Регулирование электронного документооборота органов государственной власти Республики Башкортостан, часть 4

(Окончание)

Регламентация хранения электронных документов в исполнительных органах государственной власти Республики Башкортостан

Вопросы организации хранения электронных документов отражены в следующих нормативных правовых актах Республики Башкортостан:

• «Правила организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной цифровой подписи» (утв. Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 25 января 2008 г. № 11);


• «Положение о системе межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан» (утв. Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 6 мая 2011 г. № 145);


• «Регламент работы системы межведомственного электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной подписи» (утв. Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Республики Башкортостан от 10 мая 2011 г. № 262-ОД).

Согласно «Правилам организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной цифровой подписи», две из основных функций узлов участников межведомственного электронного документооборота (п.3.5.) связаны с организацией хранения электронных документов. Это:

• Хранение электронных сообщений до передачи на головной узел межведомственного электронного документооборота или в информационную систему электронного документооборота адресата;


• Архивирование баз данных, находящихся в системах электронного документооборота, и передача их на хранение в электронный архив документов государственного органа Республики Башкортостан.

Мой комментарий: Очень сомневаюсь, что программное обеспечение, которым располагают участника обмена, позволяет им выполнять подобные функции с соблюдением обычных правил передачи документов на архивное хранение ( формирование в дела, подготовка описей и т.п.).

Раздел, посвященный вопросам хранения электронных документов, содержит лишь очень общие положения и не предлагает никаких конкретных указаний и рекомендаций.

Так, установлено, что все электронные документы, учтенные при обмене, должны храниться в течение сроков, предусмотренных нормативными документами организации. Они должны храниться в электронных архивах. Копии электронных документов, заверенные в установленном порядке, могут также храниться на бумажных носителях (п. 10.1.)

Для выполнения текущих работ по ведению электронных архивов и контролю над ними организации должны назначить ответственных лиц (п.10.2).

Мой комментарий: Поскольку требования о создании «электронного архива» в документе нет, то не совсем понятно, что подразумевается под этим понятием, и где и как должны храниться электронные документы. Нет и каких-либо требований к квалификации сотрудников, назначаемых ответственными за ведение электронных архивов.

Если инструкциями и другими нормативными актами организации не предусмотрено иное, электронные документы должны храниться в оригинальном виде, т.е. в том, в котором они были сформированы, отправлены или получены, с сохранением всех их реквизитов, включая все заверяющие ЭЦП (п. 10.3).

Срок хранения электронных документов соответствует сроку хранения их бумажных аналогов (п.10.4). Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих журналов учета, сертификатов ключей подписи, уведомлений о доставке электронных документов, а также средств, обеспечивающих возможность работы с электронными документами и с ЭЦП (п.10.5).

Нормативный документ определяет, какую информацию необходимо сохранить, чтобы иметь возможность подтвердить статус сертификатов ключей подписи:

Правила организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной цифровой подписи (утв. Утв. Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 25 января 2008 г. № 11)

10.6. Для сертификатов ключей подписи хранимых ЭД должны быть оформлены и храниться в установленном порядке документы, подтверждающие статус сертификатов ключей подписи (регистрационные карточки, справки об отзыве и приостановлении действия сертификатов ключей подписи и т.д.).

Согласно «Регламенту работы системы межведомственного электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной подписи» (утв. Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Республики Башкортостан от 10 мая 2011 г. № 262-ОД), электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД (п.4.1).

Электронные копии бумажных документов создаются в случае, когда работа с такими копиями не противоречит действующему законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе, а также для списания документов в архив в соответствии с действующим законодательством (п.4.2.).

В Регламенте установлено, что уполномоченные лица осуществляют (п.4.3.):

• формирование и подготовку электронных документов,


• заверение электронных документов электронной подписью,


• отправку (получение) электронных документов,


• проверку подлинности электронной подписи электронных документов,


• хранение и обработку электронных документов,


• учет и регистрацию электронных документов.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях, но не менее пяти лет (п.4.17).

Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП хранимых электронных документов (п.4.18).

После истечения установленного срока хранения электронных документов на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем участника СЭД, указанные электронные документы подлежат уничтожению (удалению) (п.4.19.).

Мой комментарий: В Регламенте ничего не сказано о передаче электронных документов на государственное хранение в архивы.

4 апреля 2014 года на вебинаре еженедельника PCWeek «Как эффективно организовать межведомственное электронное взаимодействие органов государственной власти: пример Башкортостана» (см.: http://www.pcweek.ru/webinars/detail.php?ID=160612  ) руководитель Агентства по ИТ Республики Башкортостан Ильдар Ямалов сообщил, что в настоящее время в республике уже поднимается вопрос о необходимости передачи части электронных документов на архивное хранение в подсистему «Архив».

Он также отметил, что для обеспечения долговременного хранения электронных документов внедрен штамп времени, благодаря которому, по его словам, «сертификат имеет неограниченный срок действия». Информацию об этом можно найти в Регламенте Удостоверяющего Центра государственного унитарного предприятия Центр информационно-коммуникационных технологий Республики Башкортостан, https://www.ciktrb.ru/upload/iblock/b20/Регламент%20УЦ%20ГУП%20Центр%20ИКТ%20РБ.doc

Мой комментарий: Учитывая, что в федеральном законодательстве о штампе времени практически ничего не сказано, то использовать его в межведомственном взаимодействии на основе договорных отношений между участниками системы, конечно, можно, однако могут возникнуть правовые проблемы в случае споров с внешними по отношению к системе организациями и гражданами.

Источники: PCWeek, Консультант Плюс
http://www.pcweek.ru/webinars/detail.php?ID=160612