Хватит фантазировать по поводу документов. Документ - это артефакт «вещи» (например, деловой деятельности и связанных с ней решений, событий и фактов – Н.Х.), а не сама «вещь». Важна же как раз сама «вещь».
Типы отчетов, которые обычно готовит служба управления документами, не привлекут на Вашу сторону ни одного человека – всё в них касается документом, а не «вещи».
Та отчётность, которую люди жаждут получить, говорит им, как они справляются со своей работой, и помогают им управлять тем, что им нужно сделать, чтобы быть эффективными.
Люди, у которых нет системы, которая бы сделала это за них, готовы пойти почти на всё, чтобы получить эту информацию - хотя бы для того, чтобы уменьшить своё беспокойство по поводу того, что они что-то могли забыть.
Если единственным вопросом, на который способна ответить Ваша документная система, является вопрос о количестве созданных документов, то Ваша отчетность будет проигнорирована.
Если же Ваши отчеты могут ответить на вопросы, которые действительно важны для людей, которые пользуются Вашими услугами, то эти отчёты будут востребованы.
Настоящими вопросами являются такие вопросы, как:
- Сколько раз мы запускали этот процесс за последний год, и какова тенденция за последние 5 лет;
- Сколько экземпляров этого процесса в настоящее время активны одновременно в нашем деловом подразделении, и кто над ними работает?
Такие отчёты будут потребляться, и все будут жаждать получить их. Когда не придет очередное регулярно рассылаемое электронное письмо с отчётом, люди будут преследовать Вас за это, - потому что внезапно Ваша работа станет критически важной для качества их работы.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-to-make-reporting-more-meaningful
Комментариев нет:
Отправить комментарий