Испания: Сроки хранения деловых документов

В конце марта 2014 года испанский специалист по управлению документами Мария дель Валле (María del Valle Palma Villalón – на фото), работающая в мадридской компании DOCUformación ( http://www.docuformacion.com/ ), организующей курсы онлайн-обучения по вопросам управления документами, задала следующий вопрос в группе «Профессионалы управления документами» (RIM Professionals - Records Management and Records Information Management - Records Managers) в социальной сети LinkedIn.

Мария писала: «Я изучаю различные национальные законы и нормативные акты, связанные со сроками хранения и порядком уничтожения договорной документации, с целью создания справочника, который будет опубликован в сети. Можете ли Вы помочь мне отыскать соответствующие первоисточники (независимо от языка)?»

Одновременно Мария рассказала о положении дел в своей стране – как мне кажется, эта информация может быть интересна и нашим специалистам: «В Испании органы государственной власти всех уровней (национального, регионального и местного) опубликовали свои перечни документов с указанием сроков их хранения, в ряде случаев содержащие очень подробную информацию по каждой серии документов, в виде баз данных или Excel-таблиц. Вот некоторые примеры:

1. База данных на сайте Правительство провинции Каталония (http://cultura.gencat.net/arxius/cnatdt/index.asp , на каталонском языке)

• Документация, относящаяся к специальным административным контрактам, http://cultura.gencat.net/arxius/cnatdt/docs/239.doc  - Постоянно


• Документация по контрактам на техническое консультирование, http://cultura.gencat.net/arxius/cnatdt/docs/243.doc  - Постоянно


• Счета, отражающие расходы субсидируемых госпиталей, http://cultura.gencat.net/arxius/cnatdt/docs/005.doc  - 5 лет

2. Таблицы сроков хранения провинции Андалусия, http://www.juntadeandalucia.es/culturaydeporte/web/areas/archivos/sites/consejeria/areas/archivos/tablas_valoracion

• Платежные поручения, http://www.juntadeandalucia.es/culturaydeporte/web/html/sites/consejeria/areas/archivos/Galerias/Adjuntos/TablasValoracion/01_02_02_031TV-L_VIGENTE_Mandamientos_pago.pdf  - 15 лет


• Журналы бюджетных операций, http://www.juntadeandalucia.es/culturaydeporte/web/html/sites/consejeria/areas/archivos/Galerias/Adjuntos/TablasValoracion/01_02_02_033TV-L_Operaciones_presupuesto_gastos.pdf  - Постоянно

Для контрактов обычно устанавливается постоянный срок хранения.

Хотя, как правило, для кадровых, бухгалтерских и налоговых документов срок хранения устанавливается в 5-6 лет, сейчас, в связи с ужесточением законодательства с целью борьбы с экономической преступностью, ряд авторов рекомендует пересмотреть сроки хранения этих документов, увеличив их до 10 лет.»

Источник: сеть LinkedIn
http://www.linkedin.com/groupAnswers?viewQuestionAndAnswers=&discussionID=5856711753269813248&gid=137550&commentID=5866930398835023872