Национальный стандарт для систем управления электронными документами (Národní standard pro elektronické systémy spisové služby) подготовлен Министерством внутренних дел Чехии на основании положения Закона № 499/2004 «Об архивной и документационной службах» (Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499 ). Начиная с 2009 года, использование электронных документов стало предпочтительным или даже обязательным для большинства государственных органов. Управление делопроизводством регламентируется упомянутым законом и соответствующим указом № 259/2012 о порядке деятельности документационной службы (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby, https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2012-259 ).
Мой комментарий: В своё время я писала о редакциях этого стандарта 2009 и 2010 годов, см. http://rusrim.blogspot.ru/2009/09/moreq2_02.html и http://rusrim.blogspot.ru/2010/12/blog-post_30.html .
Поскольку правовые акты вроде закона и указа не подходят для технических описаний особенностей функционирования информационных систем, для разъяснения требований к системам управления электронными документами был выбран формат стандарта, публикуемого в бюллетене Министерства внутренних дел. 4 июля 2017 года в этом бюллетене была опубликована 4-я версия национального стандарта, которая значительно отличается от предыдущих. В данной статье рассматриваются основные изменения, появившиеся в новой версии документа.
Характер изменений
Первоначальная версия национального стандарта для систем управления электронными документами была выпущена во второй половине 2009 года и основывалась на европейских спецификациях MoReq2. Вследствие этого стандарт содержал ряд требований, которые к тому моменту не были установлены в чешской среде. К ним относились, например, назначение полных классификационных кодов (spisový znak) не только рубрикам как элементам классификационной схемы, но также делам и документам. Определенные сложности возникали из-за строгого разделения документов и записей (на самом деле, конечно, в MoReq2 речь шла соответственно об информационных объектах и документах – Н.Х.). Не только эти два вопроса привели к более широкой реформе национального стандарта. Его корректировку также следует рассматривать в контексте определенного ренессанса в управлении документами, например, вследствие внесения поправок в Закон № 365/2000 «Об информационных системах в государственном управлении» (Zákon o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2000-365 ), согласно которому с 1 июля этого года статус систем управления электронными документами государственных органов был повышен до государственных информационных систем.
Можно однозначно сказать, что нынешнее изменение содержания национального стандарта является самым обширным с момента его создания. Было проведена полная реструктуризация глав и требований и, как следствие, отход от прототипа - спецификаций MoReq2 и, наоборот, сближение со структурой указа. Таким образом, национальный стандарт является теперь, по сути дела, техническим расширением этого указа, что не только никоим образом не умаляет его значение, а, напротив, повышает его качество.
Как уже отмечалось, из национального стандарта были, в частности, убраны те требования MoReq2, которые не опирались на закон, указ или сложившуюся чешскую практику управления документами. Кроме того, были полностью исключены все необязательные требования (в MoReq2 требования разделялись на обязательные и рекомендуемые/опциональные – Н.Х.), что привело к общему сокращению их количества почти наполовину. Несомненно улучшилась читаемость и ясность национального стандарта.
Из терминологии было исключено понятие «записи» (záznam), зато введен термин «пакет, контейнер» (zásilka) и очень важное понятие «проекта документа» (koncept - rozpracovaný dokument), которые в какой-то мере заменили термин «запись». Кроме того, была изменена терминология, касающаяся элементов информационной безопасности, регулируемых европейским законом eIDAS. И последнее, но не менее важное: внесенные изменения учли функции Национального электронного архива (Národní digitální archiv), и было полностью стандартизовано взаимодействие с системами управления электронными документами.
Наиболее важные практические последствия
Как видно из сказанного выше, изменений действительно много. Ниже мы подробно остановимся на трёх из них - возможно, самых интересных и самых важных. В их число входят требование к представлению дела, новые возможности для создания ежедневных сводок на основе журнала аудита и стандартизация взаимодействия между системой управления электронными документами и другими системами, используемыми для управления документами. Внесенные в национальный стандарт изменения вступили в силу 4 июля 2017 года, но в отношении исполнения некоторых требований предусмотрен переходный период, заканчивающийся 1 мая следующего года.
Давней проблемой является передача электронных и, в частности, гибридных дел (включающих документы как в бумажной, так и в электронной форме), при направлении всего дела в целом, например, в административный орган второго уровня или в суд. До сих пор решение заключалось в том, что электронные документы часто просто распечатывались, в лучшем случае проводилось авторизованная конверсия в бумажную форму. Новая версия национального стандарта содержит добавленное требование 5.3.6, в котором рассматривается эта ситуация с тем, чтобы сохранить взаимосвязи и метаданные дел. Требуется, чтобы система управления электронными документами обеспечивала выгрузку дела в один объект со стандартизованной внутренней структурой, содержащий сначала метаданные дела, в частности, имя создателя, регистрационный номер, срок хранения, классификационный код, тема, сведения об исполнителе и утвердившем лице.
Кроме того, в формируемое представление добавляются сведения о пользователе, указывающие имя пользователя и дату записи. Затем структура наследует полный журнал аудита дела, т.е. доверенные сведения об операциях, которые повлияли на дело или изменили его. Затем идёт опись документов в деле, после чего следуют отдельные документы и все их компоненты, пронумерованные по порядку. Нумерация должна учитывать общий порядок и структуру. В национальном стандарте приведен пример того, как документы нумеруются дополненным слева нулями трехзначным порядковым номером, а каждый их компонент отмечен через дефис дополнительным двузначным номером, например: 001-01, 001-02, 002-01, 002-02, 002-03 и т.д.
Ведение журнала аудита является основой для доверия к системе управления электронными документами в целом. Записанная в журнале аудита информация, позволяет отслеживать, идентифицировать, восстанавливать и контролировать операции в системе, активность пользователей и состоянии отдельных объектов, таких как документы, дела, рубрики и т.д. Для обеспечения необходимого доверия требуется, чтобы система управления электронными документами накапливала содержимое журнала аудита в течение определенного периода времени, но не позднее, чем через сутки автоматически представляла его в виде документа в формате PDF/A или XML установленной структуры, подписанного электронной подписью или заверенного электронной печатью и электронной отметкой времени. Аналогичное требование имелось и в предыдущих версиях национального стандарта, однако, учитывая относительно большое количество транзакций в более крупных системах, была добавлена возможность формировать упомянутые сводки за более короткий период времени, чем сутки. Вторая новинка - это возможность выгрузки в формате XML, что упрощает повторное использование такой сохраняемой информации.
Для того, чтобы система управления электронными документами выступала в качестве центра управления документами организации, она должна быть связана с отдельными деловыми информационными системами, которые создают документы и управляют ими. О таких системах в национальном стандарте ранее говорилось как о системах-агентах (agendový informační systém), но в ином смысле, чем такой термин используется в Законе о базовых реестрах (Zákon č. 111/2009 Sb. o základních registrech, https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2009-111 ). В связи с этим был введен новый непротиворечивый термин «информационная система, управляющая документами» (informační systém spravující dokumenty). По определению, это любая электронная система, содержащая файлы.
В этом контексте, национальный стандарт был дополнен новой главой 9.1, в которой описываются взаимосвязи между системами управления документами, то есть между центральной системой управления электронными документами и всеми другими деловыми информационными системами, включая, конечно, информационные системы-агенты, но также и различные ERP-системы и т.д. Действительно, все управляющие документами системы организации должны соответствовать требованиям национального стандарта, но требования также можно выполнить путем их интеграции с системой управления электронными документами в соответствии с требованиям главы 9.1.
Стандартизованный интерфейс основан на веб-сервисах и имеет две части, синхронную и асинхронную. Обе части должны быть реализованы одновременно, поскольку они дополняют друг друга, причем синхронные функции используются только по мере необходимости, поскольку они всегда зависят от текущей доступности двух взаимосвязанных систем. Стандартизация этого интерфейса может рассматриваться как очень важный шаг, который позволит системе управления электронными документами стать действительно «зонтичной» системой, обеспечивающей общее управления документами организации. Кроме того, этот подход необходим для обеспечения последующего процесса окончательного решения судьбы документов по истечении срока их хранения – уничтожения либо передачи электронных архивных записей в Национальный электронный архив.
Томаш Лехнер (Tomáš Lechner)
Источник: сайт SystemOnLine
https://www.systemonline.cz/sprava-dokumentu/novela-narodniho-standardu-spisovych-sluzeb.htm
Комментариев нет:
Отправить комментарий