Директор государственных архивов одного из австралийских штатов уже публично заявил, что не считает наши практики установления и отслеживания сроков хранения документов пригодными для этой цели.
Стоимость хранения очень сильно снизилась. Если хранение короба с физическими документами обходится Вам в 5 долларов в месяц, то расходы на хранение того же объёма документов в электронном виде составляют ничтожную долю цента.
И хотя объемы создаваемых документов значительно увеличились, - они не увеличились настолько, чтобы компенсировать затраты на уничтожение документов. Мои грубые оценки показывают, что стоимость уничтожения одного документа примерно равна стоимости его хранения в течение 750 тысяч лет при нынешней стоимости хранения.
В конечном итоге проблема заключается в том, что мы просто не можем заставить людей использовать наши системы и/или надёжно структурировать свою информацию для нужд уничтожения, и/или дать нам деньги на то, чтобы сделать это за них.
Итак, вот два мысленных эксперимента по изменению нашей практики:
- Что, если мы просто установим для всего срок хранения в 1000 лет?
- Что, если мы сделаем срок хранения по умолчанию для всего в 1 год?
Как изменится практика?
Как мы тогда будем относиться к структурированию информации?
Как мы будем относиться к метаданным?
Как в итоге изменятся взаимоотношения с нашей организацией? Приведу для Вас в качестве отправной точки несколько моих мыслей:
При сроке хранения для всего в 1000 лет:
- Мы бы очень чётко понимали, какая информация имеет реальную, непреходящую историческую ценность - и именно она была бы отобрана и размножена задолго до того, как закончился бы 1000-летний период - так что на отметке в 1000 лет мы могли бы проводить полностью автоматизированное, не требующее утверждения уничтожение.
- Информационная структура никоим образом не должна была бы отражать потребности процесса уничтожения. Она должна была бы отражать потребность справиться с серьёзными объемами документов и обеспечить возможность отыскать, использовать и проанализировать информацию с помощью машин.
- Организациям, которые избавляются от документов во избежание материальной ответственности по суду, потребовалось бы в большей степени сосредоточиться на том, чтобы хорошо работать, - а не на сокрытии неэтичных и незаконных действий, в надежде, что их не поймают до того, как документы можно будет уничтожить.
При сроке хранения для всего в 1 год:
- Мы могли бы перевернуть процесс уничтожения с ног на голову – руководители деловых подразделений уже не уничтожение согласовывали бы, а одобряли дальнейшее хранение - и оплачивали бы его за счёт своего подразделения.
- Не подписали в течение 30 дней уведомление, санкционирующее дальнейшее хранение? Документы уничтожаются, и вашему деловому подразделению приходится оплачивать расходы, связанные с выполнением работы в отсутствие этих документов.
Как еще, по Вашему, изменилась бы практика в этих условиях?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/thought-experiments-in-retention
Комментариев нет:
Отправить комментарий