Изменение архитектуры управления документами: Давайте перестанем проектировать в интересах делопроизводителей

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 11 апреля 2022 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

В течение очень долгого времени основным видом деловой активности людей, занимавшихся ведением документации, было именно ведение документации. Это было всё, что они делали. В этом они были профессионалами. И они организовали свою информацию удобным образом для того вида деятельности, который охватывал основную часть их работы – для работы делопроизводителей.

В значительной степени структурные элементы управления документами всё ещё отражают интересы делопроизводителей - что странно, поскольку делопроизводителей на самом деле больше не существует, и вся работа в документных системах выполняется людьми, чья основная деятельность никак не связана с ведением документации.

Это означает, что структуры, которые мы создаём, были спроектированы в интересах специальности, которой больше не существует. Возникающее в связи с этим противоречие непосредственно связано с ужасающе низкими показателями захвата документов у множества документных систем.

Это противоречие между техническими требованиями к созданной системе и требованиями людей, пытающихся координировать деловой процесс или организовать работу в группах.

Для меня это то противоречие, которое заставляет нас сделать два основных сдвига в архитектуре. Они зеркально отражают изменения в выполняемой работе и той работе, которую должны выполнять системы.

Эти два основных сдвига в архитектуре документных систем касаются того, как организованы процессы, и как организованы люди. В этом нет ничего нового. Специалисты по управлению деловыми процессами (Business Process Management, BPM) усвоили один их аспектов этого сдвига более 25 лет тому назад.

Идея «программного обеспечения для групп» (groupware - технических систем для организации людей в группах) даже старше. Им также вторят ещё более старые идеи в области управленческого мышления.

Поэтому нам нужно совершить переход на новую архитектуру – а иначе мы будем продолжать проектировать системы, рассчитанные на потребности делопроизводителей.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/changing-records-management-architecture