понедельник, 20 декабря 2021 г.

Трудовой Кодекс: Информационные системы для электронного кадрового документооборота

Федеральный закон от 22 ноября 2021 №377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» установил, какие информационные системы могут использоваться для осуществления работодателем электронного кадрового документооборота. Для этой цели можно использовать:

  • Единую цифровую платформу в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» в порядке, определяемом в соответствии с законодательством о занятости населения в РФ (cм. мой пост: http://rusrim.blogspot.com/2021/08/blog-post_17.html );

  • Информационную систему работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями настоящего Кодекса, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Данные системы должны будут обеспечивать:

  • Создание электронных документов;

  • Подписание электронных документов;

  • Представление документов работодателю;

  • Получение от работодателя электронных документов работником или лицом, поступающим на работу;

  • Ознакомление с ними.

В пояснительной записке к законопроекту описано, что именно разработчики законопроекта хотят создать на базе цифровой платформе «Работа в России»:

«В рамках развития платформы «Работа в России» Рострудом будет обеспечена разработка и утверждение форм и форматов для всех электронных документов, используемых в рамках эталонных моделей (бизнес-схем) документирования процессов в сфере трудовых отношений, обеспечивающих предотвращение нарушений трудового законодательства. Модели будут предусматривать применение форматно-логического и параметрического контроля не только к отдельно взятым кадровым документам и содержащимся в них данным, но и цепочкам связанных документов, в том числе последовательности и срокам их формирования. Указанные модели вместе с формами и форматами предоставят работодателю доступный инструмент предупреждения нарушений трудового законодательства на этапе формирования документов, которые могут возникать в силу недостаточной правовой подготовки сотрудника, осуществляющего кадровое делопроизводство, или случайной ошибки.

Реализованные на платформе «Работа в России» эталонные модели (бизнес-схемы) процессов трудовых отношений будут носить рекомендательный характер и для информационных систем работодателей. Работодатели, использующие для электронного кадрового документооборота платформу «Работа в России» или доработавшие свои информационные системы для соответствия единым требованиям к формам и форматам документов, а также эталонным моделям документирования процессов в сфере трудовых отношений, получат преференции в виде снижения категории риска и периодичности проведения проверок (вплоть до полной отмены плановых проверок в отношении работодателей низкой категории риска).»

Доступ к цифровой платформе обеспечивается, в том числе, посредством единого портала государственных и муниципальных услуг с использованием федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации» (ЕСИА).

Правительством РФ будут установлены:

  • Порядок взаимодействия цифровой платформы «Работа в России» и единого портала государственных и муниципальных услуг;

  • Порядок взаимодействия информационной системы работодателя и единого портала государственных и муниципальных услуг.

При создании электронных документов будут применяться «Единые требования к составу и форматам электронных документов», которые устанавливаются Министерством труда и социальной защиты (Минтруд России) по согласованию с Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций (Минцифры России) и Федеральном архивным агентством (Росархив).

Мой комментарий: Законом предусмотрено, что данная норма вступит в силу только с 1 марта 2023 года. Авторы закона считают, что этого времени будет достаточно для доработки информационных систем «с целью обеспечения их соответствия данным требованиям». Задача трудоёмкая и требующая от заинтересованных сторон существенных расходов. Разработчикам информационных систем предстоит провести весьма существенную доработку своих решений, а первое время на рынке не будет готовых решений, которые в полной мере удовлетворяли бы установленным требованиям, какими бы те ни были. 

Ещё только предстоит сложиться соответствующей судебной практике и традициям делового оборота, которые, в условиях изобилующего «серыми зонами» и недоработками законодательства, во многом определят успешность кадрового электронного документооборота.

Работодатель несет расходы на создание и (или) эксплуатацию информационной системы работодателя, а также на создание, использование и хранение электронных документов.

Мой комментарий: В настоящее время в большинстве организаций, особенно в небольших, кадровая информационная система в основном используется для обеспечения деятельности кадровой службы и не предусматривает доступа к ней работников, а тем более соискателей. Это означает, что для того, чтобы соответствовать новым требованиям законодательства, все эти информационные системы необходимо дорабатывать, а то и закупать заново или создавать «с нуля» - в масштабах страны это может означать колоссальные расходы; при этом на рынке вполне соответствующих требованиям систем, скорее всего, ещё нет.

В этой связи возникает вопрос о том, когда же работодатели реально смогут переходить на электронный документооборот. В этом вопросе полной ясности нет, поскольку контрольные даты обозначены в законе, с моей точки зрения, довольно-таки нечётко.

Ориентироваться следует на следующие даты:

  • С 1 марта 2023 года при создании электронных документов всеми должны применяться единые требования к их составу и форматам, в том числе в ИС работодателя. Это значит, что именно к этому времени эти требования не только должны быть разработаны и утверждены, но и работодатели должные успеть доработать свои ИС (что крайне маловероятно);

  • Участники эксперимента по использованию связанных с работой электронных документов, в соответствии с Федеральным законом от 24 апреля 2020 года №122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой», обязаны «провести мероприятия, направленные на введение электронного документооборота в соответствии с требованиями Трудового кодекса, до 1 июля 2022 года»;

  • Взаимодействие информационных систем кадрового документооборота с Единым порталом государственных и муниципальных услуг должно начаться с 1 сентября 2022 года, поскольку именно с этой даты планируется применять новые нормы Трудового Кодекса, регламентирующие данное взаимодействие.

Возникает вопрос о том, что делать сейчас и можно ли уже сейчас переходить на электронный документооборот? Ответ на него достаточно типичный для подобных ситуаций: можно, но осторожно, тщательно оценивая расходы, ожидаемую отдачу и риски. С уверенностью можно начинать такой переход в случае, когда ожидаемая выгода намного перекрывает затраты и риски.

Следует отметить, что здесь у нас уже есть заделы: во-первых, большинство наших организаций фактически уже работает в смешанном документообороте, постепенно расширяя сферу использования кадровых электронных документов. Во-вторых, у нас уже почти год действуют нормы, позволяющие использовать электронный документооборот при оформлении трудовых отношений с удалёнными работниками.

Как мне кажется, нормы, включенные в Трудовой Кодекс, продуманы не до конца, и в результате у большинства специалистов уже сейчас появляются вопросы, на которые законодательство не дает ответов. Кроме того, очень большое значение имеет то, какие требования в отношении информационных систем будут установлены в подзаконных нормативно-правовых актах, о которых пока знаем только их названия и ответственных разработчиков.

Пока регулятор не утвердил состав и форматы кадровых электронных документов, можно использовать свои варианты. Правда, потом (после утверждения Минтрудом) свою информационную систему, возможно, придётся снова переделывать и «приводить в соответствие». Практически неизбежен цейтнот: когда бы Минтруд России ни выпустил свои требования, работодателям заведомо не хватит времени на их реализацию до 1 марта 2023 года. Правда, велика вероятность, что сроки снова будут переноситься ввиду их нереальности.

Конечно, хорошо было бы получить «отшлифованные» положения законодательства, однако в условиях стремительных перемен идеальную нормативную базу создать всё равно невозможно, и она в любом случае будет быстро устаревать и требовать доработок. В связи с этим меня не столько беспокоят дефекты нового законодательства, сколько способность органов законодательной и исполнительной власти быстро закрывать выявляемые «дыры».

Переход на электронный кадровый документооборот не остановить. Вопрос заключается лишь в том, будут ли новые нормы законодательства способствовать его эффективному развитию и в целом развитию экономики страны, или же создадут новые «серые зоны» и барьеры.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=400854

Комментариев нет:

Отправить комментарий