Какова основная цель различных законов, касающихся управления документами и архив6ного дела? Я полагаю, что она намного проще, чем можно было бы подумать, исходя из нашей практики работы.
Цель просто заключается в обеспечении того, чтобы информация, необходимая государственным служащим для выполнения их работы или создаваемая в качестве побочного продукта их работы, была доступна как сейчас, так и в будущем.
Что является лучшим опережающим индикатором (leading indicator) нашей способности достичь этой цели?
Я думаю, это уровень систематического контроля над нашими документами - и Вы можете измерять его любым нравящимся Вам способом. Лично я бы начал бы с того, к какой части наших документов мы можем применить политику неуничтожения, исполнение которой обеспечивается системой.
Так почему бы нам не измерять этот показатель регулярно? Почему бы нам не отчитываться почаще о его величине?
Пока у нас нет систематического контроля, всё остальное - пустая трата времени.
Это запаздывающий индикатор (lagging indicator) того, насколько успешно мы установили контроль над нашими хранилищами, и он устанавливает «потолок» для успешности любых возможных усилий по повышению качества без изменения систем.
Фактически это единственная метрика, которая говорит нам, способны ли мы понять, выполняем ли мы главную цель, поставленную нашим законодательством.
Так где же эта метрика? Почему мы не отчитываемся ею? Почему эта метрика не является основным показателем, который запрашивают архивные учреждения?
Как нам разработать и реализовать хорошую стратегию, первым делом не разобравшись в ней?
Если Вам интересно, что я слышу в беседах со специалистами по управлению информацией и документами, то ниже перечислены самые распространенные оценки, которые они дают:
- Местные органы власти в массе своей работают довольно неплохо, их уровень - 80%+
- Органы государственной власти штатов и федерального правительства в основном сообщают об уровне от 10 до 40% (порой попадаются и выколотые точки с показателями уровня 90%+)
- Университеты - уровень 2% и выше.
Все эти органы и учреждения подписывают заявления о соответствии, и я бы сказал, что в большинстве случаев их службы управления документами недостаточно финансируются.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-to-improve-records-in-government
Комментариев нет:
Отправить комментарий