Архивы стремятся обогатить человеческий опыт благодаря своим уникальным первоисточникам и коллекциям культурно-исторического наследия. Однако требуется большая осведомлённость о замечательных архивных коллекциях.
Кроме того, существует потребность в расширении вовлечения общественности в деятельность архивов, информационно-разъяснительной работы и экспериментирования с программами. Архивистам следует принять во внимание потребность в том, чтобы сбалансировать внутреннюю архивную деятельность и курирование коллекций с целенаправленными усилиями по расширению справочных сервисов, информационно-разъяснительной работы и разработке программ. Архивы существуют не только для прошлого; они документируют человеческие, художественные и интеллектуальные усилия и делают соответствующие материалы доступными через межличностные и цифровые каналы.
Назначение архивов
Информирование о ценности и полезности архивов - это информационно-пропагандистская деятельность. Как архивисты, мы, безусловно, понимаем значимость и важность нашей работы. В то же время архивная профессия и соответствующие профессиональные организации плохо справляются с разъяснением не-архивистам целей и назначения архивов. Из всех групп пользователей и заинтересованных сторон наиболее важной с точки зрения просвещения группой являются принимающие решения и распределяющие ресурсы лица, поскольку именно они выбирают решения, влияющие на значимость деятельности архивов и на ложащуюся на них нагрузку.
Усилия по информированию о ценности и полезности архивов также включают поддержку архивистами исследовательских групп, поощрение их к тому, чтобы они, когда это уместно, играли роль адвокатов архивов, - и предоставление им необходимой информации о финансовых потребностях и потребностях в разработке программ.
Использование справочной работы в качестве инструмента информирования
Одним из мощных методов информационно-пропагандистской работы является поддержка более развитых справочных услуг. Слишком часто справочные службы архивов решают очень узкий круг задач и оказываются изолированными от остальных частей архивной программы. Во многих архивах нет специальной должности, не говоря уже о группе, для координации усилий, связанных с продвижением и использованием документов.
Роль справочной службы может быть расширена таким образом, чтобы обслуживать более широкое сообщество в качестве государственной услуги. В число обязанностей архивного хранилища могут входить помощь и консультации пользователей лицом-к-лицу, ответы на справочные онлайн-запросы, взаимодействие с исследовательскими группами, которые могли бы получить отдачу от использования фондов учреждения, пропагандирование использования документов в научно-исследовательских целях и информирование о новых поступлениях на ресурсах, которые потенциальные пользователи с большой вероятностью могут просматривать (таких, как списки рассылки, журналы, форумы и отдельные исследовательские организации).
Не менее важны внешние ссылки и продвижение услуг. Например, архивисты справочной службы могут писать для неархивных профессиональных журналов, информационных бюллетеней, блогов и т.п. статьи о характере, содержании и исследовательском потенциале архивных фондов (особенно малоиспользуемых фондов). Они также могли бы предлагать и проводить на профессиональных встречах сессии по архивным ресурсам и исследовательскому потенциалу фондов, и создавать контент с помощью презентаций, семинаров и публикаций о том, как исследовать архивные документы.
Ещё одной проблемой является отслеживание исследований, которые осуществляются на основе архивных документов. Тот, кто выполняет эту роль, может также отслеживать использование документов, измерять воздействие и значимость исследования, а также сообщать внутри архивного учреждения и за его пределами о значимости и последствиях исследований. Впоследствии эту информацию можно использовать для планирования и принятия управленческих решений, которые могут повлиять на архивы, таких, как наём нового персонала, проведение оцифровки и выбор приоритетов при обработке материалов. Установление связанных с архивными фондами метрик обеспечивает количественное обоснование для выводов.
Когда архивисты могут чётко показать связь между архивохранилищами и исследованиями «за пределами стеллажей», то принимающих решения лиц легче убедить поддержать архивную программу. Демонстрируя далеко идущее влияние первоисточников, архивисты могут рассказать о ценности и полезности архивов на языке, понятном не-архивистам.
Поиск поддержки
Одной из постоянно встречающихся проблем является отсутствие поддержки справочной и информационно-осведомительной работы. Особенно сильно это затрагивает небольшие архивы и специалистов-одиночек (lone arrangers), которым приходится пытаться внедрять инновационные идеи, одновременно справляясь с обычной нагрузкой типичного архива. Тем не менее, повышение авторитета учреждения за счет целенаправленных усилий в рамках справочной работы может помочь, предоставив заинтересованным сторонам конкретные примеры того, как архивы или специальные коллекции помогают поддерживать основную миссию «родительского» учреждения. Чем больше заинтересованных сторон, тем больше поддержка - не только в денежном выражении, но и с точки зрения числа тех, кто признаёт ценность учреждения. Информирование о полезности имеющих непреходящую ценность документов принесёт пользу архивным программам, архивной профессии, пользователям и обществу в целом.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/communicating-archival-value/
Комментариев нет:
Отправить комментарий