Прежде чем внедрять «наилучшую практику» управления документами, следует спросить себя: где доказательная база эффективности этой практики?
Смысл вопроса не в том, «много ли людей использует такую практику», и его не следует интерпретировать как «говорит ли «делай так!» кто-либо из тех, у кого больший, чем у меня, практический опыт?».
Он означает: «есть ли доказательства того, что внедрение данной практики привело к более высокому уровню эффективности, если её оценивать по показателям, предусмотренным политикой управления документами?».
У нас имеется огромное количество людей, внедряющих «наилучшие практики» и «соответствующие требованиям» системы - и отказывающихся внедрять что-либо ещё и/или рассматривать соответствующие системы как документные. Внедряемые ими системы часто захватывают очень небольшой процент того, что они должны были бы захватывать согласно политике управления документами.
По сути, реализованная «наилучшая практика» не достигает предусмотренной политикой целей, достижение которых она, как предполагалось, должна будет обеспечить. И мы продолжает действовать в том же духе – а также убеждать других коллег поступать так же.
Взглянем на классификационные схемы, ориентированные на отслеживание сроков хранения. Обычные люди не понимают, что с ними делать, поэтому они реагируют одним из двух способов:
- Они делают что-то такое, что «имеет для них смысл» — это означает, что они размещают документы в неподходящих местах;
- Они не вводят документы в систему - обещая «сделать это позже» (чего никогда не случается); или организуют их понятным им образом (т.е. образом, не ориентированным на отслеживание сроков хранения).
У нас есть убедительные доказательства очень высокого уровня провалов, связанных и с использованием. Они связаны с практикой уничтожения документов. Практически никто ничего не станет уничтожать, не вернувшись назад и не проведя сначала экспертизу на уровне контента.
Это связано с тем, что ориентированные на отслеживание сроков хранения классификационные схемы не работают - и мы об этом знаем. Тем не менее, они считаются «наилучшей практикой». Почему?
Потому что 20 лет назад, когда управляли документами, которые были под полным физическим и интеллектуальным контролем архивистов и специалистов по управлению документами (custodial recordkeeping), - всеми нашими документами управляли люди, для которых это было их единственной работой. Поэтому мы создали классификационные схемы, исходя из предположения, что, прежде чем мы станем что-то размещать в соответствии с этими схемами, профессионалы проведут процесс экспертизы ценности.
Мир изменился.
Многое из того, что когда-то считалось наилучшей практикой, сегодня не даёт результатов, поэтому нам нужно лучше вести диалог о том, что на самом деле является наилучшей практикой.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/a-question-to-ask-yourself-before
Комментариев нет:
Отправить комментарий