Когда исполнение законодательно-нормативных требований становится важным аспектом Вышей программы управления документами? Я полагаю, что есть две ситуации:
- Когда штрафы за несоблюдение законодательно-нормативных требований перевешивают расходы на их исполнение; и
- Когда изменения, необходимые для соответствия стандарту соответствия, не вызовут негативных побочных эффектов, которые перевесят любую достигнутую выгоду.
Мой комментарий: Лично я добавила бы и третью ситуацию, характерную для государственных органов и учреждений: когда исполнение законодательно-нормативных требований является важнейшим направлением деятельности службы управления документами, за которое руководитель службы несёт серьёзную персональную ответственность.
Ключевая проблема для всех тех из нас, кто работает с государственными документами, заключается в том, что положения законов о документах и архивах невозможно привести в исполнение [ввиду отсутствия в законодательстве соответствующих мер принуждения – Н.Х.] – и именно поэтому их исполнение никогда не обеспечивалось.
Это означает, что законодательство никогда не предоставит достаточно большую «дубинку», которая позволяла бы заставлять органы исполнительной власти систематически тратить средства на обеспечение соответствия, либо уволить за несоблюдение.
Если Вам нужен сравнительный пример, чтобы понять, что я имею в виду, - если главы органов исполнительной власти лишь на словах уважают законодательство по вопросам управления документами, то ни один банк никогда больше не посмеет только на словах придерживаться требований AUSTRAC.
Мой комментарий: Австралийский центр отчетности и анализа транзакций (Australian Transaction Reports and Analysis Centre, AUSTRAC) - это орган финансовой разведки правительства Австралии, который отвечает за мониторинг финансовых транзакций с целью выявления случаев отмывания денег, финансирования организованной преступности, уклонения от уплаты налогов, мошенничества с социальными пособиями и финансирования терроризма. (Источник: Википедия, https://en.wikipedia.org/wiki/Australian_Transaction_Reports_and_Analysis_Centre )
В отсутствие эффективного правоприменения, стандарты соответствия в большей степени представляет собой проблему, не принося какой-либо пользы. Лично я считаю, что они причинили больше вреда управлению документами в государственных органах, чем какой-либо иной аспект программ управления документами.
Архивные учреждения ведут себя так, как если бы они были согласны с такой точкой зрения. Они не говорят об этом прямо, но в течение последних нескольких лет они усердно понижали планки и стандарты соответствия - требуя меньше метаданных, меньше статей в перечнях документов с указанием сроков хранения, использование самосертификации и т.д.
Проблема в том, что они более 25 лет твердили о том, что «необходимо соответствовать этим стандартам» - и пока ещё не сделали шаг к тому, чтобы сказать: «нашей целью является не исполнение законодательно-нормативных требований как таковое; мы хотим видеть непрерывную восходящую траекторию роста качества информации и документов – рассматривая соответствие требованиям законодательства как то, к чему нужно стремиться, но только если достижение этой цели имеет смысл».
Проблема использования любой метрики (что как раз и представляет собой соответствие законодательно-нормативным требованиям) заключается в том, что в конце концов люди забывают о том, почему важно то, что измеряет метрика, - и просто сосредотачиваю усилия на достижении заданных показателей метрики. Этот принцип хорошо изучен и даже имеет своё название - закон Гудхарта (Goodharts – об этом законе также см. Википедию, https://ru.wikipedia.org/wiki/Закон_Гудхарта - Н.Х.).
Еще одна вещь, о которой говорит закон Гудхарта, заключается в том, что, когда люди всё своё внимание сосредотачивают на показателях метрики, они будут оптимизировать свою деятельность ради их достижения, вне зависимости от последствий.
Так стоит ли удивляться тому, что у нас есть соответствующие требованиям документные системы, которые, как правило, используются очень мало? Мы сфокусировали внимание на соответствии, а не на использовании – но можно утверждать, что всё самое важное связано как раз с использованием.
Настоящей катастрофой является то, что, сосредоточившись на исполнении законодательно-нормативных требований, мы упустили возможность провести учитывающие нюансы и особенности, содержательные диалоги об уместных уровнях качества информации и о влиянии различных уровней на эффективность и подотчётность.
Внедрив стандарт соответствия в начале своего пути, всё, что мы сделали - это прокляли сами себя и обрекли себя на то, чтобы многие годы заниматься проблемами создания и поддержки системы, которая является чересчур зрелой для её использования людьми.
Со стандартом соответствия всё было бы отлично, если бы наш регулирующий орган обладал полномочиями уровня AUSTRAC и использовал их. Но это не так.
Таким образом, внедряя стандарт соответствия, мы не получаем того, чего хотели, - и также не получают желаемого наши регулирующие органы.
Вместо устойчивой восходящей траектории качества и результатов мы имеем серию безнадежных действий, финансируемых лишь тогда, когда орган исполнительной власти оказывается в кризисе – серию, которая неизбежна, поскольку финансирование неизменно прекращается по завершении кризиса, что неизбежно приводит к следующему кризису.
Таким образом, все факты указывают на то, что акцент на соблюдение законодательно-нормативных даёт для нас суммарный негативный эффект.
Так почему же мы продолжаем фокусировать свой внимание на этом соответствии?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Мой комментарий: К сказанному Карлом я бы хотела добавить то, что исполнение законодательно-нормативных требований может быть весьма полезно, когда эти требования разумны - уместны, соразмерны и актуальны.
Во многом вследствие быстрых перемен в государстве, обществе, законодательстве и технологиях, сегодня, к сожалению, сплошь и рядом от нас требуют исполнения как давно устаревших требований, соответствие которым равносильно вредительству; так и исполнения непродуманных и непроверенных новых требований, придуманных малокомпетентными людьми с ограниченным кругозором, которые обычно не несут никакой ответственности за последствия своего законотворчества …
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/when-should-compliance-be-a-factor
Комментариев нет:
Отправить комментарий