Заявления ученых мужей, что документы «умерли», свидетельствуют о невежестве в вопросах управление документами, управления рисками и э-ракрытия. Проблема в том, что большое число людей пытается заниматься управлением документами, не имея для этого соответствующей подготовки. Бухгалтеры, юристы, эксперты по раскрытию электронной информации в ходе судебных споров, консультанты по управлению контентом, консультанты по вопросам поиска и систем классификации - все они утверждают, что помогают организациям управляться с их «документами». Большинство готово давать советы о закупке технологий, даже не пытаясь определить, в какой мере используемая организацией корпоративная архитектура сковывает возможности даже хорошо подготовленных сотрудников по исполнению политик, касающимся управления информацией.
Особенно тревожным среди всех недостатков, вытекающих из отсутствия подготовки по вопросам управления документами, является непонимание того, что такое «документ» (record). Эта проблема настолько общераспространенная, что она ставит под угрозу способность большинства компаний управлять рисками, и в особенности рисками, связанными с судебными спорами. Даже руководители юридических служб крупных американских корпораций не понимают, особенно в сфере э-раскрытия, что такое документ и на что он способен, в результате подводя свои компании под самые уродливые и самые дорогостоящие формы представления информационного контента (Согласно законодательству США и ряда других англосаксонских стран, в случае судебного спора или расследования стороны в принципе обязаны представить суду абсолютно всю относящуюся к делу информацию и документы, находящуюся под их контролем, вне зависимости от вида носителя и способа хранения. Те, кого ловят на неисполнении этого требования, обычно проигрывают спор и могут быть подвергнуты ряду болезненных дополнительных наказаний. Поэтому, вовремя не уничтожая документы и рабочие материалы по истечении установленных для них сроков хранения, организации создают для себя дополнительные риски. – Н.Х.).
Что такое «документ»? Ответ: «Смотря по обстоятельствам». Государственные органы должны исполнять требования законов и нормативных актов, регламентирующих для них вопросы управления информацией. В определенный момент информация, относящаяся к деятельности по государственному управлению, меняет свой статус и становится «документом». Понятие «объявления документом» (declaring a record – которое, следует отметить, в последние годы почти вышло из употребления как раз вследствие усиления открытости государственного управления и практики э-раскрытия, в равной степени охватывающих документы и не-документы. – Н.Х.) проистекает из используемой государственными органами практики выделения официально опубликованных для общественности материалов, в отличие от проектов, черновиков и другой информации, которая может никогда не публиковаться. Принципы прозрачности государственного управления требуют, чтобы практически любая информация, созданная государственным органом или учреждением, могла быть раскрыта для общественности, однако такая информация может при этом так и не стать «документом». Именно поэтому соответствующий закон называется «Законом о свободе доступа к государственной информации» (Freedom of Information Act).
Причина, по которой государственные архивисты накануне и в период Второй мировой войны изобрели концепцию перечней с указанием сроков хранения (retention schedule), не была связана с управлением «документами»; это было сделано для того, чтобы массивы информации, которая никогда не станет «документами», не попадали на хранение в Национальные Архивы. Иными словами, перечни были изобретены для управления всей информацией, а не только «документами».
В путанице по вопросу о том, что такое «документы», во многом были виноваты сами архивисты. До 2001 международная ассоциация специалистов по управлению документами и информацией ARMA International определяла «документы» как «зафиксированную информацию, вне зависимости от использованного носителя информации». По сути дела любая захваченная организацией информация, как созданная внутри организации, так и полученная ею извне, считалась «документом». (С моей точки зрения, автор здесь не совсем точен. Примерно до 2005 года в США очень четко отделяли официальные документы организации от прочей информации, поскольку именно официальные документы организация обязана была представлять в суд. Всегда существовали четкие критерии, в соответствии с которыми документы отделялись от не-документов: а в законодательстве США имелось ясное определение понятия «государственный документ». Но вот после изменения законодательства границы, действительно, стали быстро размываться – Н.Х.).
Именно этого определения придерживаются все американские и канадские специалисты по управлению документами, стремясь снизить риски и сделать информацию корпоративным активом. Поскольку любая имеющаяся в организации информация может быть истребована в ходе судебных разбирательств, то всей информацией следует управлять. Для информации не предусмотрено «безопасной гавани» только на том основании, что организация не считает её «документами». Документы и информация в равной степени должны раскрываться, и все они должны охватываться политиками, процедурами, программами обучения и подотчетностью – как корпоративной, так и персональной. Это касается, в том числе, текстовых сообщений, интернет-чата и сообщений электронной почты, в которых рассылаются свадебные фотографии.
С появлением стандарта ISO 15489, ставшего результатом консенсуса специалистов по управлению документами и архивистов многих стран мира, понятие «документ» определяется как «информация, созданная или полученная организацией или отдельным лицом, и сохраняемая в дальнейшем в качестве доказательства и сведений, - для выполнения требований законодательства, или же в интересах деловой деятельности». (В российском ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, который, как в нем утверждается, «идентичен» международному стандарту ISO 15489-1:2001, это определение дано в несколько измененной редакции: «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности» - Н.Х.)
Такое определение далеко отодвинуло понятие «документов» от моментов их создания (когда требуется управление контентом - document management) и распространения (где тоже требуется защита). Кроме того, оно потенциально не охватывает 90 процентов информации, создаваемой организацией для ведения деловой деятельности, включая большинство баз данных и электронную почту (С моей точки зрения, это бездоказательное утверждение, не подтверждаемое американской же практикой – впрочем, перечитайте определение и судите сами. – Н.Х.). И хотя стандарт ISO 15489 способствовал широкому распространению в мире идей и практики управления документами, понятие «документа» в нём сужено до такой степени, что следование стандарту для любой американской компании скорее приведет к увеличению риска, а не к его уменьшению.
Понятие «документа» является полезным, когда оно используется экспертами. Те, кто используют его, не имея надлежащей профессиональной подготовки в области управления документами, увеличивают риски своей организации и способствуют превращению её информационных активов в свалки токсичных отходов. Первое, с чего должна начинать всякая организация – это провести самооценку по «Модели зрелости для полномасштабного управления информацией» (Information Governance Maturity Model – данная модель, информацию о которой можно найти здесь: http://www.arma.org/r2/generally-accepted-br-recordkeeping-principles/metrics , была разработана ассоциацией ARMA International в поддержку её «Общепринятых принципов делопроизводства» (Generally Accepted Recordkeeping Principles, GARP), см. http://rusrim.blogspot.ru/search/label/GARP - Н.Х.), обратив первоочередное внимание на принцип подотчетности (Principle of Accountability).
Кэрол Чокси (Carol E.B. Choksy)
Источник: сайт компании IRAD Strategic Consulting
http://iradconsulting.com/wordpress/?p=134
Комментариев нет:
Отправить комментарий