Мой комментарий: Как пишет Википедия, решение Microsoft 365, ранее известное как Office 365 - это линейка предоставляемых по подписке услуг, предлагаемая фирмой Microsoft, которая включает и дополняет линейку продуктов Microsoft Office (см. https://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_365 ).
Я стараюсь чётко отделять свою основную работу от ведения своего блога (даже несмотря на то, что темы взаимосвязаны). Я также стараюсь избегать обсуждения поставщиков и их продуктов, - потому что вопрос поставщиков не является главным. Главным является вопрос о том, как сделать эффективной нашу профессиональную практику.
Сегодня, однако, я хотел бы немного отойти от этого правила.
Решение Microsoft 365, в зависимости от Ваших специфических обстоятельств, является для Вас либо светом в окошке, либо проклятием. Для меня оно - огромная возможность.
Это первый случай в истории, когда организации получили богатые, независимые от специфики деловой деятельности наборы инструментов, спроектированные для не являющихся техническими специалистами пользователей и предназначенные для создания собственных систем управления деловыми процессами. И «под капотом» всего этого находится программный стек управления документами.
Это уже не подход «сделай свою работу - затем займись управлением своими документами». Это не управление документами по принципу «и вот тут происходит наша авто-магия».
Здесь управление документами осуществляется по принципу «мы создали этот продукт, который помогает Вам выполнять Вашу работу» (и он также очень неплохо организует Ваши документы). Такой подход открывает возможности.
Если мы будем снова и снова использовать всё те же практики из прошлого, мы будем создавать продукты, которые мы сами будем считать отличными, - но которые никто не станет использовать, и мы потратим на это 20 лет.
Если мы будем создавать продукты вместе с людьми - и будем учиться экспериментировать, понимая, что это не всегда сработает с первого раза, а иногда и со второго или третьего - у нас будет возможность перестроить управление документами в нечто такое, что люди хотят и что они активно просят.
У Microsoft 365 есть свои ограничения. Данное решение управляет документами «по месту», - но только если эти местом является Microsoft 365. Такой подход не соответствует стандартам Австралии и Новой Зеландии (хотя он постепенно проникает и туда).
Для многих из нас это решение будет фасадом или внешним интерфейсом к чему-то ещё.
И всё же это (с моей точки зрения) наилучшая из имеющихся у профессии управления документами технологическая возможность встретиться с пользователей там, где они уже находятся, и добиться того, чтобы они захотели нашего присутствия.
Здесь, однако, идёт своего рода гонка - в каждой организации кто-то станет «владельцем» решения Microsoft 365. Если таковым не станет служба управления документами, то мы упустим данную возможность.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/m365-the-opportunity-to-re-make-records
Комментариев нет:
Отправить комментарий