Мой комментарий: Предлагаемое видение – это достаточно упрощённая и несколько наивная точка зрения ИТ-специалиста; но ведь нам, чтобы общаться с коллегами из ИТ, нужно понимать, что у них в голове, не так ли?
Что такое аудит управления документами?
В ходе аудита управления документами проводится формальная проверка того, как Ваша организация осуществляет контроль над тем, кто извлекает, модифицирует или владеет конкретными документами. В ходе этого процесса аудитор изучает Ваши дела как с юридической, так и практической точек зрения, и предоставляет отчёт, подробно описывающий хранение документов (с отслеживанием сроков хранения – Н.Х.) и возможное уничтожение определённых документов.
Почему аудит управления документами важен?
Даже если Вы создали жизнеспособную систему управления документами, Вам всё равно нужен способ отслеживания сильных и слабых сторон осуществляемого Вами управления документами. Благодаря проведению аудита управления документами, Вы сможете гарантировать исполнение законодательно-нормативных требований, подтверждать общую согласованность и точно настраивать свои процессы работы с делами и документами благодаря более глубокому пониманию того, какие документы больше не нужны.
а) Обеспечение исполнения законодательно-нормативных требований
Хотя цели аудитов управления документами могут различаться, в центре внимания таких аудитов часто находится задача убедиться, что Ваша организация следует процедурам управления документами, установленным Вашими политиками управления документами и мерами и средствами контроля и управления. Иными словами, проведение аудитов обеспечивает соблюдение Вашей организацией всех законодательных и нормативных требований. Благодаря повторным аудитам Ваша организация может идти в ногу с изменениями в нормативных требованиях, и в результате действовать более свободно.
b) Подтверждение согласованности управления документами
В центре внимания управления документами находится обеспечение сохранности точного архива событий и транзакций, имевших место в Вашей организации. По своей сути управление документами отвечает за систематический контроль над созданием, хранением, использованием и уничтожением документов организации, и согласованность является ключевым моментом, когда речь идет о контроле над исполнением каждой из этих обязанностей. Периодическое проведение аудитов управления документами способствует поддержанию согласованности между тем, как документы изначально создаются, как они хранятся, используются и, в конечном итоге, как они уничтожаются.
c) Понимание того, какие документы более не нужны
Надлежащее управление документами Вашей организации имеет критически-важное значение для поддержания контроля над конфиденциальными данными сотрудников и над иной относящейся к деловой деятельности (но при этом персональной) информацией. Хотя документы могут продолжать храниться в течение многих лет после того, как сотрудник уволился из Вашей организации, наступает такой момент, когда определенные дела уже больше не нужны. Аудит управления документами способен выявить, какие документы уже можно уничтожать, а какие пока ещё нужно хранить. Своевременное и регулярное уничтожение неактивных дел и документов позволяет Вашему учреждению оставаться организованным, рационально действующим и реализующим в полной мере свой потенциал.
Спасибо за внимание, и поздравляю Вас с Новым 2022 годом!
Виктор Катулвf (Victor Katulwa)
Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/what-record-audit-why-its-important-victor-katulwa-crm-igp-cpa-/
Комментариев нет:
Отправить комментарий