Федеральный закон от 22 ноября 2021 года №377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» установил порядок организации электронного кадрового документооборота в организациях.
Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (электронные документы), за исключением случаев, предусмотренных настоящей статьей и статьями 22.2 и 22.3 настоящего Кодекса (ст.22.1)
Мой комментарий: Если хранение бумажных документов физическими лицами и возможность обеспечить это хранение ни у кого сомнений не вызывают, то установление аналогичных требований для граждан по организации хранения электронных документов длительного срока хранения, да ещё в домашних условиях, мне лично кажется маниловскими мечтаниями. Я сильно сомневаюсь, что большинство наших граждан сможет справиться с подобной задачей, которая и не всякой организации «по зубам». В этой связи нужно подумать о том, как граждане в случае необходимости смогут отстаивать свои права при отсутствии у них на руках пригодных к использованию юридически значимых электронных документов, которые суды признают надлежащими доказательствами по трудовому спору.
Для того, чтобы не заниматься внесением изменений во все законы и иные нормативные правовые акты, которые регламентируют оформление трудовых отношений, разрешается создание практически всех документов в электронном виде (ст.22.1). Авторы закона с помощью такой общей формулировки существенно облегчили жизнь и себе, и всем остальным, поскольку не требуется трудоемкое выискивание и корректировка требований в законодательно-нормативных актах, которые ранее предусматривали создание документов на бумаге – за редким исключением, все их теперь можно создавать в электронной форме.
Новые положения не применяются в отношении:
- Трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников;
- Акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- Приказа (распоряжения) об увольнении работника;
- Документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
Получается, что все приказы по личному составу можно создавать в электронном виде, но вот приказ об увольнении нужно создавать только на бумажном носителе.
Из этого следует, что полностью перейти на ведение в электронном виде кадровых приказов пока что не получится и соответствующую документацию придётся вести в смешанном виде, что может создать неудобства как работодателям, так и самим работникам. Всё-таки на практике по-прежнему справедлив принцип «пусть безобразно, зато единообразно» :)
Перечень документов, на которых новые нормы не распространяются, выглядит каким-то недодуманным. Взять, например, такой вид документа, как наряд-допуск на работы повышенной опасности. Приказом Ростехнадзора от 20.11.2017 года №485 были утверждены Федеральные нормы и правила в области промышленной безопасности «Правила безопасного ведения газоопасных, огневых и ремонтных работ». В них было разрешено вести наряды-допуски в электронном виде.
2.2.5. … Возможность использования электронной подписи при согласовании нарядов-допусков на проведение газоопасных работ устанавливается внутренними документами эксплуатирующей организации в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи».
Допускается оформление и регистрация наряда-допуска на проведение газоопасных работ в электронном виде. При этом должна быть исключена возможность несанкционированного изменения информации в наряде-допуске, а также обеспечены условия хранения наряда-допуска в течение одного года со дня его закрытия.
Мой комментарий: Возникает вопрос: что, наряды-допуски, там, где их начали вести в электронном виде, - теперь нужно переводить обратно на бумажные носители? Сейчас на практике многие организации используют смешанное оформление нарядов, когда документ в электронном виде согласовывается и подписывается руководством, а вот факт проведения личного инструктажа фиксируется на бумажной копии электронного документа.
Кстати явного запрета на использование смешанного документооборота в новых положениях нет, да и при рассмотрении законопроекта в первом чтении в Государственной Думе в июне 2021 года Андрей Константинович Исаев, депутат Государственной Думы, подчеркнул, что «мы понимаем, что в данном законопроекте содержатся определённые, ну, не до конца проработанные вопросы, которые нуждаются в урегулировании».
С моей точки зрения, разовый полномасштабный переход с бумажного на электронный кадровый документооборот в большинстве организаций будет организовать сложно. Было бы правильнее идти пока на смешанный документооборот (особенно в течение определённого переходного периода), и по мере готовности всех заинтересованных сторон постепенно переводить в электронный вид отдельные комплексы документов.
Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=400854
Комментариев нет:
Отправить комментарий