Недавно я закончил читать книгу об истории бухгалтерского учета с использованием «двойной записи» (double entry accounting). Я также продолжаю дочитывать книгу о том, как осуществляется государственное управление. Обе книги раскрывают стратегическую и оперативную мощь отличного управления документами. Они также вызывают у меня серьёзные вопросы о положении дел с нашей профессиональной практикой и с некоторыми из наших самых основных инструментов.
Управление документами одержимо вопросами установления и отслеживания сроков хранения и уничтожения документов. Думаю, что это нанесло огромный ущерб нашей профессии.
Часть проблемы заключается в том, что создается убеждение, что управление документами - это в основном взгляд назад. Это не так, но я не уверен, что это ясно видно из того, как обычно реализуется управление документами.
Если мы посмотрим, откуда пошло делопроизводство и управление документами, то это всегда были люди, которым нужно было решить пару очень простых проблем:
- У них было что-то ценное, чем нужно было управлять;
- Им нужно было надёжно помнить о своих ценностях;
- Им нужно было документировать определённые вещи, чтобы другие люди могли бы это вспомнить.
В основном это были практичные люди, которым было чем заняться. Насколько их беспокоило отсутствие перечней видов документов с точными указаниями по срокам их хранения и действиям по их истечении? Я бы сказал, что их это совершенно не заботило.
Насколько они волновались о сохранении своих материалов для потомков ввиду их исторической ценности? Я бы тоже сказал, что нисколько.
Насколько они беспокоились о том, чтобы эффективно управлять своими задачами и активами? Я бы сказал, что именно этим они были супер-обеспокоены – а иначе зачем вообще вести документы?
Когда я читаю международный стандарт ISO 15489:2016 (адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – Н.Х.), меня всегда поражает раздел об экспертизе ценности. В нём нас просят управлять деловыми рисками, используя наши знания и навыки. Бухгалтерская профессия занималась этим сотни лет и становилась всё сильнее и сильнее.
Затем я смотрю на большую часть практики управления документами и на то, на что она направлена. В большинстве организаций, с которыми я работаю, эта практика направлена на удовлетворение требований архивного законодательства. Проблема для архивного законодательства, для его хранителей и для нас заключается в том, что его требования невозможно исполнить. Вот почему никто не приходит, чтобы обеспечить соблюдение этого законодательства. Неисполнимое законодательство не является деловым риском.
Между тем, серьезные люди, у которых есть чем заняться, испытывают трудности с управлением своей деловой деятельностью. Каждый божий день они рискуют оказаться неэффективными из-за плохого управления документами. И мы им не помогаем – потому что всё внимание сосредоточили на отслеживании сроков хранения и уничтожении, и на том, что нужно сделать, чтобы всё это работало.
Люди продолжают сталкиваться с трудностями, поскольку не понимают, что мощь управления документами могла бы помочь им.
Однако, учитывая то, как мы осуществляем на практике свою профессиональную деятельность, я должен спросить – а не забыли ли мы, для чего вообще нужно управление документами?
Когда-то это была дисциплина со стратегической и оперативной мощью. Теперь вся практика, похоже, сводится к уничтожению документов. Что же с нами случилось?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-retention-schedule-principal
Комментариев нет:
Отправить комментарий