Если вы изучаете область управления знаниями, рано или поздно вы столкнетесь с идеей обучения с одинарной и двойной петлёй.
Обучение с одинарной петлёй описывает, что происходит, когда мы изучаем проблемы, возникающие вследствие выбранного нами способа работы, и впоследствии их устраняем.
Обучение с двойной петлёй описывает, что происходит, когда мы изучаем проблемы, возникающие вследствие выбранного нами способа работы, и исправляем их, изменяя базовые предположения в системы с целью достижения лучших результатов.
Причина, по которой я говорю об этом, в первую очередь, заключается в том, что обучение с одинарной петлёй означает, что Вы продолжаете жить со «сломанной» системой и вырабатываете способы «продавать» её как неповрежденную. Это нормально - часто исправить систему бывает сложно и дорого, поэтому обходные пути и «заплатки» помогают Вам добиваться результатов до тех пор, пока не появится смысл «отремонтировать» базовую систему.
Это приводит меня к концепции «А какая мне от этого польза?» (What's In It For Me, сокращённо WIIFM). WIIFM - это обучение с одинарной петлёй.
WIIFM - это способ сказать кому-либо: «Не очевидно, почему Вы должны это делать, но вот почему Вам следует подумать об этом».
В начале любых новых отношений по оказанию услуг WIIFM может потребоваться - маркетинг в значительной степени представляет собой вид деятельности, ориентированный на WIIFM.
Однако, за рамками новых отношений по оказанию услуг, постоянная потребность в WIIFM обычно говорит Вам об одной из двух вещей:
1. Что этот WIIFM не материализовался для человека, с которым вы разговариваете;
2. Что Ваш WIIFM на деле не существует.
С точки зрения управления документами, здесь интересно то, что мы никоим образом не являемся новой услугой.
Возможно, нам придется объяснять концепцию WIIFM свежеиспечённым государственным служащим, которые никогда раньше не работали в организациях с формальными требованиями к управлению документами - во-первых, они не знают, что от них ожидается; во-вторых, они, возможно, не столь долго проработали в организации, чтобы ощутить пользу от документов.
Однако, если мы пытаемся объяснить WIIFM людям, проработавшим на государственной службе 20 лет и более, нам действительно стоит принять во внимание, что наш WIIFM, вероятно, не совсем правильный.
И вот здесь важно обучение с двойной петлёй.
В большинстве методов управления документами WIIFM может быть практически любым, но неизбежно заканчивается одним и тем же - включите его в электронную систему управления документами и контентом (EDRMS), чтобы мы могли структурировать её таким образом, чтобы упростить отслеживание сроков хранения и управление уничтожением / передачей документов по истечении этих сроков.
Государственные служащие с длительным стажем это знают. За последние 20 лет WIIFM им описывали сорока различными способами, и они неизбежно ждут того момента, когда Вы скажете…
«…а затем Вы включаете его в EDRMS, структурированную под отслеживание сроков хранения, чтобы мы могли управлять уничтожением документов».
В конце концов, они знают, что, хотя WIIFM может быть разным, это всего лишь «продажа». Базовые предположения, касающиеся услуги, не изменились.
Проблема в том, что в основном тот WIIFM, та отдача, о которой мы говорим, обещает помочь с отысканием материалов в будущем. Можно подумать, что это отдача, которую только мы можем обеспечить…
Эта отдача обычно конкурирует с файловым сервером, который подразделение использует уже лет десять и который структурирован понятным сотрудникам подразделения образом, помогая им организовать свою работу.
Да, организованное нами хранилище может быть более качественным, у нас может быть система управления версиями, из-за которой создается впечатление, что существует только один документ, и наши метаданные могут быть лучше.
Но если все так и продолжается на протяжении 20 лет, если эти люди слышали все эти обещания раньше, но до сих пор на них не купились, - это говорит нам о том, что обучение с одинарной петлёй не помогает.
Должны измениться предположения, лежащие в основе оказываемой нами услуги.
Если каждый Ваш разговор о WIIFM заканчивается тем, что Вы говорите «и тогда Вам нужно включить это в EDRMS ...», - и при этом Вы не можете заставить людей сделать это после многих лет попыток - возможно, пришло время для двойной петли.
Люди взывают о помощи с организацией их работы.
Руководители взывают о помощи в том, чтобы понять состояние работы, выполняемой управляемыми ими подразделениями.
Обе эти вещи (в основном) являются проблемами организации информации.
Это как раз то, что мы делаем.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/records-management-and-why-wiifm
Комментариев нет:
Отправить комментарий