого делового подразделения о ценности архивных документов на собрании руководства - это наиболее эффективная агитация в пользу архивной программы.
Кнут и пряник
В настоящее время исполнение законодательно-нормативных и иных установленных требований (комплайнс) является злободневной темой в сфере управлении информацией; исполнение требований и смягчение рисков находятся в центре внимания многих статей по вопросам управления. Комплайнс легко «продать». Многие новые законы содержат требования в отношении отчетности и аудита, что делает вопрос исполнения этих требований высокопрофильным во многих организациях. В то же время строить программу управления информацией только на обеспечении исполнения законодательно-нормативных требований - недальновидная стратегия. Руководители и сотрудники организации готовы оказывать лишь минимальную поддержку, необходимую для исполнения требований. Комплайнс - это способ предотвращения затрат; сам по себе он не приносит прибыли.
Помощь персоналу организации лучше управлять своей информацией, создавать более качественные документы с меньшими затратами, сокращать трудозатраты на управления записями и повышать производительность своего труда - всё это работает на улучшение итоговых экономических показателей и буде способствовать увеличению поддержки деятельности архивной службы внутри организации.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/building-archives-program-support/
Комментариев нет:
Отправить комментарий