Новый год - это время для того, чтобы организоваться, расставить вещи по надлежащим местам после суматошного окончания предыдущего года, с тем, чтобы Вы могли начать всё заново, рационализировать свою работу и повысить производительность.
То же самое происходит и с крупными корпорациями и их юридическими группами и службами. В связи с увеличением за последние несколько лет объемов неструктурированных корпоративных данных, включая информацию в приложениях для коллективной работы, таких как Slack, Microsoft Teams и другие инструменты, - корпоративным юридическим службам абсолютно необходимо тщательно обдумать вопрос о том, как их организации управляют этими данными.
Мой комментарий: Рисунок озаглавлен «Почему Вам необходима архивация данных». На указателе на большую кучу слева написано «неструктурированные корпоративные данные». Сотрудники же говорят друг другу: «Должен же быть способ получше всё это отслеживать… »
Действительно, в статье в издании Tech Jury за январь 2022 года ( https://techjury.net/blog/big-data-statistics/#gref ) отмечается, что «80-90% производимых нами сегодня данных являются неструктурироваными», потому что клиенты, сотрудники , а партнеры обмениваются информацией с компаниями «через социальные сети с помощью ПК, просматривают веб-сайт компании на мобильных устройствах, совершают покупки с помощью планшета и связываются со службой поддержки по электронной почте. Все эти данные генерируются одним и тем же человеком, но поступают в разных формах». В результате «95% коммерческих организаций называют необходимость управления неструктурированными данными в качестве своей проблемы».
Так какое это имеет отношение к юридическому отделу? Это именно этот вопрос мы попытались отразить в приведенной выше ежемесячной карикатуре серии eDiscovery Blues («Печали электронного раскрытия»). Если компания ежедневно производит все эти неструктурированные данные, и возникнет событие-триггер, такое, как начало внутреннего расследования, проведение аудита исполнения законодательно-нормативных требований или предстоящий судебный процесс, - то попытка отсортировать эти данные, чтобы найти то, что необходимо, потребует куда больше трудозатрат, чем усилия «пары ребят с лопатами».
Архивация данных спешит на помощь
Как раз здесь и приходит на помощь архивация данных: с её помощью Вы можете зазвать в неизменяемой форме 100% Ваших деловых документов, включая всё содержимое почтовых ящиков, место хранения данных, пространств для совместной работы, а также все вложения, календари, черновики, структуры папок, чаты и SMS, смайлики и иные элементы.
Делая это, компании могут снизить риск штрафов за неисполнение законодательно-нормативных требований или же санкций за порчу электронных доказательств, обеспечив юридическим группам, следящим за исполнением законодательно-нормативных требований регуляторам, кадровым службам и другим деловым подразделениям быстрый и удобный доступ к необходимой им информации.
И что самое приятное, архивация полностью автоматизирована и масштабируема (Вы вообще можете себе представить, что было бы, если бы Вам пришлось вручную управлять корпоративными данными?!). Служба ИТ может настроить индивидуализированные сроки хранения, обеспечивающие сохранность тех данных, которые необходимы, и возможность защитимого уничтожения ненужных данных.
Архивация данных, запрет на уничтожение в связи с судебными разбирательствами и упреждающей оценкой данных
Когда Вы сочетаете архивацию данных с инструментами э-раскрытия (eDiscovery – в США и ряде других стран, обязательное раскрытие стороной в рамках судебного спора или расследования всей имеющейся у неё и относящейся к делу электронной информации – Н.Х.) для установления и отслеживания запретов на уничтожение (legal hold) и проводимой в реальном времени упреждающей оценки данных (Live Early-Data-Assessment, EDA), Вы автоматически включаете режим сохранности данных в месте, где располагается информация, обеспечивая при этом единое представление для всех данных как в локальных системах, так в облаке, - что дает возможность юридическим и следственным группам установить ключевые факты дела за считанные минуты, а не часы или дни.
Это не только позволяет снизить риск за счет хранения данных на площадке компании, но и сокращает расходы на юридические услуги, поскольку только наиболее актуальная сохраняемая в электронном виде информация (electronically stored information, ESI), должна быть передана на анализ внешнему юрисконсульту (данное утверждение более чем сомнительно; всё зависит от конкретных обстоятельств дела – Н.Х.).
Таким образом, если управление неструктурированными данными является одним из приоритетов Вашей компании на 2022 год, то юридические группы и службы должны быть подключены к обсуждениям вопросов о том, как какое-либо решение для архивации интегрируется с их текущими инструментами и процессами э-раскрытия. Это может сильно помочь поиску решения проблемы.
На нашем сайте Вы можете найти дополнительную информацию о том, как решения IPRO для управления запретами на уничтожение ( https://ipro.com/products/assess-hold/ ) и проведения упреждающей оценки данных ( https://ipro.com/products/discovery-enterprise/ ) могут помочь Вашей организации лучше архивировать Ваши данные.
Джим Гилл (Jim Gill)
Источник: сайт IPRO
https://ipro.com/resources/articles/why-legal-teams-should-be-thinking-about-data-archiving-in-2022/
Комментариев нет:
Отправить комментарий