Формирование позитивных циклов в управлении документами и информацией, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2022/03/1_01074951229.html )

3. Позитивный цикл руководства

Позитивный цикл руководства является самым мощным в деловой деятельности, поэтому мне, вероятно, следовало поставить его на первое место.

Две из самых больших проблем в управлении – это как сделать работу видимой, и понимание её текущего статуса.

Большинство руководителей имеет очень слабое представление о том, какие объёмы работы выполняют их сотрудники и в каком состоянии находится текущая работа, - если только они не спросят кого-нибудь. Чаще всего они узнают о том, что что-то не было сделано вовремя, когда кто-то на это пожалуется.

Как правило, это означает, что руководителям нужен иной взгляд на информацию, которую Вы организовали с целью помочь людям справляться со своей работой во время создания Вами позитивного цикл конечных пользователей. Руководителям обычно требуется сводное представление о работе, упорядоченное по её статусу или риску оказаться невыполненной вовремя и повлиять на что-то ещё.

Классическим примером служат разрешения на строительство. В одной из юрисдикций, если заявка не отработана в течение 28 дней, автоматически возникает право на передачу вопроса в вышестоящие инстанции или суды. Неудивительно, что руководители в этой юрисдикции хотят знать, когда срок обработки приближается к 28 дням.

В другой юрисдикции столь же предсказуемо развитие событий в отношении министерской переписки. По прошествии 28 дней (и почему сроки всегда составляют 28 дней или 7 лет? – Не всегда, у нас типичный срок ответа на обращения и жалобы 30 дней, а типичный срок хранения документов – 5 лет; последний прямо связан с требованиями к срокам хранения, установленном в законодательстве о бухгалтерском и налоговом учёте :) – Н.Х.) в случае неполучения ответа об этом следует доложить сообщить премьер-министру - поэтому люди предпочитают готовить ответы до истечения 28 дней.

Идея здесь в том, что хороший простой способ заручиться поддержкой руководителей и приучить их раз за разом обращаться к Вас за помощью - это помочь им сделать видимой ту работу, которую выполняет их подразделение, и понять текущее состояние (статус) этой работы относительно сроков, в которые им необходимо уложиться.

В идеале это включает в себя создание системы или какой-либо рода структуры управления информацией, которую они могли бы просто использовать, и которая сама бы о себе заботилась. Когда Вы всё сделаете правильно, то стандартный метод работы подразделения изменится, переключившись на использование созданной Вами системы, и руководитель подразделения будет активно контролировать её использование. Если Вы позаботились о том, чтобы система также захватывала документы, создаваемые подразделением по ходу работы, то Вы тем самым создали позитивный цикл, в рамках которого руководитель будет активно поддерживать создание хорошей деловой информации, потому что это помогает ему в достижении его целей.

Как и в случае с позитивным циклом конечных пользователей, Вы будете знать, что делаете это неправильно, если увидите, что руководители не контролируют использование своими подразделениями того, что Вы создали.

Заключение

Как всегда, у меня есть подспудное ощущение, что мне не удалось достаточно адекватно объяснить то, что, по моему мнению, имеет критически-важное значение для управления документами.

Нам необходимо создать позитивные циклы, в рамках которых конечные пользователи и руководители будут просить нашей помощи в чём-то, что поможет им достичь своих целей, - а заодно они помогут нам достичь наших целей.

Если мы этого не делаем, то не можем получить ни финансирование, ни поддержку конечных пользователей, а руководство лишь на словах говорит о понимании того, что оно должно сделать для нас, чтобы мы могли работать эффективно.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/cultivating-virtuous-cycles-in-records