Видео: Обновленное руководство Национальных Архивов США по передаче документов на архивное хранение

Данная заметка Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото)  была опубликована 13 мая 2014 года на блоге Национальных Архивов (NARA).

В течение апреля месяца специалист по электронным офиса директора по управлению документами в федеральном правительстве (Office of the Chief Records Officer) Кевин Де-Ворси (Kevin DeVorsey) провел два онлайн-занятия, посвященных новому руководству по форматам электронных документов, подлежащих передаче на постоянное архивное хранение (о котором также см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/blog-post_6.html ). Одно из этих занятий было записано и теперь доступно на канале Национальной программы обучения по вопросам управления документами (National Records Management Training Program) на сайте YouTube, см. http://www.youtube.com/playlist?list=PLugwVCjzrJsWbTAkNkRdOj_LsgsVpMHeZ .

На занятии в фокусе внимания были основные изменения, нашедшие отражение в недавно опубликованной новой редакции руководства Национальных Архивов по передаче документов на архивное хранение. Руководство отражает существенные перемены – начиная от новых категорий электронных документов и до новых файловых форматов,  и Кевин обращает внимание на эти изменения и объясняет, что они означают для федеральных органов исполнительной власти в плане достижения ими своих целей в области управления документами.

Звуковое сопровождение на английском языке. Для удобства пользователей также выложено детальное текстовое описание видеопрезентации, доступное по адресу: http://blogs.archives.gov/wp-content/uploads/2014/05/Transfer-guidance-Webinar-508-compliance.pdf

В частности, отмечено, что при пересмотре руководства ставились следующие основные цели:

• Разработать гибкую расширяемую концепцию, способную адаптироваться к будущим потребностям


• Сбалансировать предпочтительное отношение к открытым стандартизованным форматам с деловыми потребностями органов исполнительной власти,


• Расширить список принимаемых Национальными Архивами файловых форматов,


• Минимизировать нагрузку на органы власти, связанную с преобразованием документов перед их передачей на архивное хранение,


• Сузить охват руководства, сосредоточив основное внимание на моменте передаче документов на архивное хранение.

В части изменений в используемом Национальными Архивами подходе, обращается внимание на то, что теперь файловые форматы разделены на предпочтительные, допустимые и допустимые для немедленной передачи (это те форматы, которые ранее считались допустимыми). Для того, чтобы упростить актуализацию документа, он разделен на две части – бюллетень, в котором описываются область применения, правовая база, общие требования и дается контактная информация; и приложение, содержащие списки форматов по категориям.

Формат PDF перестал быть отдельной категорией. Упрощены и более понятно сформулированы требования к качеству. Более не требуется заполнять формы «20 вопросов». Кроме того, Национальные Архивы обратились к федеральным органам исполнительной власти с просьбой сообщить о тех не включенных в руководство форматах, которые на практике используются ими для создания и хранения документов, подлежащих передаче на постоянное архивное хранение.

Появились следующие новые категории файловых форматов:

• Цифровые неподвижные изображения (фотографии. сканированный текст, плакаты)


• Цифровое видео (кино- и видеозаписи)


• Цифровые аудиозаписи


• Тексты


• Геопространственные документы


• САПР-материалы


• Структурированные данные (расширены возможности для источников комплектования, передающих на хранение базы данных. Допускаются форматы CSV, JSON, XML.


• Электронная почта


• Веб и социальные сети

[Исправление от 25.05.2014 г.: Ссылка на видеозапись заменена на новую]

Источник: блог Национальных Архивов / YouTube
http://blogs.archives.gov/records-express/2014/05/13/transfer-guidance-video/
http://www.youtube.com/watch?v=pg67GtUGAxM