Для меня сутью отличного управления документами является то, как мы совершенствуем способность наших организаций улучшать результаты посредством применения практик управления документами. Это означает, что повышение эффективности и продуктивности является эффектом управления документами первого порядка.
Когда мы думаем об этом с такой точки зрения, управление документами, по моему мнению, является направлением деятельности, имеющим под собой твёрдую опору. Центральным вопросом является эффективность и продуктивность, которые мы напрямую соединяем с тем, как управление записями их повышает.
Меня всегда беспокоило то, что управление документами часто подаётся как деятельность по обеспечению соответствия установленным требованиям (если быть точным, я имею в виду соответствие законодательно-нормативным требованиям, а не нашим собственным политикам).
Любая деятельность по обеспечению соответствия установленным требованиям должна исходить из соотношения отдачи и затрат. Затратами являются любые расходы на реализацию соответствия и обеспечение исполнения требований, а отдачей - любое достигаемое нами повышение эффективности и продуктивности, либо избежание того, что может негативно повлиять на эффективность - штрафов, санкций и т.п.
Если обеспечение соответствия не приносит выгод, которые перекрывали бы затраты, мы в таком случае должны рекомендовать нашей организации заплатить штрафы или перетерпеть санкции. В этом суть сопоставления затрат и отдачи (cost-benefit analysis).
Когда мы говорим, что «управление документами обеспечивает соблюдение законодательно-нормативных требований», мы на самом деле хотим сказать, что «соблюдение требований имеет ценность, а управление документами - это инструмент, с помощью которого мы этого добиваемся». Это не то же самое, что сказать, что «управление документами полезно вне зависимости от нашего желания добиться соответствия законодательно-нормативным требованиям». Управление документами в таком случае показывается как вид деятельности, для которого вопросы повышение эффективности и продуктивности деятельности организации являются вторичными.
Проблема такого отношения к повышению эффективности как ко вторичной задаче заключается в том, что когда организация решит, что соответствие законодательно-нормативным требованиям для неё не особенно важно или «уже достигнуто», - что тогда произойдет с финансированием инструмента, который использовался для обеспечение такого соответствия? Здесь возможно только одно направление, в котором пойдут изменения.
Когда управление документами даёт отдачу независимо от усилий по обеспечению соответствия законодательно-нормативным требованиям, то не возникает никаких проблем, если наши организации в какой-то момент считают, что «соответствие уже достигнуто» - тогда в нашей деятельности, главным образом ориентированной на вопросы эффектив6ности и продуктивности, мы просто уделяем меньше внимания той её составляющей, что связана с обеспечением соответствия. В таком случае мы «сидим за рулём».
Нам нужно решать. Я полагаю, что сосредоточить внимание на этом вопросе сейчас как никогда важно.
Управление документами и информацией уже почти два десятилетия играет второстепенную роль по сравнению с информационными технологиями. Сейчас ситуация начала меняться - управление документами и информацией возвращает себе первостепенную роль. Причина, по которой это происходит, заключается в том, что организации осознают, что можно добиться повышения эффективности и продуктивности за счёт того, как структурирована информация.
Это возможность для нас получить твёрдую опору под ногами. Это возможность получения воздействия «первого порядка» на эффективность и продуктивность деятельности организации благодаря совершенствованию управления документами.
Худшее, что мы можем сделать сейчас - это превратить управление документами в способ достижения каких-либо иных целей.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/records-management-standing-on-its
Комментариев нет:
Отправить комментарий